Bibliotheek verhuizing

Van alle openbare gelegenheden die verhuisd moeten worden is een bibliotheek vaak wel het omvangrijkste. Je ziet steeds  minder bibliotheken in ons land, en de bibliotheken die er zijn worden vaak veranderd in multi media centra. Wanneer je een bibliotheek gaat verhuizen moet er dan ook een aantal stappen worden doorlopen. Verder is het handig om te weten wat de indicatie is van de prijs die wordt gehanteerd voor een dergelijke verhuizing.

De prijs van een bibliotheek verhuizing

Gaat een bibliotheek verhuizen, dan kom je voor een aantal kosten te staan. Die laten zich redelijk gemakkelijk berekenen aan de hand van onderstaande gegevens.

Stappen die je doet voor je een bibliotheek gaat verhuizen

Voordat een bibliotheek wordt verhuisd moet er een aantal stappen worden doorlopen.

• Beoordeel de functionaliteiten. Een bibliotheek waar je enkel boeken kan lenen is doorgaans een sterfhuisconstructie. Het is dan ook zo dat bij een nieuwe bibliotheek altijd wordt gekeken naar de functionaliteiten van het gebouw. Zo wordt er gekeken naar een multi media gedeelte waar men bijvoorbeeld e-books kan lenen. Ook wordt er gekeken naar een ICT uitbreiding waar studenten en huishoudens op het internet kunnen wanneer daar thuis geen mogelijkheden voor zijn. Een nieuwe bibliotheek is vaak meer een cultureel centrum dan alleen een plek waar men boeken leent. Bij een dergelijk nieuw gebouw zit vaak een theater geïntegreerd of een wijkcentrum. Het wordt het middelpunt van een stads- of dorpskern.
• Beoordeel de inhoud. Bij een boek moet je nooit gaan beoordelen op de inhoud maar bij een bibliotheek is dat wel het geval. Je zal het bestand door moeten gaan om te kijken wat er mee kan gaan naar de nieuwe locatie toe. Daarvoor hoeft men doorgaans in een moderne bibliotheek enkel het uitleenbestand door te gaan. Staat een boek het grootste deel van het jaar op de plank dan is het waarschijnlijk uit de gratie. Het is dan tijd om het te vervangen. Deze inspectie voer je uit bij een verhuizing van een bibliotheek. Op die manier wordt het bestand boeken wellicht uitgedund. Er komt echter ruimte voor andere zaken die een sterfhuisconstructie weer nieuw leven kunnen inbrengen. Op die manier betekent een verhuizing van een bibliotheek een succesvolle doorstart waarbij de nieuwe locatie een ander doel gaat invullen.
• Laat de inhoud door een verhuizer inmeten. Een verhuisbedrijf moet voor de verhuizing langskomen om de inventaris van de bibliotheek in te meten. Alleen op die manier kan er een goede beoordeling worden gemaakt van de afmeting van de verhuiswagen die nodig is om de verhuizing te voltooien. Zorg ervoor dat dit inmeten pas gebeurt nadat de inventaris is uitgedund zoals in de eerdere punten is omschreven. Alleen dan kan er een goede offerte worden gemaakt. Er wordt een offerte gemaakt aan de hand van de behoefte aan verhuiswagens, verhuishulpen en klussenhulpen.
• Bereid de bezoekers voor. Voordat een bibliotheek gaat verhuizen zal er doorgaans een hoop gebeuren op de achtergrond. Het personeel is hard bezig met de verhuizing voordat de bezoekers wat in de gaten hebben. Het is dan ook zaak dat de bezoekers op tijd horen dat de bibliotheek gaat verhuizen. Vaak is er al een gemeentelijke inspraakprocedure aan vooraf gegaan maar niet iedereen krijgt daar alles van mee. Het is dan ook goed om de bezoekers van de bibliotheek voor te bereiden wanneer het nieuwe gebouw zijn voltooiing nadert. Er zal immers een korte tijd zitten tussen de verhuizing van het oude naar het nieuwe gebouw. Die tijd is de bibliotheek dicht.

Tijdens de verhuizing

Tijdens de verhuizing is het zaak dat je de volgende stappen te doorlopen.

• Alles op de juiste plaats. Markeer al de inventaris en geef aan op welke plek de spullen moeten komen te staan. Zo weten de verhuizers waar de inventaris in het nieuwe pand moet komen te staan. Het scheelt vaak al een stuk wanneer je voor de verhuizing met een verhuizer het oude en het nieuwe pand doorloopt. Op die manier weet je zeker dat alles op de juiste plek komt te staan.
• Nutsvoorzieningen afsluiten. De nutsvoorzieningen in het oude pand moeten worden afgesloten. Bij het doorgeven van de meterstanden zorg je er automatisch voor dat het oude contract wordt afgesloten. Daarnaast wordt het nieuwe contract geopend op de nieuwe locatie.
• Voorkom dat inventaris beschadigt. De inventaris van een bibliotheek mag uiteraard niet beschadigen. Dek daarom hoeken van meubilair af met verhuisdekens en noppenfolie om de inventaris intact te houden.

Na de verhuizing

Na de verhuizing is er nog een aantal stappen te doorlopen.

• Een persbericht uitgeven. Geef voor de lokale krant een persbericht uit waarin de heropening van de bibliotheek wordt aangekondigd. Dat zorgt voor duidelijkheid bij de gebruikers maar ook bij omstanders die wellicht een eerste bezoek aan de bibliotheek willen brengen.
• Verander het adres. Op de correspondentie en het internet verander je het adres van de bibliotheek.

Huur niet zomaar iemand in

Voor de verhuizing van een bibliotheek betaal je al snel de hoofdprijs. Het is dan ook goed om eerst offertes op te vragen. Die vergelijk je op een aantal punten:

• Vergelijk de offertes op de punten arbeidsloon, materiaal wat gebruikt is voor de verhuizing en materieel.
• Vergelijk de offertes alleen wanneer de prijzen inclusief BTW zijn.