Ouderwetse taal in offertes is niet meer van deze tijd

Als u een offerte schrijft voor uw klanten, dan wilt u professioneel overkomen. En helaas leidt dat vaak tot ouderwets taalgebruik. En dat is simpelweg niet meer van deze tijd. Klanten lezen niet meer, ze scannen en willen zo snel mogelijk zien wat ze waarvoor moeten betalen. Langdradige zinnen, onbegrijpelijke woorden en omslachtig taalgebruik komt niet goed over en levert juist vaak een negatieve reactie op. Steeds meer offertes worden gewoon geschreven in spreektaal en taal die mensen begrijpen. En daar draait het natuurlijk om: de klant moet begrijpen wat u voorstelt. Wilt u het aantal geaccepteerde offertes verhogen, dan hoort gebruik van ouderwetse taal tot het verleden.

Voorbeelden van ouderwetse taal

De volgende tabel geeft u een aantal voorbeelden van ouderwetse woorden die nog regelmatig in offertes worden toegevoegd. En we geven dan direct ook een alternatief woord dat direct veel beter overkomt.

Hoe komt ouderwets taalgebruik over?

Ouderwets taalgebruik komt verontschuldigend over. En dat terwijl u niets heeft om uzelf schuldig over te voelen. Een veel voorkomende zin die gebruikt wordt is: “Vertrouwende u een passend aanbod te hebben gedaan…” Dit is niet iets waarop u vertrouwt, want u weet het zeker. Het is veel beter om uw offerte af te sluiten met: “Accepteer ons aanbod door de offerte te ondertekenen en terug te sturen”. U geeft de klant dan een volgende stap die ze moeten zetten én u komt direct veel zelfverzekerder over. Vraag uzelf af of u het ook zo zou zeggen en als dat niet zo is, dan laat u het het beste achterwege.

Een offerte moet overtuigen

Vraag uzelf af wat u met uw offerte wilt bereiken. Wilt u indruk maken op de klant omdat u moeilijke en dure woorden weet, of wilt u dat de klant uw offerte accepteert? Een offerte heeft als doel een klant te overtuigen uw aanbod aan te nemen. En om dat te doen moet u hen aanspreken op een manier die ze begrijpen. Ouderwets taalgebruik hoort daar al lang niet meer bij. In plaats van de ontvanger het idee te geven dat u zich achter de betekenis van dure woorden verschuilt, schrijft u hen op een zelfverzekerde en open manier aan.

Kort is beter

Vandaag de dag heeft niemand tijd om een lap tekst te lezen en dat wordt dan ook bijna niet meer gedaan tenzij het een boek of tijdschrift betreft. Een goede offerte heeft de kracht om een klant in één oogopslag te laten zien wat voor hen belangrijk is. Uw adresgegevens en KvK nummer geven aan dat u een eerlijk en geregistreerd bedrijf heeft dat vertrouwd kan worden. In een korte omschrijving van de voorgestelde werkzaamheden vertelt u in een paar zinnen wat u gaat doen. Gebruik hier geen vakjargon, maar taal die iedereen begrijpt. De prijs is compleet en alomvattend en in uw offerte geeft u duidelijk aan hoe deze tot stand is gekomen. U laat er dan geen uitgaven buiten, want onverwachtse verrassingen worden niet op prijs gesteld. Daarna eindigt met een goede afsluiting waarin u de klant wijst op de vervolgstappen die moeten worden genomen.

Excuustaal heeft geen goed effect

Naast ouderwets taalgebruik verwijdert u ook de excuustaal die u in uw offertes verwerkt. En u heeft dit ongetwijfeld wel eens gedaan. Simpele zinnen, zoals: “Ik hoop dat ons aanbod voor u acceptabel is” of “Wij hopen snel van u te horen” zijn te passief en wekken twijfel op. U hoopt niet dat het aanbod acceptabel is, want u weet dat dat zo is. Ook het woord “sorry” laat u het beste achterwege. Als u goed werk levert en een correcte offerte heeft opgesteld, dan heeft u geen enkele reden om uw verontschuldigingen aan te bieden.

Geen verontschuldigingen

Een ander voorbeeld van excuustaal is: “Zoals u ziet zijn onze tarieven hoger dan gemiddeld, maar daarvoor krijgt u de beste materialen en geschoolde medewerkers terug”. Als u kwaliteit en vakmanschap levert, dan weet de klant zelf ook wel dat de tarieven daarvoor hoger liggen. U brengt ze nu aan het denken over iets waar ze anders helemaal geen probleem van hadden gemaakt. Ouderwets taalgebruik geeft het idee dat u iets verbergt en excuustaal brengt verkeerde gedachten op. Vermijd dit en u komt veel geloofwaardiger over.

Een goede afsluiting

Ouderwets taalgebruik en excuustaal komt veel voor in de afsluiting van een offerte. De afsluiting van een offerte gebruikt u om de klant te vertellen wat de volgende stappen zijn en niet om ze te vertellen dat u hoopt dat ze uw aanbod aannemen. Wees actief en niet passief. Een afsluiting is nodig, want het maakt de offerte compleet. U heeft een aanhef en daar hoort een afsluiting bij. Vertel de klant bijvoorbeeld hoe ze de offerte accepteren en dat u naar de samenwerking uit ziet. Door dat te doen geeft u ze een actie om uit te voeren en dat betekent automatisch dat ze dit veel sneller ook zullen doen.

De taal in een overtuigende offerte

Een goede offerte komt zelfverzekerd over. U bent de beste kandidaat en u bent het bedrijf dat de klant het beste kan helpen. Dit moet uw offerte ook uitstralen. Net taalgebruik is wel belangrijk, zo lang het te begrijpen is. Uw offerte moet niet meer dan één A4 in beslag nemen en de klant moet direct kunnen vinden wat ze willen weten. Klanten lezen uw offerte niet, maar scannen deze, houd daar rekening mee. Een goede offerte is alomvattend, kort en krachtig. Het taalgebruik is begrijpelijk, zelfverzekerd en overtuigend.

Doe een test

Als u zeker wilt weten dat uw offerte goed overkomt, dan stelt u een aantal voorbeelden op en geeft u deze aan vrienden en familie om te lezen. Zij kunnen u eerlijk vertellen welke offerte het beste overkomt en welke juist ontmoedigend is. Er is vast een favoriet en deze gebruikt u dan voor uw klanten. Op deze manier hebben uw offertes de overtuigingskracht die ze nodig hebben om klanten binnen te halen.