Heb je een bedrijf dan herken je waarschijnlijk het probleem van je archief. Je klantenbestand groeit en de archieven die je hebt moet je daarop aanpassen. Hoewel we in een tijd leven waarin nagenoeg alles digitaal wordt opgeslagen kan de belastingdienst ook van je eisen dat jouw archief op papier wordt bewaard. Alle zaken in jouw archief moet je met een bedrijf tot 7 jaar bewaren wanneer je ZZP bent. Het is dan ook van het grootste belang dat je dat zorgvuldig doet. Met een boekhoudkundige controle moet je in één keer alles kunnen laten zien.
Waar laat je de spullen
Zo’n archief opslag is iets waar je goed rekening mee moet houden. Het aantal archiefmappen en ordners kan behoorlijk groeien door de loop der jaren heen. Veel ondernemers zitten dan ook met de handen in het haar wanneer het aankomt op het bewaren van de spullen. Wanneer jij ondernemer bent is het belangrijk om jouw archief goed te bewaren. Er zijn speciale bedrijven die dit voor jou willen doen. Deze bedrijven voor archiefopslag werken op verschillende manieren. We hebben een paar manieren voor je toegelicht.
De opslag in containers
Heb je een groot archief wat je in verband met een verhuizing tijdelijk ergens moet opslaan dan is het aan te raden om een archief container te huren. Deze bedrijven werken met een rolcontainer systeem. Men levert jou de volgende diensten:
- Opslag voor jouw deur. De archieven die je wilt laten bewaren worden opgeslagen in een container op wielen. Deze wordt aanvankelijk voor je deur neergezet. Jij plaatst je archief en dossiers in de rolcontainer waarna deze door het opslagbedrijf wordt veilig gesteld.
- Speciaal geprepareerde containers. In het geval van een rolcontainer lijkt het sprekend op het systeem waarbij er gebruik wordt gemaakt van standaard containers op wielen. De containers voor archief opslag hebben echter een indeling die kan worden gemaakt waardoor het archief beter op zijn plek zal blijven staan. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van brandvrij materiaal en de containers zijn beter bestand tegen vocht. Op die manier staat jouw archief veilig opgeborgen.
- Opslag op temperatuur. De containers voor archief opslag zijn voorzien van een coating. Daarbij is het belangrijk dat de container op temperatuur blijft. Archiefmateriaal mag nooit te warm of te koud worden opgeslagen aangezien dit de kwaliteit van het materiaal aantast. Denk daarbij aan thermisch papier maar ook aan oud archief wat op microfilm is opgeslagen.
- Toegang op verzoek. De opslag box wordt weggehaald wanneer deze gevuld is. Vervolgens krijg jij op verzoek toegang tot de container. Dat houdt in dat je een afspraak maakt om in je archief te komen. Wil je het archief naderhand weer laten terugbrengen naar je nieuwe pand dan maak je daarvoor een afspraak.
- Kosten per maand. De kosten per maand voor deze manier van opslag hangen af van de grootte en het type container. Houd er rekening mee dat je tussen de 150 en 180 euro per maand kwijt bent.
De opslag in een pand
Naast container opslag is er ook een mogelijkheid om jouw archief op te slaan in een bedrijfspand voor archiefopslag. Men biedt jou dan de volgende diensten:
- Ruimte opslag voor data. Heb je een digitaal archief dan wil je dit uiteraard veilig kunnen stellen. Bij een bedrijf wat archiefmateriaal opslaat is het vaak mogelijk om deze data apart in een veilige eigen digitale omgeving te bewaren. Je huurt dus een stuk beveiligde serverruimte. Los daarvan wordt er gebruik gemaakt van een stuk externe opslag waardoor jouw digitale archief een stuk minder kwetsbaar is dan wanneer je het in de cloud opslaat.
- Goede beveiliging. De privé documenten van jouw bedrijf worden bij een archief opslag bedrijf opgeslagen. Er is dan ook altijd sprake van personeel wat de archieven goed beveiligt. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van beveiligde ruimtes waarin de archieven worden opgeslagen. Een persoon die geen autorisatie heeft komt dan ook niet zomaar bij jouw belangrijke privé informatie.
- Archiefopslag in alle mogelijke vormen. Jouw archief wordt in alle mogelijke vormen bij een bedrijf voor archiefopslag opgeslagen. Denk daarbij aan het online gedeelte maar ook aan de opslag in archiefcontainers en archiefdozen. Je hebt daarbij op alle gewenste momenten toegang tot jouw archiefmateriaal. Jouw archief staat zo opgeslagen dat het met grote snelheid aan je kan worden gepresenteerd wanneer jij het nodig hebt. Er wordt gewerkt met de meeste high tec apparatuur waardoor jouw materialen nagenoeg direct aan jou kunnen worden getoond wanneer jij bij het archief opslag bedrijf bent.
- Vernietiging archief materiaal. Is de termijn waarop het archief materiaal moet worden bewaard verstreken dan kan je het door het opslagbedrijf ook laten vernietigen. Dit is een methode waarbij jouw archief onherkenbaar wordt vernietigd. Dit gebeurt uiteraard ook op een gecertificeerde manier. Het is onmogelijk om naderhand nog privacy gevoelige informatie in te zien.
- De kosten voor deze vorm van opslag. Deze vorm van archiefopslag is kostbaarder dan de zojuist genoemde oplossing. Er wordt bij de prijs rekening gehouden met onder andere de omvang van jouw inboedel, de frequentie waarmee jij het archief wil in kunnen zien en de mate waarin zaken moeten worden beveiligd. Er wordt dan ook doorgaans alleen een prijs afgegeven op verzoek waarbij er een intake en een screening plaatsvindt. Je kan wel inzicht krijgen in de prijs door eerst offertes op te vragen.
Offertes voor de duidelijkheid
Het is altijd zinvol om eerst offertes op te vragen. Dat doe je met onderstaande button. Je krijgt gelijk meerdere offertes thuis die je vergelijkt op de volgende punten:
- Alle kosten staan uitgesplitst. Denk daarbij aan de kosten van het arbeidsloon, maar ook van gebruik van materiaal en materieel.
- De prijzen zijn inclusief BTW.
- Kijk naar bijkomende kosten zoals voorrijkosten en kilometerkosten. Door een archief opslagbedrijf in de omgeving te kiezen bespaar je op de kilometerkosten die men moet maken om bij jou thuis te komen.
