Steeds meer mensen vragen meer dan één offerte aan als ze iets willen kopen. En dat geldt voor bedrijven net zo goed als voor particulieren. Uw offerte moet de strijd aan met gemiddeld 2 andere offertes. Dat betekent dat u een kans heeft van een derde om de opdracht binnen te halen. De concurrentie is groot en met een offerte die eruit springt, maakt u dan meer kans. U wilt direct een goede indruk maken en de klant vanaf het begin naar uw offerte trekken. Een sterke opening is dan essentieel. De informatie in dit artikel helpt u uw offerte zo krachtig mogelijk te openen.

Een mooie openingszin

Een pakkende openingszin is het halve werk. Als deze niet in orde is, dan zal de klant uw offerte al veel kritischer bekijken. Begint u positief en maakt u een goede eerste indruk, dan heeft de klant direct een beter gevoel bij wat u te bieden heeft. De opening is iets wat de klant als eerste ziet en wat ook direct wordt gelezen. Uw offerte zal eerst gescand worden en de openingszin hoort bij dit scanproces. Besteed hier dus tijd aan, want uw openingszin kan het verschil maken tussen een klant en een afwijzing.

Hoe begint u het beste?

Waarschijnlijk heeft u voordat u de offerte opstelt al een aantal gesprekken gevoerd met de klant. Tijdens deze gesprekken heeft u opgepakt wat voor hen het belangrijkste is. Dat is waar u uw offerte mee begint. Door dat te doen geeft u aan dat u waarde hecht aan wat de klant wil en dat dat belangrijk is voor u. De klant ziet ook direct dat u geluisterd heeft naar wat zij u hebben gevraagd. Een quote is dan een uitstekende manier om dat mee te doen. Tijdens uw gesprekken maakt u dus al notities van wat de klant u vertelt. Daar haalt u vervolgens de kern uit en u heeft uw eerste zin te pakken. We hebben enkele voorbeelden van een goede openingszin op een rijtje gezet.

  • “Voor ons is het essentieel dat onze gasten niets te kort komen en dat zij te allen tijde in de watten worden gelegd.” Dit is wat u ons vertelde tijdens ons gesprek op…
  • In ons prettige gesprek heeft u ons duidelijk kenbaar gemaakt dat u wilt dat uw verbouwing vóór de kerstdagen is afgerond.
  • “Wij zoeken een bedrijf dat de werkzaamheden kan uitvoeren met zo min mogelijk hinder voor de klanten” was uw belangrijkste eis.

Wat doet u niet?

U ziet aan de bovenstaande voorbeeldzinnen dat deze direct inspelen op wat de belangrijkste voorwaarden van de klant zijn. Ze zijn krachtig, doelgericht en geven de klant wat ze willen. Manieren om uw offerte niet te openen zijn er natuurlijk ook. Het onderstaande lijstje vat dan ook samen wat u het beste niet doet.

  • Beginnen met informatie over uzelf: door te beginnen met het woordje ‘ik/wij’ of met informatie over uw bedrijf, trekt u de aandacht weg van wat de klant nodig heeft. Het is belangrijk om in uw offerte te spreken over al het goede wat u te bieden heeft, maar dat doet u later. Eerst vertelt u de klant dat u geluisterd heeft naar hun wensen en daarna vertelt u hoe u daar invulling aan gaat geven.
  • Ouderwets taalgebruik: ouderwets taalgebruik is niet meer van deze tijd. Offertes mogen gewoon in begrijpelijke spreektaal geschreven worden. Door ouderwetse taal te gebruiken geeft u het idee dat u zich ergens achter verschuilt en dat u het mooier probeert te maken dan dat het is. De woorden ‘refererend aan’, ‘wij hebben het genoegen’, ‘in aansluiting op’ en ‘ons onderhoud’ komen een offerte niet ten goede.
  • Excuustaal: excuustaal zoals ‘sorry’ en ‘u vindt onze prijzen misschien hoog’ en het gebruik van het woordje ‘maar’ is komt niet goed over in een openingszin en ook niet in de rest van uw offerte. Door met een excuus te beginnen stelt u zich direct al kwetsbaar en ondergeschikt op. U komt niet zeker over. U hoeft zich nergens voor te excuseren want u weet dat u goede diensten en/of producten levert. Begin met een krachtig statement en laat zien dat u zelfvertrouwen heeft. Excuustaal hoort niet in een offerte thuis.

Wat heeft een sterke offerte nog meer nodig?

Een sterke offerte begint dus met een goede openingszin, maar daar is het niet mee klaar. Ook wat u na de openingszin zegt zal invloed hebben op het besluit van de klant. Excuustaal en ouderwets taalgebruik vermijdt u volledig. Na de openingszin en het samenvatten van de behoefte van de klant, gaat u in op hoe u dat gaat waarmaken. De klant zal de offerte eerst scannen, dus het gebruik van een bulletlist of een tabel is altijd goed. U voegt een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden toe, u maakt een prijsopbouw (als deze lang is voegt u hem toe als een bijlage) en u sluit goed af. De afsluiting bevat instructies voor de klant over de vervolgstappen. U duwt hen als het ware alvast de goede richting op.

Een juridisch correcte offerte

Behalve deze punten de uw offerte moet bevatten om overtuigend te zijn, is het ook belangrijk dat deze juridisch sterk is. U geeft dus duidelijk aan van wie de offerte komt en wat uw officiële adres- en contactgegevens zijn. U voegt uw KvK nummer toe, u verwijst naar uw algemene voorwaarden, u geeft aan welke bijlagen u heeft toegevoegd, u heeft een datum en een geldigheidsdatum genoemd en u zorgt ervoor dat de offerte ondertekend kan worden.

Ga de concurrentie aan

Vandaag de dag is een offerte niet meer alleen een samenvatting van wat u met de klant heeft besproken en wat u kunt aanbieden. Voorheen was het misschien alleen een kwestie van een handtekening zetten, maar nu moet u met uw offerte een concurrentiestrijd voeren. Zorg er daarom voor dat u krachtig begint, dat u eindigt met vervolgstappen en dat u in het midden exact vertelt wat u wanneer voorstelt te doen en voor hoeveel. Voeg ook de punten toe die voor de rechtsgeldigheid van uw offerte van belang zijn. Zo heeft uw offerte veel meer kans om de strijd te overwinnen.