U maakt regelmatig offertes en sommige daarvan worden ondertekend en andere niet. Wat doet u met deze documenten? Moet u deze bewaren voor de Belastingdienst, voor de Algemene Verordening Gegevensverwerking of voor uw eigen boekhouding? En hoe zit dat met offertes die zijn afgewezen? Moet u deze bewaren of weggooien? En hoe lang bewaart u uw documenten? Hier leest u over het bewaren van alle offertes, afgewezen en geaccepteerd, over wat de regels zijn en over wat goed is voor u.

Wat zegt de Belastingdienst?

De regels van de Belastingdienst gaan over overeenkomsten en dat zijn offertes die al zijn geaccepteerd. De Belastingwet is daar heel duidelijk in. Op het moment dat de klant uw offerte accepteert, komt deze bij uw verkoopadministratie en uw verkoopadministratie is onderdeel van uw basisadministratie. De documenten in uw basisadministratie moet u 7 jaar bewaren voordat u ze mag vernietigen. Het verhaal voor ondertekende offertes is dus erg simpel. Maar hoe zit dat met offertes die zijn afgewezen?

Afgewezen offertes

Afgewezen offertes hoeft u officieel niet te bewaren. De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) zegt dat u persoonsgegevens zo lang moet bewaren als u ze nodig heeft en als een offerte is afgewezen heeft u deze niet meer nodig. U zou hem dus mogen vernietigen of anonimiseren. Dat gezegd hebbende, zijn er wel enkele redenen te bedenken waarom u afgewezen offertes het beste wel bewaart.

  • De Belastingwet gaat voor op de regels van de AVG. Het is dus niet onverstandig om de Belastingwet als leidraad te nemen en ook uw afgewezen offertes 7 jaar te bewaren.
  • Een andere reden om afgewezen offertes te bewaren is omdat u dan inzicht houdt in uw eigen rechten en plichten. Om dat te doen moet u weten wat u wanneer heeft aangeboden en wat de reactie daarop was.
  • Voor het maken van analyses en het stimuleren van een goede bedrijfsvoering is het goed om te weten hoeveel van uw offertes zijn afgewezen en waarom.
  • Een laatste reden om uw afgewezen offertes te bewaren is dat deze belangrijke informatie bevatten die u in de toekomst mogelijk nodig heeft. Stel, een klant die eerder een offerte afgewezen heeft vraagt hier opnieuw om. Dan is het handig om te weten wat u de vorige keer al heeft voorgesteld.

Voor uw urenregistratie

Het maken van offertes kost tijd. U heeft gesprekken met de klant, moet het document opstellen, berekeningen maken, bijlagen verzamelen, enzovoorts. Vooral bij grote offertes gaat hier erg veel tijd in zitten. Deze uren moet u vastleggen in uw urenregistratie. Het is mogelijk dat de belastinginspecteur u vraagt of u aan uw urencriterium voldoet en in dat geval is het verstandig om al uw werkzaamheden daarbij te betrekken. De offertes zijn dan het bewijs waarmee u aantoont dat u die uren ook echt heeft gemaakt.

Al uw documenten bewaren

Het is dus zeker verstandig om al uw documenten te bewaren en daar horen niet getekende offertes ook bij. Het is bewijs van werk dat u heeft geleverd en het is voor verscheidene andere redenen handig om deze documentatie te hebben. De tijden van grote folders op planken zijn voorbij. Dit wordt tegenwoordig allemaal digitaal gedaan. Maak dus in uw administratie speciaal plek vrij voor uw afgewezen offertes en u zult zien dat u daar in de toekomst profijt van heeft.