Een offerte is een samenvatting van een aanbod dat u aan een klant doet die interesse heeft getoond. U heeft waarschijnlijk al besproken over wat de klant bij u zou willen afsluiten en hoe u daar invulling aan kunt geven. De offerte is dan een samenvatting van dit gesprek en een bevestiging van wat u heeft besproken. Als de klant de offerte ondertekent of mondeling akkoord gaat, is het aanbod een overeenkomst geworden. Om de informatie in de offerte overzichtelijk te houden, maakt u gebruik van bijlagen.
Een leesbare offerte
Als de klant uw offerte ontvangt zit deze niet te wachten op lange lappen tekst om door te nemen. De meeste klanten scannen uw offerte eerst, voordat ze deze echt gaan lezen en tijdens dit scannen moeten ze direct kunnen vinden wat ze willen weten. Dat is wat stelt u voor, wanneer kunt u dit doen en hoeveel gaat het kosten? Toch heeft u veel te vertellen en uit te leggen en een offerte is daar niet het juiste document voor. Deze extra informatie en extra toelichting voegt u toe als bijlage. Zo houdt u de offerte scanbaar en leesbaar, maar voorziet u de klant toch van alle informatie die ze nodig hebben om deze goed geïnformeerd te accepteren.
De bijlagen vermelden in uw offerte
Het is niet voldoende om de bijlagen simpelweg toe te voegen aan uw e-mail of online folder. U verwijst in uw offerte naar de bijlagen die u heeft toegevoegd. Dit doet u al in een korte zin boven de aanhef, bijvoorbeeld op deze manier.
Bijlagen: bedrijfsbrochure, technische omschrijving en algemene voorwaarden.
Verder verwijst u op bepaalde plekken in uw offerte ook naar de bijlagen. Bij de ondertekening geeft u aan dat de overeenkomst wordt afgesloten onder uw eigen algemene voorwaarden en dat deze in de bijlage te vinden zijn. Ook een prijsopbouw is soms te lang om in de offerte toe te voegen. Hier gebruikt u dan een bijlage voor. U geeft in grote lijnen in uw offertedocument aan wat de prijsopbouw is en de uitgebreide informatie voegt u toe. U geeft dit dan aan als: “voor een uitgebreide specificatie van de kosten raadpleegt u de bijlage”. De bijlage is ook een goede plaats voor de betalingsvoorwaarden.
Wat zijn gangbare bijlagen?
Bijlagen zijn documenten die extra informatie geven waarvoor u geen ruimte heeft in het offerte document. Tegelijkertijd moeten ze wel relevant zijn voor uw aanbod en de klant moet er ook wat aan hebben. Gangbare voorbeelden van bijlagen bij offertes zijn productspecificaties en –eigenschappen, tekeningen, berekeningen, technische omschrijvingen, brochures en folders, referenties van tevreden klanten, grafieken en foto’s, voorwaarden, resultaten, enzovoorts. Elke offerte zal andere bijlagen bevatten en in verschillende branches zijn verschillende bijlagen relevant. U heeft de vrijheid om hier zelf de beste invulling aan te geven.
Uw algemene voorwaarden zijn standaard
Het is standaard en ook aan te raden om uw algemene voorwaarden aan uw bijlagen toe te voegen. Hiermee vertelt u de klant over de manier waarop u werkt. Bij de ondertekening geeft u aan dat de klant akkoord gaat met het voorstel in de offerte en uw algemene voorwaarden als ze het document ondertekenen. Op die manier ontstaan er later geen misverstanden.
Doe wat extra voor de klant
Bijlagen zijn belangrijk, maar soms lang en niet iedereen heeft tijd om ze aandachtig te lezen. Daarnaast willen de klant, net als in uw offerte, ook in bij uw bijlagen snel en gemakkelijk kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn. Als u wat extra’s wilt doen voor de klant, dan accentueert u de onderdelen van de documenten waarin ze specifiek zijn geïnteresseerd. Het is mogelijk om post-it notes toe te voegen, om stukken tekst een kleur te geven en om uw eigen opmerkingen erbij te zetten. Op die manier helpt u de klant om uw bijlagen goed te kunnen interpreteren.
De voordelen van bijlagen
Het gebruik van bijlagen heeft voor u en de klant een aantal belangrijke voordelen. Het is dus verstandig om hier gebruik van te maken.
- Bijlagen helpen u de offerte zelf doelgericht en overzichtelijk te houden.
- Tegelijkertijd bent u wel in staat alle informatie te geven die de klant nodig heeft.
- Door onderdelen van de bijlagen te accentueren doet u iets extra’s voor de klant.
- Als u uw (algemene) voorwaarden meestuurt, dan betrekt u deze direct bij uw overeenkomst en kan de klant aangeven hiermee akkoord te gaan als ze uw offerte ondertekenen.
- U kunt de bijlagen gebruiken om indruk te maken op de klant, bijvoorbeeld door goede recensies mee te sturen, foto’s van afgeronde projecten en grafieken van uw succes.
De nadelen van bijlagen
Als u de bijlagen niet goed toepast, dan zijn er ook een aantal nadelen waarmee u te maken krijgt. We hebben deze hier op een rijtje gezet.
- Met te veel bijlagen loopt u het risico de klant te overladen met informatie.
- Het toevoegen en accentueren van uw bijlagen kost extra werk.
- Bij sommige offertesoftware is het niet mogelijk om bijlagen toe te voegen.
De bijlagen als onderdeel van uw offerte
Zorg ervoor dat uw bijlagen uw offerte kracht geven. Dat doet u door ze een onderdeel te maken van uw offerte. Te veel bijlagen en uw offerte verliest zijn overtuigingskracht en te weinig bijlagen en u verschaft niet alle belangrijke informatie. Terwijl u de offerte opstelt ziet u welke bijlagen belangrijk zijn. U verwijst ernaar boven uw aanhef en in het document zelf. Door dit in de tekst van uw offerte te vermelden, maakt u de bijlagen onderdeel van uw complete voorstel, in plaats van een aantal aparte documenten die u meestuurt.
De klant kan door uw offerte te lezen direct zien welke bijlagen bij die sectie horen. Ze kunnen deze dan openen of besluiten er later op terug te komen. Een goed opgestelde offerte met bijlagen is een compleet en samenhangend geheel. Door dit goed te doen, gebruikt u de bijlagen in uw voordeel, heeft de klant alle informatie die ze nodig hebben bij de hand en maakt u een krachtige en overtuigende offerte.
