Het instellen van automatische offertes lijkt op zich een uitstekend idee. U hoeft minder tijd te besteden aan het opstellen van een offerte en de klant krijgt vrij snel een offerte toegestuurd. Toch is dit niet altijd een goed idee. Automatische offertes zijn namelijk niet geschikt in elke situatie en elke werkrichting en het is voor het verkoopproces zeer belangrijk om na te gaan in hoeverre een automatische offerte wel of niet werkt. Maar wat is een automatische offerte nou precies en wordt het aangeraden om hier gebruik van te maken of beter niet? U komt het allemaal hieronder te weten.
Wat is een automatische offerte
Het is belangrijk om eerst een offerte te omschrijven. Een offerte is niets minder dan een document met een officieel aanbod van een bedrijf naar een potentiële klant toe, waarbij de klant middels de offerte kan nagaan welke diensten en producten er wordt aangeboden, wat de voordelen zijn en de kosten. In het geval van een automatische offerte wordt er geen individueel aandacht besteed per offerte, maar kan de potentiële klant middels uw website zelf een offerte aanvragen. De automatisch gegenereerde offerte wordt vervolgens vrijwel direct naar de potentiële klant verstuurd.
Hoe werkt een automatische offerte?
Het automatiseren van uw offertes kan de werkzaamheden binnen uw bedrijf op effectieve wijze verbeteren, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Bij een automatische offerte kan de klant zelf aangeven waar de klant op zoek naar is, hoeveel, wanneer en dergelijke. Om zoveel mogelijk informatie te krijgen van de klant zodat u een betere offerte kunt genereren, dient u uitgebreide vragen te plaatsen zodat de klant hier antwoord op kan geven. Denk zo aan materiaaltypen, montage, afmetingen, kleuren, vormen en dergelijke. Als u over voldoende informatie beschikt kunt u de offerte laten genereren. Nadat de klant zelf heeft aangegeven wat de klant nodig heeft, wordt er middels een systeem een automatische offerte gegenereerd. Deze offerte wordt dan automatisch naar de klant verstuurd. Dit kan op dezelfde dag, maar ook binnen een aantal werkdagen.
Automatische offerte versus prijsopgaaf
Automatische offertes worden vooral gebruikt voor online webshops waarbij producten en diensten online kunnen worden gekocht. Als de klant enkel interesse heeft in de prijs van uw producten en diensten en de offerte dus voornamelijk prijs gebonden is, dan is het uitgeven van een prijsopgave meer dan genoeg. In het geval een simpele prijsopgaaf volstaat, dan is het niet nodig om uw offertes te laten automatiseren. Echte offertes zijn namelijk niet nodig aangezien de klant enkel wil weten wat de kosten zijn die verbonden zijn aan het aanschaffen van uw product of dienst.
Voordelen en nadelen van de automatische offerte
Automatische offertes gebruiken brengt vele voordelen maar ook wel nadelen met zich mee. Hieronder treft u de meest voorkomende voor- en nadelen van automatische offertes:
| Voordelen | Nadelen |
| U bespaart tijd en geld omdat u zelf geen offertes hoeft op te stellen maar aandacht kunt besteden aan andere kerntaken. | Automatische offertes zijn zelfden persoonlijk gericht op de potentiële klant. |
| De klant hoeft niet lang te wachten op een antwoord. De automatische offerte wordt vaak snel gegenereerd en verstuurd. | U dient te betalen voor het systeem om de automatische offertes te genereren. |
| Automatische offertes zijn voornamelijk handig als u beschikt over een groot salesteam die anders regelmatig de deur uit moet om offertes uit te geven. | De offertes worden niet door een person gecontroleerd of nagelezen voor het versturen naar de klant. |
| De offerte heeft een mooie, uniforme en professionele lay-out. | |
| De generator berekent zelf de correcte prijzen uit zodat u dit niet hoeft te doen. | |
| Met de software van automatische offertes is het mogelijk om bepaalde metingen uit te voeren die gebruikt kunnen worden om het verkoopproces aan te sterken. |
Automatische offerte ja of nee?
In de meeste gevallen wordt het gebruiken van automatische offertes afgeraden. Het is namelijk niet echt ideaal om offertes op te stellen die niet persoonlijk zijn gericht op de klant. Daarnaast speelt u met een automatisch gegenereerde offerte niet doelgericht op de specifieke behoeften van de potentiële klant in. Toch kan het hanteren van automatische offertes zijn voordelen hebben in bepaalde gevallen. Voornamelijk als het gaat om zogenaamde prijsopgaven, die door de meeste mensen worden verward met officiële offertes. In dit geval is het handiger om de zogenaamde offertes te laten automatiseren zodat u meer tijd bespaart aangezien niet alle klanten over zullen gaan tot aankoop van uw producten of diensten.
Het introduceren van automatische offertes om uw verkoopproces efficiënter te maken door deze te versnellen heeft zowel voordelen als nadelen. Het is hierbij belangrijk om na te gaan in hoeverre het voor uw eigen bedrijfsrichting het noodzakelijk is. Indien u een klantgerichte business runt, dan is het belangrijk om de tijd te nemen om een geschikte persoonlijke offerte op te stellen voor uw klanten. Dit wordt enorm gewaardeerd waardoor de klant sneller geneigd is om akkoord te gaan met uw aanbod.
