Als beginnend ondernemer voelt u mogelijk nog geen grote druk van het maken en uitsturen van offertes. Maar als de aanvragen beginnen toe te nemen vraagt u zich af of de offertes die u uitstuurt voldoende opleveren en of u er niet te veel tijd aan besteedt. Door meer acceptaties te ontvangen en door minder tijd te moeten besteden aan het maken van offertes, krijgt u meer omzet. Als u er alleen voor staat, dan lijkt dit een utopische gedachte. Dit is dan een goed moment om aan offertesoftware te gaan denken.

Het doel van offerte software

Offerte software moet u dus meer orders opleveren en tijd besparen. Dat kan alleen als u de juiste software uitkiest voor uw bedrijf. Het is dus goed om hier even stil bij te staan. Vraag uzelf af wat u met uw offerte software wilt kunnen doen en kijk vervolgens naar wat de mogelijkheden zijn. Er zijn een aantal soorten offerte software beschikbaar en het is de bedoeling dat u ermee uit de voeten kunt en dat het voor u waarde toevoegt. De onderstaande informatie helpt u bij het maken van een beslissing.

Vier opties

Als u offerte software gaat uitkiezen, dan denkt u eerst na over het soort software dat u gaat aanschaffen. En dan heeft u vier verschillende opties.

  1. Programma’s alleen voor het maken van offertes

Er zijn een aantal programma’s die zich enkel en alleen richten op het samenstellen van offertes. Deze werken eigenlijk altijd online, wat voor u een voordeel is. De klant kan de offerte online inkijken en accepteren. Dit maakt het proces sneller voor u en gemakkelijker voor de klant. Uiteraard krijgt u allerlei mogelijkheden waarmee u bijlagen kunt toevoegen, een professionele offerte maakt en de uitvoering volledig zelf instelt. Het nadeel is dat u hier ook niets anders mee kunt dan dat. U kunt uw offertes niet automatisch omzetten naar orders of facturen en de software is vaak niet te integreren in de programma’s die u al gebruikt.

Voorbeelden van dit soort programma’s zijn Simpelbase, Offorte, Offery, Appalti, Proposable en Better Proposals.

  1. Een boekhoudprogramma met een offerte module

Als u al een boekhoudprogramma heeft, of u wilt een boekhoudprogramma nemen, dan zijn er mogelijkheden om deze uit te breiden met modules. Een offertemodule is dan vaak een gangbare optie. Het voordeel hiervan is dat u uw nieuwe offertesoftware gemakkelijk integreert in uw gehele boekhoud-omgeving. Dat schept eenheid en gemak, want u zet uw offertes met één klik om naar orders en facturen. Het nadeel van deze optie is dat u vaak beperkt bent wat betreft het invulling geven aan uw offerte. Er zijn minder ontwerpmogelijkheden en u kunt geen bijlagen bijvoegen, bijvoorbeeld.

  1. Een CRM programma met een offerte module

Een andere optie die u heeft is om een volledig CRM (Customer Relations Management) pakket te nemen en daar dan een offerte module aan toe te voegen. Deze programma’s leggen de nadruk op de relatie met de klant en hebben als doel om verkoopprocessen te verbeteren. Misschien heeft u al een CRM-pakket en kunt u hier simpelweg een offerte module bij aanschaffen. Dat heeft dezelfde voordelen als we bij het boekhoudprogramma al hebben besproken. Heeft u nog geen overkoepelend programma voor dit soort werkzaamheden, dan zijn CRM-pakketten vaak duur. Daarnaast bent u beperkt in het ontwerpen van uw offertes.

Voorbeelden van betaalbare CRM-pakketten zijn Gripp en Perfectview.

  1. Publicatietools

Een laatste optie waaruit u kunt kiezen is een publicatietool. Dit is een programma waarmee u al uw publicaties ontwerpt, zoals offertes, maar ook folders en advertenties. U kunt al uw materiaal daarmee op een moderne en professionele manier vormgeven. Dat is ideaal als u uw huisstijl wilt doorzetten en consistent wilt zijn daarmee. Veel meer dan dat kunt u er echter niet mee en dat kan in uw situatie een beperking zijn.

Voorbeelden van publicatietools zijn Foleon en Qwilr.

Hoe kiest u het beste programma uit?

Het kan lastig zijn om te bepalen welk programma of welke software voor u het beste is. Als beginnend ondernemer zal u weinig meer nodig hebben dan een publicatietool of een specifiek offerteprogramma. Maar als u meer wilt of meer wilt kunnen, dan wordt de keuze al lastiger. Ook uw budget speelt dan een rol. We hebben hier een aantal punten om in overweging te nemen op een rijtje gezet waarmee u de keuze gemakkelijker maakt.

  • Heeft u al een bestaand boekhoudprogramma? Is er een offerte module beschikbaar? Moet uw programma in uw huidige boekhoudprogramma passen?
  • Heeft u al een CRM-pakket? Is er een offerte module beschikbaar? Moet uw nieuwe programma in uw huidige CRM-pakket passen?
  • Heeft u de volgende toepassingen nodig?
    • Complete vrijheid met opmaak en lay-out.
    • Het toevoegen van een huisstijl.
    • Vrije tekst toevoegingen.
    • Het toevoegen van bijlagen.
    • Analyseprogramma’s.
    • Mogelijkheid om de offertes om te zetten in orders en facturen.
  • Wat is uw budget?
    • Kunt u gebruik maken van een gratis proefperiode?
    • Is de prijs per maand of eenmalig en per gebruiker of per pakket?

Probeer het uit

Vooral als u nog erg nieuw bent in de wereld van de offerte software is het geen slecht idee om van een aantal proefperiode gebruik te maken. Bij Perfectview, bijvoorbeeld, krijgt u de mogelijkheid om het programma voor 45 dagen gratis uit te proberen en in die tijd komt u er veel over te weten. De meeste andere aanbieders geven u deze optie ook, en ziet u het niet staan, dan vraagt u het gewoon. De enige manier om echt een gevoel te krijgen voor een programma en om te bepalen of deze bij u en uw bedrijf past is door er gebruik van te maken.

Tijd besparen en omzet vergroten met offerte software

Zelfs als u weinig offertes uitstuurt kan een simpel offerteprogramma een uitkomst bieden. U hanteert een duidelijk herkenbare huisstijl in al uw communicatie en creëert professionele, overtuigende en moderne offertes. Door dit proces meer te automatiseren en minder bij uzelf neer te leggen kunt u zich bezig houden met het werven van klanten en het uitvoeren van werkzaamheden. En met een mooie offerte zult u zien dat het ook veel drukker wordt.