Is jouw bedrijfskantoor uit zijn voegen aan het groeien dan kan het zomaar gebeuren dat je moet gaan verhuizen. We hebben voor jou een aantal zaken op een rij gezet waar je mee te maken krijgt wanneer je een bedrijfskantoor gaat verhuizen. We keken ook naar de kosten die eraan verbonden zijn. We ontvingen van verhuizers de volgende offertes.

 

Verhuizen? Vergelijk eerst

Hoeveel kost een verhuizing

Een bedrijfskantoor verhuizen brengt wat kosten met zich mee. We hebben de belangrijkste kosten voor je op een rij gezet.

Wat huur je in Per hoe lang huur je in Prijs
Een verhuiswagen met chauffeur Dagdeel Tussen 450 en 625 euro
Een extra verhuizer Per uur, minimale afname een dagdeel Tussen 50 en 60 euro
Een klussenhulp Per uur Tussen 45 en 50 euro
Een verhuisregisseur Per uur, minimale afname een dag Tussen 55 en 65 euro


Zaken waar je op let voor je een bedrijfskantoor verhuist

Voordat je een bedrijfskantoor gaat verhuizen is er een aantal zaken die je goed in de gaten moet houden. We hebben ze voor je op een rij gezet.

  • Let op de reistijd van je personeel. Gaat jouw kantoor verhuizen dan houdt dat doorgaans in dat je personeel een andere afstand moet gaan rijden naar het nieuwe adres. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Je zal het personeel namelijk moeten compenseren voor de verdere afstand die ze moeten afleggen om op het nieuwe adres te komen. Dat doe je in de vorm van een kilometervergoeding. Ontving men al een kilometervergoeding voor het woon-werk verkeer dan zal deze moeten worden aangepast. Moet jouw personeel te ver gaan reizen naar verhouding dan kan je ook nog overgaan tot de tweede optie.
  • Een verhuisvergoeding voor je personeel. Je zal jouw personeel een verhuisvergoeding moeten geven wanneer men met het bedrijfskantoor mee wil verhuizen. In dat geval ben je per werknemer tussen de 1800 en 2200 euro kwijt. Daarbij vergoed je de kosten van de verhuizing zelf. De kosten van de nieuwe inrichting van de woning komen uiteraard voor de rekening van het personeelslid zelf. Wanneer het personeel afziet van deze vergoeding krijgt men een overgangsregeling. Gedurende een jaar betaal je een hogere kilometervergoeding of je betaalt een eenmalige afkoopsom. Daarbij wordt rekening gehouden met de tijd die het personeelslid al in dienst is. Een relatief nieuwe medewerker ontvangt een lagere afkoopsom dan een personeelslid wat al jaren in vaste dienst is bij jouw bedrijf.
  • De bereikbaarheid van jouw nieuwe kantoor. Een kantoorpand zal in principe goed bereikbaar moeten zijn. Dit is in het belang van de werknemers maar ook van klanten en afnemers die in de buurt moeten kunnen parkeren. Het is dus niet verstandig om al te verhuizen naar een nieuw pand wanneer de infrastructuur rondom het pand nog niet klaar is. Op die manier wordt jouw nieuwe pand een lastig te bereiken plek en dat zal je op den duur leveranciers en klanten gaan kosten. Je personeel komt daardoor ook te laat op de zaak wat gegarandeerd voor problemen gaat zorgen.
  • Informeer je klanten vooraf. Voor je gaat verhuizen is het goed om de klanten goed te informeren. Jouw bedrijf zal waarschijnlijk vanwege de verhuizing een aantal dagen slechter te bereiken zijn. Daarnaast krijg je te maken met een sluiting tijdens de verhuisdag. Het is dan ook goed om hier vooraf informatie over te geven. Maak van de opening van het nieuwe pand een feestelijk moment. Open het pand officieel en organiseer bijvoorbeeld een mooie openingsaanbieding. Zo zullen je klanten niet afhaken doordat jouw bedrijf is verhuisd. Ook voor post die moet worden verstuurd van en naar jouw nieuwe adres moet het duidelijk zijn dat er een mutatie is. Maak een sticker die je op de post naar je klantenbestand stuurt. Stuur een mailing uit via de email om de klanten te informeren over de op handen zijnde verhuizing.
  • Laat een inschatting maken. Laat voor het moment van de verhuizing een medewerker van het verhuisbedrijf langskomen. Er moet immers een inschatting worden gemaakt van het aantal kubieke meters inboedel wat er moet worden verhuisd. Dit is bepalend voor de hoogte van de prijs van de verhuizing. De verhuizers zullen aan de hand van deze aantallen een offerte aan je uitbrengen. Sla deze stap niet gemakshalve over. Het is de reden waarom er veel geschillen ontstaan tussen verhuisbedrijven en de klanten na het afgeven van de factuur.

Op de dag zelf

Op de dag zelf is er een aantal dingen waar je goed aan moet denken.

  • Een draaiboek. Zorg ervoor dat er een draaiboek is voor je verhuizing. In dat draaiboek staan een aantal zaken opgenomen. Denk daarbij aan zaken als het moment waarop de verhuiswagen aankomt maar ook aan het demonteren van de meubels door de verhuishulp. Alle zaken omtrent de verhuizing en de contacten die er over en weer zullen zijn staan in het draaiboek. Dit kan je zelf bijhouden of je schakelt een verhuisregisseur in.
  • Aan en afmelden bij de nutsbedrijven. Bij het verhuizen van een kantoorpand zal je op je oude adres moeten afmelden bij het elektriciteitsbedrijf en het waterbedrijf. Dat doe je door de eindstanden op de meters op te nemen en deze door te geven. Op je nieuwe adres geef je de beginstanden door. Zo wordt jouw nieuwe adres automatisch geregistreerd.

Vlak na de verhuizing

Vlak na de verhuizing regel je een aantal zaken. We hebben ook deze voor je op een rij gezet. ‘

  • Geef je verhuizing door. Je nieuwe adres van je bedrijf zal je na de verhuizing moeten doorgeven. Dat doe je niet alleen bij de gemeente waar je in bent gevestigd maar ook bij de Kamer van Koophandel. De belastingdienst krijgt automatisch jouw nieuwe gegevens.
  • Informeer je verzekeraar. De verzekeraar zal je op de hoogte moeten stellen van het nieuwe adres. Jouw verzekeringspolis moet worden aangepast. Dit is tevens het moment om jouw pakket eens goed onder de loep te nemen.

Ga niet teveel betalen

Zorg ervoor dat je niet teveel betaalt voor de verhuizing van je kantoor. Vraag eerst offertes op bij meerdere verhuisbedrijven. Dat doe je met onderstaande link. Op die manier ontvang je meerdere offertes om te vergelijken. Je vergelijkt ze op de volgende punten:

  • Alle prijzen die je vergelijkt moeten inclusief BTW zijn
  • Het arbeidsloon, de materiaalkosten en kosten voor het materieel moeten uitgesplitst staan.