Bent u van plan om uw bedrijf te verhuizen van een oud naar een nieuw gebouw? In dat geval zal het al snel duidelijk worden dat er met een niet onaanzienlijk aantal verschillende factoren rekening dient te worden gehouden. Om er zeker van te zijn dat u geen enkele van deze mogelijkheden over het hoofd ziet hebben we onderstaande checklist opgesteld. Door het volgen van de inhoud van deze checklist kunt u er honderd procent zeker van zijn dat u niets over het hoofd ziet.
*Tip: U kunt er voor kiezen om de verhuizing van uw bedrijf volledig zelf uit te voeren of u kunt dit (gedeeltelijk) uitbesteden aan een professionele firma. Wanneer u de verhuis zelf gaat uitvoeren spaart u uiteraard geld uit, maar daar staat tegenover dat u er behoorlijk wat tijd in zult moeten investeren. Door het uitbesteden van de verhuis bent u iets meer geld kwijt, maar daar staat wel tegenover dat de verhuis op zo efficiënt mogelijke wijze kan verlopen waardoor de bedrijfsprocessen zo kort mogelijk stil zullen liggen. Wilt u toch nog wat geld besparen? Dan kan dat door de prijs bij verschillende verhuisbedrijven te vergelijken.
Check 1: Het voorbereiden van een bedrijfsverhuizing
- Huur een projectcoördinator in die verantwoordelijk wordt voor het in goede banen leiden van de bedrijfsverhuizing.
- Bepaal het budget dat het bedrijf beschikbaar heeft voor de verhuis.
- Is de nieuwe bedrijfsruimte die voor ogen is wel of niet geschikt? Hou bijvoorbeeld niet uitsluitend rekening met de grootte, maar tevens ook met de parkeerruimte die wordt voorzien, de aanwezigheid van een eventuele showroom of receptie, een vergaderruimte, etc.
- Het uitvoeren van inventarisatie van de volledige inboedel van het bedrijf.
- De termijn waarop de huur wordt betaald. Betreft het hier een maandelijkse, kwartaal of jaarbetaling? Is er bovendien sprake van vooruitbetalen of niet?
- Hoeveel bedraagt de huurtermijn en hoe wordt de verlenging van het huurcontract geregeld?
- Is er sprake van eventuele servicekosten en indien ja, hoeveel bedragen deze?
- Hoelang bedraagt de opzegtermijn van het huurcontract?
- Offertes opvragen bij verschillende huisbedrijven en deze met elkaar vergelijken.
Check 2: Het inrichten van de nieuwe bedrijfsruimte
- Dienen er nieuwe spullen te worden aangekocht? Denk hierbij aan bureaus, kasten, opslagruimte, printers, telefoons en ga zo maar door.
- Is de vloerbekleding die zich in de bedrijfsruimte bevindt nog goed of moet ze vervangen worden?
- Werkt de verlichting goed? Enkele extra lampen aankopen is altijd interessant.
- Is er raambekleding aanwezig of dient deze zelf nog te worden voorzien?
- Is er een kluis terug te vinden in het bedrijf of heeft u deze niet echt nodig?
- Controleren van de aanwezige elektriciteit en bekabeling op mogelijke problemen of risico’s op kortsluiting.
- Het inrichten van de vergaderruimte (indien aanwezig).
- Beschikt het bedrijf over een keukentje of kitchenette? In dat geval is het voorzien van spullen voor de afwas geen overbodige luxe.
- Controleer de lijnen op vlak van telefonie en IT. Zijn deze in orde en geldt dat voor alle ruimtes in het bedrijfspand?
- Is er een intercom aanwezig?
Check 3: De daadwerkelijke verhuis
- Het beëindigen van de bestaande huurovereenkomst voor het oude bedrijfsgebouw.
- Duidelijke afspraken maken met het verhuisbedrijf, wie doet wat en wanneer?
- Het samenstellen van een draaiboek zodat iedereen precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
- Inventariseer de spullen die mee moeten naar de nieuwe locatie en pak ze zorgvuldig in.
- Verhuis bij voorkeur per afdeling. Op deze manier verloopt de verhuis geordend en bent u er zeker van dat u alle spullen op de nieuwe locatie op efficiënte wijze en op de juiste plaats uitpakt en een plaatsje geeft.
- Stel een lijst samen met het personeel dat zal meehelpen met de verhuis. Ander personeel kan indien mogelijk een dagje vrij krijgen.
- Voorzie eten en drinken voor iedereen die helpt tijdens het verhuizen van de oude naar de nieuwe bedrijfslocatie.
- Codeer (indien mogelijk) de verhuisdozen. Op deze manier weet u precies welke doos over welke inhoud beschikt en wordt er voorkomen dat er bepaalde spullen voetjes krijgen.
- Controleer na de verhuis of bijvoorbeeld de bedrijfsmachines schade hebben opgelopen. Bent u voor dergelijke verzekerd?
- Eventuele evaluatie van het verhuisbedrijf voor een mogelijke toekomstige, nieuwe verhuis.
Check 4: Juridische aspecten
- Is de huurovereenkomst correct opgesteld? Kloppen bovendien de daarin aangegeven bedragen en termijnen?
- Is er een vestigingsvergunning aanwezig?
- Aanpassen van de bedrijfsgegevens zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
- Het aangeven van de verhuis bij de Belastingdienst.
- Doorgeven van de adreswijziging aan klanten, leveranciers, etc.
- Het aanpassen van de website. U bent er voor verantwoordelijk wanneer bijvoorbeeld leveringen gebeuren op het oude adres omdat deze op de website nog niet is aangepast.
- Vergeet tevens de bank niet in te lichten. Ook zij dienen de adresgegevens van uw bedrijf in hun systeem aan te passen.
