Het opvolgen van een offerte is niet altijd even makkelijk, aangezien er verschillende zaken zijn die hier een rol bij spelen. Een verkeerde zet en de klant kan direct op uw offerte afknappen, maar het op correcte wijze opvolgen van een offerte kan juist leiden tot een klant die sneller geneigd is om akkoord te gaan met de offerte. Maar hoe wordt een offerte opgevolgd en wat zijn de beste manieren om dit te doen? Lees hieronder verder om het allemaal te weten.

Nadat de offerte is verstuurd

U kunt als bedrijf zelf invloed uitoefenen op het aantal offertes dat door klanten wordt goedgekeurd door zelf op correcte wijze te handelen nadat de offerte al is verstuurd naar de potentiële klant. Helaas zijn veel ondernemers onder de indruk dat het opvolgen van een offerte nadat deze is verstuurd onnodig is. Het opvolgen van een offerte kan u dan wel veel tijd kosten, maar het is zeker de moeite waar. Volgens cijfers worden 60% van de offertes die actief worden opgevolgd door de klant goedgekeurd. Klanten vinden het namelijk belangrijk als er aandacht wordt besteed aan hen en ze zich gewaardeerd voelen.

Verkeerde manier om offertes op te volgen

Er zijn verschillende manieren waarop u een offerte juist niet moet opvolgen. Zo gaan veel verkopers uit van de vraag of de offerte al is ontvangen, maar dit is vaak onnodig aangezien het vanzelfsprekend is dat de offerte is ontvangen. Daarnaast vragen velen ook of de offerte wel duidelijk genoeg was. Ook dit kan als overbodig worden gezien, anders had u de offerte zelf niet opgesteld en bij eventuele onduidelijkheden zou de klant zelf contact opnemen om vragen te stellen.

Als uw offerte wordt afgewezen

Wordt de offerte toch afgewezen? Dan is het belangrijk om niet emotioneel te reageren en de afwijzing niet te persoonlijk op te nemen. Vraag verder naar de redenen waarom de klant de offerte niet goedkeurt en of er iets is wat u zelf beter had kunnen doen om deze beslissing van de klant te voorkomen.

Waarom offerte opvolgen?

Het is belangrijk om offertes op te volgen zodat u ook meer offertes inwint. Zo heeft u meer goedgekeurde offertes en klanten die zich gewaardeerd voelen dankzij uw aandacht. Het schenken van aandacht aan de klant geeft duidelijk aan dat uw bedrijf betrokken is en de klant graag verder helpt. Door het opnemen van contact toont u tevens dat u bereid bent om oplossingsgericht te denken met de klant, graag tijd uitgeeft aan de opdracht en gemotiveerd bent.

Hoe volg je een offerte op?

Wacht niet te lang met het opvolgen van een offerte, zodat de klant geen tijd krijgt om te vergelijken met uw concurrenten. Er zijn enkele manieren om een offerte op te volgen. Spreek van tevoren af dat de klant een telefoontje van u kan verwachten om te informeren naar een update over de status van de offerte. Zo staat de afspraak vast en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het juiste moment van het opvolgen van de offerte. Wanneer u de klant vervolgens belt, kunt u de klant direct om een mening vragen en ontvang u meteen een antwoord. Helaas heeft niet iedereen de tijd om ongevraagd aan de telefoon te hangen. Gaat u de klant liever mailen? Hou rekening dat het aantal offertes dat wordt opgevolgd middels een telefoongesprek en vervolgens wordt geaccepteerd door de klant vele malen hoger ligt in vergelijking tot het versturen van een email.

Tips offertes opvolgen

Er zijn verschillende manieren waarop u een offerte op kunt volgen nadat deze al reeds is verstuurd. Hieronder treft u wat handige tips die u kunt gebruiken tijdens het opvolgproces:

Vermeld een vervaldatum op de offerte

Door een vervaldatum aan te houden kunt u deze als excuus gebruiken om contact op te nemen met de klant wanneer de offerte al is verstuurd. Daarnaast kunt u hierdoor druk uitoefenen op de klant om sneller te reageren op de offerte. Vergeet niet om uzelf in te houden zodat u niet te opdringerig overkomt, aangezien dit klanten juist afschrikt in plaats van aantrekt.

Stuur een herinnering

Al voordat de vervaldatum van de offerte aanbreekt kunt u een herinnering sturen voor de klant. Dit komt niet alleen betrouwbaar maar ook professioneel over. Indien u een vervaldatum vermeld op de offerte, dan is het zeer belangrijk om uzelf te houden aan de afspraak.

Persoonlijke manier

Hanteer een persoonlijke respectvolle benadering wanneer u de offerte gaat opvolgen. Klanten voelen zich gewaardeerd wanneer u tijd en aandacht aan ze besteed. Indien u de offerte per e-mail stuurt, dan kunt u ditmaal bellen, per post een offerte opsturen of zelfs een persoonlijke afspraak maken om deze aan de juiste persoon te overhandigen.

Stuur dezelfde offerte weer

Een andere benadering is om dezelfde offerte opnieuw voor de klant te sturen, aangezien drukke klanten vaak mails kwijtraken in hun inbox. Zo maakt u het de klant makkelijker en worden ze tevens van uw bedrijf herinnerd wanneer de mail of post binnenkomt.

Pas de offerte aan

Indien nodig, pas de offerte naar wens aan om uw kansen op acceptatie van de klant te vergroten.

Benadruk de voordelen

Maak de klant nogmaals duidelijk wat de voordelen zijn als deze akkoord gaat met de offerte. De toegevoegde waarde van uw bedrijf voor de klant speelt hierbij een grote rol. Daarnaast kunt u tijdens het opvolgen meteen ook uw ideeën en uw inzicht met de klant delen.

Aanvullende informatie

Stuur de klant relevante aanvullende informatie toe. Denk zo aan een nieuwsbrief, een interessant artikel of bijvoorbeeld een korting of een speciale aanbieding. Dit is een andere manier om opnieuw contact met de klant te nemen.

Het opvolgen van offertes is een belangrijke taak, aangezien de klant op dat moment vaak de uiteindelijke beslissing maakt van het goed- of afkeuren van de offerte. Zorg ervoor dat u de offerte op de juiste wijze opvolgt zodat u uw kansen verhoogt dat de klant akkoord zal gaan met uw offerte.