Stel dat u een hoop tijd investeert in het bedenken van een goed plan voor een klant, en vervolgens weigert de klant de offerte en stapt met uw offerte op naar uw concurrent. Om te voorkomen dat de concurrent uw ideeën en oplossingen in handen krijgt, biedt het opstellen van een geheimhoudingsverklaring de ideale oplossing. Maar wat is een geheimhoudingsverklaring nou precies en wat is het nut hiervan? U leest het allemaal hieronder.
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Een geheimhoudingsverklaring kan worden omschreven als een overeenkomt waarbij 2 of meer partijen een afspraak maken met elkaar om bepaalde vertrouwelijke informatie geheim te houden. Denk bij vertrouwelijke informatie voornamelijk aan concepten, prijzen, ideeën, klantenlijsten, auteursrechten, uitvindingen, bedrijfsresultaten, boekhouding of technische specificaties. Deze geheime informatie mag door de geheimhoudingsverklaring met niemand anders worden gedeeld. Daarnaast mag de informatie niet worden gekopieerd of aangepast. Zonder een geheimhoudingsverklaring heeft u het risico dat uw geheimen en belangrijke informatie openbaar worden gemaakt of gebruikt worden op een wijze dat niet is toegestaan door u. Andere benamingen voor een geheimhoudingsverklaring zijn: geheimhoudingscontract of -overeenkomst, confidentiality agreement, confidential disclosure agreement, NDA-agreement of proprietary information agreement of secrecy agreement.
Het belang van een geheimhoudingsverklaring
De bedoeling is dat alle informatie geheim blijft middels een geheimhoudingsverklaring. In de meeste gevallen gaat het hierbij om een financieel belang of om te voorkomen dat bepaalde geheime informatie in handen van uw concurrenten komt. Een geheimhoudingsverklaring wordt meestal gebruikt om de volgende redenen:
- Om het concurrentievoordeel van uw bedrijf te behouden.
- Om vertrouwelijke informatie te beschermen zodat deze niet in verkeerde handen valt.
Soorten geheimhoudingsverklaringen
Er zijn verschillende soorten geheimhoudingsverklaringen. Welk soort geheimhoudingsverklaring u nodig hebt is afhankelijk van de richting waarin u werkzaam bent en de producten of diensten die u aanbiedt. Als het om geheimhoudingsverklaringen gaat, kunnen we 3 verschillende soorten onderscheiden, namelijk:
- Geheimhouding bij bedrijfsovername: Hierbij wordt de geheime informatie tussen de betrokken partijen tijdens de overname beschermd.
- Eenzijdige geheimhouding: Hierbij deelt maar één partij vertrouwelijke informatie uit.
- Tweezijdige geheimhouding: Het gaat hierbij om twee of meerdere partijen die onderling geheime informatie met elkaar delen.
Voordelen van een geheimhoudingsverklaring
Er zitten verschillende voordelen verbonden aan het toevoegen van een geheimhoudingsverklaring aan uw offertes. Denk zo voornamelijk aan:
- U kunt gerust zijn dat uw vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen terecht komt. Middels de geheimhoudingsverklaring kan de klant uw informatie niet delen, kopiëren, aanpassen aangezien de informatie is beschermd voor een bepaalde periode.
- Het schrikt sneller af. Dit kan voordelig uitpakken wanneer partijen informatie met elkaar gaan delen. Er wordt namelijk niet snel misbruik gemaakt van de vertrouwelijke informatie aangezien er aan een geheimhoudingsverklaring financiële gevolgen zitten verbonden.
- Een geheimhoudingsverklaring biedt duidelijkheid tussen de samenwerkende partijen aangezien er duidelijk wordt aangegeven welke informatie vertrouwelijk is, waarom, hoe lang en onder welke voorwaarden. Zo weten alle betrokken partijen precies wat er van ze wordt verwacht tijdens het uitwisselen van vertrouwelijke informatie.
- In het geval van een overtreding is het niet noodzakelijk om naar de rechter te stappen. U kunt dankzij het boetebeding die u hebt opgenomen in de geheimhoudingsverklaring direct een boete opeisen bij de klant.
Inhoud van een geheimhoudingsverklaring
In een geheimhoudingsverklaring treft u niet alleen de gegevens van de partijen die bij de geheimhoudingsverklaring betrokken zijn, maar ook de relatie tussen de betrokken partijen die afspraken maken met elkaar, de omvang en de inhoud van de geheimhoudingsverklaring, de geldigheidsduur van de geheimhoudingsverklaring, het doel voor het delen van vertrouwelijke informatie, de garantievoorwaarden en een boetebeding. Daarnaast is het belangrijk om aan te geven wat er dient te gebeuren in het geval er een overtreding plaatsvindt.
Een extra bepaling opnemen
Gaat u een geheimhoudingsverklaring opstellen voor de offerte die u uit gaat geven om de informatie van de offerte geheim te houden? Dan dient u dit te vermelden in de offerte en de geheimhoudingsverklaring aan de bijlagen toe te voegen. U kunt de geheimhoudingsverklaring ook direct in de algemene voorwaarden opnemen, als de klant maar op de hoogte is van de voorwaarden die u stelt.
3 Handige tips voor het opstellen van een geheimhoudingsverklaring
Het opstellen van een geheimhoudingsverklaring doet u niet zomaar. Er zijn verschillende zaken waar u rekening mee moet houden. Door hieronder verder te lezen treft u 3 handige tips die u kunt hanteren wanneer u een geheimhoudingsverklaring gaat (laten) maken.
- Schakel een professioneel in
Bent u niet zo goed in het uitvoeren van complexe probleemanalyses? Dan kunt u het maken van een geheimhoudingsverklaring uitbesteden aan een jurist. Deze geheimhoudingsverklaring kunt u vervolgens aan uw offertes toevoegen.
- Model geheimhoudingsverklaring
In bepaalde gevallen is het aan te raden om een sjabloon of een template te gebruiken om een goede geheimhoudingsverklaring op te stellen.
- Vooraf tekenen
Zorg ervoor dat u de klant de geheimhoudingsverklaring laat ondertekenen tegelijkertijd met het akkoordgaan van de offerte. U kunt zodanig verwijzen naar de geheimhoudingsverklaring in de bijlagen uw offerte.
Bij het opstellen van een goede en professionele offerte is het belangrijk om naar verschillende belangrijke zaken te kijken. U kunt profiteren van verschillende voordelen door een geheimhoudingsverklaring toe te voegen aan de offertes die u naar uw klanten uitbrengt. Wij helpen u graag hierbij. Neem gerust contact op met ons zodat we samen kijken naar de opties.
