Het schrijven van een korte maar ook bondige offerte is essentieel voor het behouden van de aandacht en interesse van de klant. Een offerte die lang is, wordt al gauw als onaantrekkelijk beschouwd door een potentiële klant. Maar hoe wordt een kort en bondige offerte precies geschreven? U leest het allemaal hieronder. Tevens treft u wat handige tips die u kunt hanteren bij het opstellen van een kort en bondige offerte.

Een offerte opstellen

Een offerte is simpelweg een document dat wordt opgesteld door een bedrijf. In dit document treft de potentiële klant een officieel aanbod waarbij er niet alleen wordt beschreven wat het aanbod precies inhoudt, maar ook wat de kosten, de duur en andere voorwaarden zijn die hiertoe behoren. Offertes worden opgesteld op geheel vrijblijvende wijze, maar er zijn ook offertes met een korte geldigheidsduur. Een offerte wordt opgesteld aan de hand van de producten of diensten die u als bedrijf aan te bieden heeft, waarbij er 3 verschillende soorten offertes te onderscheiden:

  • Product-offertes
  • Dienst-offertes
  • Project-offertes

Waaruit bestaat een offerte

Elke offerte behoort over een aantal standaard onderdelen te beschikken. Dit maakt het eenvoudiger voor de klant om te kunnen vergelijken. De meest belangrijke van deze onderdelen zijn:

  • De omschrijving van het product, de dienst of het project. In de meeste gevallen plaatsen bedrijven ook hun eigen bedrijfsomschrijving zodat de klant u beter leert kennen.
  • Informatie over de planning van het hele traject. Indien er sprake is van een deadline dient u deze hier ook duidelijk te vermelden zodat de klant hiervan op de hoogte is. Zo voorkomt u onnodige misverstanden.
  • De tarieven die van toepassing zijn op de offerte. Hou rekening dat u hierbij de kosten inclusief of exclusief kunt vermelden.
  • Hoe lang de offerte geldig blijft. Dit dient u duidelijk op de offerte aan te geven.
  • De algemene voorwaarden die van kracht zijn op de uitgegeven offerte. Het is aan te raden om de algemene voorwaarden in de bijlagen te plaatsen en in de offerte hiernaar te verwijzen.
  • De offerte dient ondertekend te worden door beide partijen om als volledig geldig te worden beschouwd.
  • De meeste bedrijven voegen ook bijlagen toe aan de offerte, voornamelijk als het om een grote opdracht gaat. Indien u hiervoor kiest, vermeld dit zo duidelijk mogelijk.

Waarom een korte en bondige offerte beter is

Middels een kort en bondige offerte kan de klant eenvoudig in één oogopslag zien wat er precies wordt aangeboden en wat de kosten hiervan zijn. Zo bespaart u de klant een hoop tijd. Offertes met lange lappen tekst zijn niet aantrekkelijk en wekken geen interesse bij de klant op om de offerte verder door te nemen. Daarnaast zijn lange offertes vaak bomvol informatie die niet relevant zijn. Door de klant te overspoelen met informatie, gegevens en cijfers kan de klant de bomen door het bos niet zien en niet makkelijk een weloverwogen beslissing maken. Het is belangrijk dat de klant de offerte begrijpt en direct kan zien wat de hoofdboodschap is door naar de offerte te kijken.

Tips kort en bondige offerte schrijven

Een korte en bondige offerte is niet eenvoudig om op te stellen. Er zijn zoveel zaken waar u rekening mee dient te houden tijdens het schrijven, zodat de offerte toch beschikt over voldoende informatie maar de klant niet overspoelt. Hieronder treft u enkele tips die u kunt hanteren bij het schrijven van een korte en bondige offerte.

Spreektaal schrijven

Maak gebruik van spreektaal wanneer u de offerte gaat schrijven. Zo kan de potentiële klant duidelijker begrijpen wat u bedoelt. Vermijd moeilijke vaktermen die voor de klant onduidelijk kunnen zijn. Zo bent u niet alleen transparant bezig in de ogen van de klant, maar kan de klant ook duidelijker begrijpen wat de offerte precies inhoudt.

Korte zinnen en alinea’s

Houd uw zinnen en alinea’s zo kort mogelijk, maar zorg er wel voor dat u alle belangrijke informatie verwerkt in de tekst. Indien de zinnen te lang zijn, breek deze dan door en zorg voor kortere zinnen die makkelijk te lezen zijn. Door één lange zin om te vormen tot meerdere kortere zinnen wordt de tekst overzichtelijker.

Opsommingen

Som belangrijke zaken op middels bullets. Dit zorgt voor een georganiseerde offerte die niet alleen korter is, maar die ook fijner te lezen is voor de klant.

Overzichtelijk

Lange zinnen, voordelen, feiten en cijfers kunnen vaak eenvoudig worden verwerkt in een overzichtelijk tabel of grafiek. Zo hoeft de klant geen lange teksten te lezen om een conclusie te trekken, maar kan de klant direct uit het overzicht de belangrijke informatie achterhalen.

Persoonlijke benadering

Hanteer een persoonlijke benadering door de offerte niet alleen kort te maken maar door de inhoud hiervan op de specifieke klant af te stemmen. Gebruik zinnen die de klant persoonlijk toespreken. Dit kan de klant wel waarderen.

Het is van groot belang om een offerte uit te sturen die klantgerichte informatie bevat en daarnaast ook kort en bondig is. Zo zijn klanten sneller geneigd om de offerte helemaal door te nemen en vervolgens akkoord te gaan met de offerte. Hoe korter en duidelijker uw offerte, des te hoger de kans dat de klant akkoord gaat.