De kracht van woorden

Hoe meer positieve energie er in de woorden van de offerte worden gestoken, des te sneller de lezer overtuigd zal zijn en vervolgens akkoord gaat met het aanbod. Daarnaast is het doornemen van een offerte bestaande uit krachtige woorden prettiger. Maar wat is nou precies de kracht van woorden en welke woorden kunt u het best worden vermijden? U leest het allemaal hieronder.

Offertes opstellen

Een offerte is niets minder dan een aanbod van een bedrijf naar een potentiële klant toe, waarbij de klant kan inzien wat de kosten zijn voor het specifiek aangegeven product of dienst. Er zijn 3 verschillende offertesoorten te onderscheiden, namelijk de vaste offerte, waarbij er sprake is van een van tevoren vastgestelde prijs en een afgesproken geldigheidsduur. Daarnaast treffen we de vaste offerte mits onverkocht. In dit geval zijn de producten (of diensten) eigendom van de verkoper tot op het moment dat deze officieel worden verkocht. Tenslotte mag in het geval van een vrijblijvende offerte de prijs wel worden aangepast op elk gewenst moment. Onderdelen van een offerte zijn bijvoorbeeld een omschrijving van het product/de dienst, de kosten, het aantal, de leverlocatie en -datum en de algemene en betalingsvoorwaarden.

De kracht die woorden hebben

Door de juiste woorden te gebruiken kan de opgestelde offerte barsten van het positivisme en voelt de potentiële klant zich sneller geneigd om akkoord te gaan met de offerte. Woorden die op krachtige wijze worden uitgedrukt leiden eerder tot een prettig en vertrouwend gevoel bij de klant. Daarnaast worden woorden met kracht ook beter geïnterpreteerd. De zinnen in een offerte zijn krachtig genoeg als de offerte benadrukt hoeveel de klant gaat besparen of hoe het leven van de klant kan worden verrijkt middels het accepteren van de offerte. Als de klant nog overtuigd moet worden, is het aan te raden om feiten voort te brengen. Dit gevoel kan bij de klant worden aangebracht door bijvoorbeeld het woord ‘omdat’. Tenslotte kunnen woorden ook kracht uitoefenen op het gebied van vertrouwen en emoties van de klant.

Schrijfvormen offertes

Er zijn verschillende schrijfvormen die u kunt gebruiken voor een offerte. Denk zo niet alleen aan de ‘wij-vorm’, de ‘u-vorm’ en de ‘jij-vorm’. Een offerte dat door een officieel groot bedrijf wordt opgesteld, dient naar voorkeur de ‘u-vorm’ te hanteren. Dit geeft een formele werkwijze aan. Offertes waarbij de klant wordt aangesproken met ‘ik’ of ‘wij’ wordt vrijwel alleen bij kleine informele bedrijven toegepast, of in het geval van conflictsituaties.

Krachtige woorden

Er zijn een aantal woorden die een positieve kracht uit kunnen oefenen op de lezer van de offerte. Hieronder treft u een handig lijstje van de meest krachtige woorden die gebruikt kunnen worden.

Daarnaast is het ook mogelijk om extra kracht in de woorden te steken middels het omtoveren van veel zelfstandige naamwoorden tot werkwoorden waardoor het doorlezen van de offerte niet alleen makkelijker en overzichtelijker maakt, maar het lezen gaat ook sneller voor de klant.

Positief taalgebruik

Een offerte waarbij de taal op positieve wijze is opgesteld zorgt voor een verhoogde kans op het goedkeuren van de offerte door de klant. Men schrijft vaak onbewust op negatieve wijze, maar hierbij geldt dat er voor elk negatief woord een positief woord te vinden is. U kunt de tekst van uw offerte zo positief mogelijk opstellen om de klant een prettig gevoel te geven tijdens het lezen. Een aangenaam gevoel zal de klant ook sneller aansporen om de offerte te accepteren.

Woorden die u beter kunt vermijden

Bepaalde woorden kunnen een negatieve indruk uitoefenen op de offerte. Hieronder volgt een lijstje met enkele woorden die u beter kunt vermijden in een offerte:

Daarnaast zijn er verschillende woorden die niet meer gebruikt dienen te worden omdat ze inmiddels als ouderwets beschouwd worden. Denk zo aan woorden als aangaande, abusievelijk, derhalve, desondanks, doch, gaarne, jegens, krachtens, nietig, omtrent, onlangs, reeds, sedert, thans, weliswaar en voorts. Verder is het belangrijk om woorden die minder krachtig zijn, meer kracht te geven door deze om te draaien. Denk zo aan de volgende meest voorkomende voorbeelden:

• Van ‘na’ naar ‘voor’
• Van ‘niet’ naar ‘wel’
• Van ‘open’ naar ‘gesloten’

Tenslotte is een slotzin zoals dat vroeger werd geschreven, is tegenwoordig niet meer krachtig. Denk aan de standaard ‘vertrouwende u..’, ‘verblijven wij..’ en ‘hoogachtend’ die tegenwoordig amper worden gebruikt.

De tekst van een offerte is één van de belangrijkste onderdelen van een offerte, aangezien daarin de hoofdboodschap van het aanbod in voorkomt. In de offertetekst wordt vermeld wat het aanbod precies is, wat de kenmerken zijn, de voordelen, de kosten en dergelijke. Het is daarom ook belangrijk om een winnende offertetekst te kunnen schrijven.