De klant heeft uw verzonden offerte geaccepteerd. U bent natuurlijk blij, maar hou rekening dat het accepteren van de offerte nog niet betekent dat u helemaal klaar bent. U dient nog te letten op verschillende andere zaken die komen kijken nadat de offerte al is goedgekeurd, zoals bepaalde voorwaarden of kortingen die klanten op de overeenkomst af proberen te dwingen. Lees hieronder verder om alles te weten over het accepteren van de offerte en wat er hierna gebeurt.

Wat is een offerte

Ten eerste is het belangrijk om na te gaan wat een offerte precies is. Een offerte is een document dat door een bedrijf wordt opgesteld en verstuurd naar de klant. Dit document bevat een officieel aanbod naar de klant toe. In de offerte staat niet alleen vermeld wat de producten of diensten zijn van het aanbod, maar ook de kosten die hieraan zijn verbonden en de voordelen waar de klant van kan profiteren bij het accepteren van de offerte. Een offerte dient zodanig te zijn opgesteld dat de potentiële klant in één oogopzicht kan nagaan wat de hoofdboodschap is en waarbij de behoeften van de klant duidelijk zijn verwerkt.

Van offerte tot goedkeuring

Een offerte wordt niet van de ene dag op de ander goedgekeurd door de klant. Er zijn namelijk verschillende stappen die u dient te nemen voordat uw offerte officieel wordt geaccepteerd. De standaard stappen vanaf het opstellen van de offerte tot aan de goedkeuring zijn over het algemeen als volgt:

  1. De klant neemt contact op met het bedrijf en legt het probleem voor. Het bedrijf luistert actief naar de klant.
  2. Na het verkoopgesprek stelt het bedrijf een klantgerichte, aantrekkelijke en persoonlijke offerte op en verstuurt deze naar de kant.
  3. Indien mogelijk, kan de offerte zelfs worden gepresenteerd aan de leidinggevende en/of de persoon die de offerte gaat doornemen.
  4. Verder dient u nog na te gaan in hoeverre de klant de offerte goed heeft begrepen en geïnterpreteerd, of er nog vragen zijn en of de klant nog wat toe wilt voegen of wijzigen. Dit is het moment waarbij de klant al beschikt over alle nodige informatie en na gaat denken over uw aanbod.
  5. Is de klant helemaal tevreden over het aanbod en de voorwaarden van de offerte en zijn er verder geen vragen? Dan pas zal de goedkeuring van de offerte plaatsvinden.

Goedgekeurde offerte

Er zijn verschillende manieren waarop een offerte door een klant kan worden geaccepteerd. De allerbeste manier is middels een handtekening van de klant. Op deze manier staat u veel sterker aangezien een ondertekening het document direct officieel rechtsgeldig maakt. Nog beter zou zijn als u het ondertekend document ook zelf ondertekent en de tweevoudig ondertekende offerte retour stuurt naar de klant. Verder kan een offerte ook worden goedgekeurd middels een telefoongesprek. Tenslotte kan de klant een offerte ook mondeling accorderen.

Niet goedgekeurde offerte

In bepaalde gevallen wil de klant wel akkoord gaan met uw aanbod, maar onder bepaalde voorwaarden of indien u een bepaald detail wijzigt in de offerte. U kunt van de volgende twee situaties uitgaan:

  • De klant gaat wel akkoord met de offerte, mits u een korting geeft of wat van de prijs afhaalt. In dit geval is er geen sprake van een officiële overeenkomst maar eerder van een tegenbod. Indien u als bedrijf akkoord gaat met het tegenbod van de klant, dan pas is er sprake van een goedkeuring.
  • De klant wil de offerte wel goedkeuren maar eist een wijziging in de offerte. Hierbij gaat het om een klein detail dat vaak als niet-essentieel wordt beschouwd, bijvoorbeeld een wijziging in de deadline of in de kleur of merk van het aanbod. Pas als de offerte naar wens is en de klant hiermee akkoord gaat, is er sprake van een goedgekeurde offerte.

Te laat accepteren

Soms heeft een klant net wat extra tijd nodig om na te denken over uw aanbod en gaat dan pas akkoord met de offerte nadat de geldigheidstermijn is verstreken. In dit geval is het aanbod niet officieel rechtsgeldig en heeft u het recht om alsnog te weigeren samen te werken met de klant, ook al heeft de klant alsnog geaccepteerd. Wilt u de klant toch binnenhalen? Dan kunt u de klant aangeven dat u wel akkoord gaat met de overeenkomst maar laat wel weten dat de termijn is verstreken en dat u hierbij een uitzondering maakt. De klant zal dit extra waarderen en zich uniek voelen.

Een vrijblijvende offerte goedkeuren

Een offerte wordt beschouwd als vrijblijvend indien u dit expliciet aangeeft. Hierbij is er geen sprake van een geldigheidsduur, maar zolang de klant de offerte niet heeft geaccepteerd heeft het bedrijf die de offerte uitgeeft het recht om het aanbod alsnog in te trekken of te wijzigen. Bedrijven geven vaak vrijblijvende offertes uit om zichzelf te beschermen tegen stijgingen in de prijs in de toekomst en andere onvoorziene zaken. Gaat de klant wel akkoord met de vrijblijvende offerte, dan dient u zich ook te houden aan de voorwaarden van de offerte en is de overeenkomst rechtsbindend.

Dagelijks worden er rond Nederland duizenden offertes opgesteld, verstuurd, gepresenteerd en vervolgens goedgekeurd om afgekeurd. Zorg voor een optimaal opgestelde offerte die klantgericht is zodat de klant zich direct aangesproken voelt. Zo worden de kans dat de offerte wordt geaccepteerd verhoogd.