Hoe lang mag offerte

Het opmaken van een offerte lijkt een ingewikkelde taak, aangezien de offerte duidelijk en overtuigend genoeg moet zijn voor de potentiële klant. Offertes die te lang zijn kunnen verwarrend overkomen bij de klant, terwijl een te korte offerte meestal niet voldoende informatie bevat om de klant binnen te halen. Maar hoe lang mag een offerte precies zijn? Door hieronder verder te lezen komt u te weten wat een offerte precies is, hoe deze worden opgesteld en hoe lang een offerte mag zijn.

Wat is een offerte

Een offerte kan worden omschreven als een document dat opgemaakt wordt door een ondernemer, waarin de potentiële klant kan nagaan wat het officiële aanbod is van het bedrijf. Een potentiële klant vraag een offerte aan bij een bedrijf wanneer de klant interesse heeft in de goederen en/of diensten van het bedrijf en wilt weten wat de betrokken kosten zijn indien de offerte goedgekeurd wordt. In een offerte staat niet alleen de prijs vermeld, maar u treft er ook andere relevante informatie zoals materialen die er zullen worden gebruikt, duur van het project en dergelijke. De meeste offertes worden gratis en vrijblijvend uitgegeven, tenzij anders vermeld door het desbetreffende bedrijf op de offerte.

Onderdelen van een offerte

Er zijn verschillende soorten offertes die we kunnen onderscheiden, namelijk: product-offertes, dienst-offertes en project-offertes. Over het algemeen bestaat elke offerte, ongeacht van het soort, uit een aantal onderdelen zodat het eenvoudiger wordt voor de potentiële klant om offertes van meerdere bedrijven met elkaar te vergelijken. Deze onderdelen zijn als volgt:

• Product- of dienstbeschrijving. Vaak komt u ook een beschrijving van het bedrijf zelf tegen.
• Planning van het project, inclusief mogelijke deadline(s).
• De totale kosten, inclusief kortingen indien van toepassing.
• De geldigheidsduur van de offerte.
• De voorwaarden die van kracht zijn op de offerte.

Daarnaast is het belangrijk dat de offerte een geldige ondertekening bevat. In bepaalde gevallen worden er ook bijlagen toegevoegd aan de offerte. Dit is voornamelijk het geval als het om en groot project gaat.

Factoren die de lengte van de offerte beïnvloeden

Een offerte kunt u zo lang en zo kort maken als u maar wilt, als de inhoud de potentiële klant maar op de juiste wijze kan overtuigen. Er zijn verschillende factoren die invloed uitoefenen op de lengte van een offerte, denk zo aan:

• Lengt van de offerte: Een lange offerte is meestal niet overzichtelijk en duidelijk genoeg voor de klant.
• Product/dienst: Bepaalde offertes kunnen langer of korter zijn afhankelijk van de welk product of dienst u aanbiedt. Hoe langer de beschrijving hiervan, des te langer je offerte zal zijn.
• Overzichtelijkheid: Hoe meer informatie er nodig is om de offerte duidelijk en overzichtelijk te maken, des te langer de offerte zal zijn.
• Bijlagen: Het toevoegen van bijlagen is niet altijd noodzakelijk, maar het is wel aan te raden om achtergrondinformatie toe te voegen aan de bijlagen. Denk zo bijvoorbeeld aan de voorwaarden van de offerte.

Hoe lang mag een offerte zijn

De lengte van een offerte kan flink variëren vanaf 1 pagina tot minstens 10, afhankelijk van het project. Het is aan te raden om een offerte zo kort mogelijk te houden. De gemiddelde lengte voor een standaard offerte is 2 tot 3 pagina’s, exclusief bijlagen. Hoe langer de offerte, des te minder aangenaam dit leest voor de potentiële klant. Zijn uw zinnen te lang en niet boeiend? Dan zal dit vertragend werken bij de klant en is de kans dat de offerte op juiste wijze wordt geïnterpreteerd en vervolgens wordt geaccepteerd kleiner. Een goed leesbare offerte bevat niet alleen korte zinnen, maar ook korte duidelijke alinea’s die enkel bedoeld zijn als samenvatting van het officiële aanbod van het bedrijf. Hieronder treft u een overzicht van de beste lengte voor een offerte, afhankelijk van de grootte van de offerte.

Offertes die te lang zijn

Uit cijfers van recentelijk onderzoek is gebleken om de aandacht van een hoogopgeleid persoon op optimale wijze te behouden, er niet meer dan 18 woorden in één zin mogen zitten. Aan te raden is om efficiënte zinnen op te stellen die uit maximaal 15 woorden bestaan. Het is hierbij belangrijk dat er niet ‘gelult’ wordt in een offerte, maar dat enkel de meest belangrijke zaken worden vermeld. In het geval van een lange offerte staat de belangrijke informatie voor de potentiële klant pas helemaal aan het einde. Hierdoor haken de lezers in de meeste gevallen halverwege af. Zorg daarom altijd voor een kort en krachtige offerte.

Offertes opstellen kan dan wel lijken op een eenvoudige taak, maar er zijn zoveel verschillende zaken zijn waar u rekening mee dient te houden. Denk zo bijvoorbeeld aan de lengte van de offerte, welke niet te lang mag zijn maar wel alle klantgerichte informatie dient te bevatten. Zorg voor de juiste lengte zodat de offerte voldoende interesse opwekt bij de klant en deze de offerte sneller accepteert.