Men verwart wel vaker tussen de aanspreekvormen ‘u’ en ‘jij’, aangezien deze twee vaak afwisselend worden gebruikt in offertes. U wilt natuurlijk dat de offerte uw klant direct aanspreekt en aantrekkelijk is in ogen van de klant. Maar wat is nou beter? Het gebruiken van ‘u’ of ‘jij’ in een offerte? Er waar moet er rekening me worden gehouden wanneer deze aanspreekvormen gebruikt moeten worden? U komt het te weten door hieronder verder te lezen.

U versus jij

De woorden ‘u’ en ‘jij’ zijn aanspreekvormen die worden gebruikt tijdens het schrijven of spreken. Men twijfelt vaak of er nou gebruik moet worden gemaakt van ‘u’ of ‘jij’, maar er bestaat geen algemene regel. Welke aanspreekvorm uitkiest is voornamelijk een persoonlijke beslissing afhankelijk van wat u zelf belangrijk vindt.

De aanspreekvorm ‘u’

U’ wordt voornamelijk gehanteerd als het gaat om een formele en zakelijke tekst waarbij respect, status en beleefdheid centraal staat. Er wordt een soort afstand gecreëerd door de aanspreekvorm ‘u’ te gebruiken. In zakelijke situaties dient u respect te tonen door voornamelijk gebruik te maken van ‘u’. Onderscheid tussen vriendschap en zakelijke relaties moeten wel duidelijk blijven, klanten waarderen dit ook en voelen zich op deze wijze gerespecteerd.

De aanspreekvorm ‘jij’

Jij’ of ‘je’ wordt gebruikt wanneer de tekst informeel dient te zijn. Bij dergelijke teksten gaat het voornamelijk om het creëren van een gevoel van vertrouwen, vriendschap en zelfs blijdschap. Door ‘jij’ te gebruiken komt de boodschap niet alleen vriendelijker maar ook directer over.

Beleefdheid

Uit onderzoek is gebleken dat beleefdheid de doorslaggevende factor is wanneer er dient te worden besloten of er gebruik wordt gemaakt van ‘u’ of ‘jij’ in een offerte. Beleefdheid bestaat uit drie onderdelen. Aan de hand van deze onderdelen wordt er bepaald in hoeverre de aanspreekvormen ‘u’ of ‘jij’ worden gebruikt. Deze onderdelen zijn als volgt:

  • Formaliteit: Het gaat hierbij om het karakter van de situatie. Op bepaalde momenten is het wel nodig om de klant op formele wijze toe te spreken en op andere momenten volstaat een informele tekst.
  • Status: Door te kijken naar de maatschappelijke positie en de leeftijd van de klant kunt u nagaan of ‘u’ of ‘jij’ moet worden gebruik. Gaat het om een klant die ouder is of een hogere positie heeft, dan dient u de aanspreekvorm ‘u’ te gebruiken.
  • Solidariteit: Hierbij staat gelijkheid centraal. Voelt u dat u gelijk staat aan de andere partij? Dan hanteren alle betrokken partijen dezelfde aanspreekvorm.

U of jij: volgens de regels

Vroeger was het verplicht om tijdens bij documenten zoals zakelijke offertes de aanspreekvorm ‘u’ te gebruiken. Tegenwoordig is dit niet meer nodig en zijn de algemene regels aangepast. Volgens de regels dient u eerder te kijken naar de leeftijd en het leeftijdsverschil om na te gaan in hoeverre ‘u’ of ‘jij’ wordt gebruikt. Als u een persoon toeschrijft die veel ouder is dan u, dan is het noodzakelijk om standaard te kiezen voor de aanspreekvorm ‘u’.

U of jij: volgens de klant

Volgens de klant dient u altijd met respect en vriendelijkheid te communiceren. Twijfelt u tussen de twee aanspreekvormen? Gebruik dan liever ‘u’ in alle zekerheid. U dient alleen ‘jij’ te gebruiken indien u graag als jong bedrijf wil worden gezien in ogen van de potentiële klant. Hierbij gaat het dan ook om een vrij jong doelgroep.

Tutoyeren en vousvoyeren

Het gebeurt vaker dat er aan het begin van een gesprek met de klant de aanspreekvorm ‘u’ wordt gebruikt, maar naarmate het gesprek loopt wordt er naar ‘je’ overgeschakeld. Gebeurt dit op verzoek van de klant, dan spreken we over tutoyeren. Vousvoyeren is hierbij het tegenovergestelde, waarbij u alleen de aanspreekvorm ‘u’ blijft hanteren. Het gaat hierbij telkens om maar één enkele wisseling van ‘u’ naar ‘jij’ of omgekeerd.

Wisselen tussen ‘U’ en ‘Jij’ in een gesprek

Het komt ook wel voor dat er meer dan éénmaal wordt gewisseld van ‘u’ naar ‘jij’ en omgekeerd. Dit is voornamelijk afhankelijk per situatie en per afzonderlijke klant. Veelvuldig wisselen gebeurt niet alleen afhankelijk van de leeftijd en de functie van de klant, maar ook voornamelijk in de volgende situaties:

  • Als het gesprek van persoonlijk overloopt naar een zakelijk en formeel gesprek.
  • Wanneer de klant zelf afstandelijk blijft en zelf ook de aanspreekvorm ‘u’ blijft gebruiken, ook al gebruikt u wel eens ‘jij’.
  • Als de klant zelf een formele werkwijze hanteert en dat ook duidelijk merkbaar is aan het doelgroep en andere communicatiemiddelen.
  • Bij een serieus onderwerp wordt ‘u’ gebruikt, bij een informeel onderwerp volstaat ‘jij’.
  • Ook regionale herkomst kan van invloed zijn.

U of jij gebruiken in de offerte?

Hou rekening dat een offerte vaak door meer dan één persoon wordt gelezen, en de aanspreekvorm dus duidelijk moet zijn voor alle lezers. Indien u er zeker van bent dat de offerte maar door één persoon wordt gelezen, bijvoorbeeld de eigenaar of de leidinggevende, dan kunt u kiezen om ‘jij te gebruiken indien van toepassing. Gebruik de aanspreekvorm ‘jij’ in de offerte alleen als u er al zeker van bent dat de klant graag als ‘jij’ wordt aangesproken. Over het algemeen geldt dat een zakelijke offerte vaak formeel wordt opgesteld, en dus de aanspreekvorm ‘u’ het beste is. Deze aanspreekvorm komt ook professioneler over en u toont meer respect waardoor de klant ook sneller geneigd is om akkoord te gaan met uw aanbod.

Het is niet altijd even eenvoudig om een offertetekst te schrijven die klantgericht is maar ook op correcte wijze geschreven. Een goed geschreven offertetekst komt professioneel over in ogen van uw klanten. Hoe meer de offerte de klant persoonlijk aanspreekt, des te sneller de klant akkoord zal gaan met uw aanbod.