Projectplanning en draaiboekverhuizing

Ga je met een bedrijf of een instelling verhuizen dan spreek je ook wel van een projectplanning en een draaiboekverhuizing. Het is bij een dergelijke verhuizing belangrijk dat er een aantal stappen doorlopen worden. We keken voor je naar de kosten van een draaiboekverhuizing. Ook keken we naar zaken waar je op moet letten voor de verhuizing, tijdens de verhuizing en na de verhuizing.

Hoeveel kost een draaiboekverhuizing

We deden navraag bij een aantal verhuisbedrijven naar de kosten van een

draaiboekverhuizing. We kregen de volgende offertes toegestuurd:

Zaken die je regelt voor de verhuizing

Voordat er een draaiboekverhuizing plaatsvindt wordt er eerst een aantal stappen doorlopen:

• Stel binnen het bedrijf een verhuiscoördinator aan. Dit is meestal een manager die een hogere functie bekleedt binnen het bedrijf. Het moet iemand zijn die ervaring en kennis heeft van en met de bedrijfsvoering van het bedrijf of de instelling. De verhuiscoördinator wordt verder belast met de volgende stappen:
• Bepaal een budget voor de verhuizing. Daarbij wordt gekeken naar de financiële middelen die nodig zijn om de verhuizing uit te voeren. Verder wordt er gekeken naar financiën die nodig zijn om de verhuizing verder uit te voeren. Daaronder valt niet alleen de logistieke kant van de verhuizing maar ook zaken als het inzetten van materieel en extra mankrachten zoals (de)montage medewerkers en ICT medewerkers.
• Maak een lijst met zaken waar de nieuwe bedrijfsruimte aan moet voldoen. Denk daarbij aan de aanwezigheid van een keuken, het juiste aantal kantoorruimtes, de juiste faciliteiten aanwezig in het pand voor bijvoorbeeld internet, een goede plattegrond van het gebouw et cetera.
• Beoordeel hoe de huur van het nieuwe pand betaald moet worden. Dit kan per maand worden gedaan. Daarnaast zijn er ook verhuurders die een betaling per kwartaal of per jaar vooruit verlangen. Dit is doorslaggevend bij de keuze voor een geschikte locatie.
• Informeer naar een borg die voldaan moet worden.
• Informeer wat voor servicekosten je zou moeten gaan betalen voor een nieuwe bedrijfsruimte.
• Een inventarisatie voor de verhuizing. Dat wil zeggen: je kijkt naar zaken die nieuw moeten worden aangeschaft bij de verhuizing. Denk daarbij bijvoorbeeld aan extra meubilair, een andere kantine inventaris, maar ook aan ICT vernieuwingen die nodig zijn in het nieuwe pand.
• Regel alvast dat in het nieuwe pand de telefoon en de IT voorzieningen snel kunnen worden aangesloten op het netwerk. Hiervoor is het noodzakelijk dat de ICT afdeling een aansluitschema maakt waardoor iedere werkplek straks op het netwerk zit aangesloten.
• Zorg ervoor dat het oude huurcontract wordt beëindigd. Houd daarbij in de gaten dat er bij veel locaties en verhuurders een bepaalde opzegtermijn in acht moet worden genomen.
• Schakel voor de verhuizing zelf een verhuisregisseur in. Dat doe je via het verhuisbedrijf wat de verhuizing verder gaat regelen. De verhuisregisseur zal ervoor zorgen dat alle stappen van de verhuizing in goede orde worden genomen.
• De verhuisregisseur stelt een verhuisdraaiboek op. Daarin wordt opgenomen wat er allemaal meegaat in de verhuizing. Er wordt een lijst gemaakt van de inventaris die meegaat en daarop wordt vermeld wanneer deze wordt overgebracht naar het nieuwe pand.
• Er wordt per afdeling gefaseerd verhuisd zodat de werkzaamheden zo lang mogelijk kunnen doorlopen en de bedrijfsvoering gewaarborgd blijft. Indien mogelijk wordt er geregeld dat er personeel in huis werkt op de dag van de verhuizing. Dat is een alternatief voor het personeel een verplichte ATV of ADV dag geven.
• Kijk wie er van het personeel meewerkt. Je zal niet alle diensten van een verhuisbedrijf hoeven af te nemen. Er zijn specialistische medewerkers die gewoon kunnen meehelpen tijdens de projectverhuizing. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de ICT medewerkers die de internet- en telefoonverbindingen op de nieuwe locatie installeren. Indien er een eigen technische dienst aanwezig is kan men prima de meubelstukken die meegaan met de verhuizing (de)monteren.
• Zorg ervoor dat op het oude en het nieuwe adres ruim baan is op de parkeerplaats. Waarschuw daarom de buren en omliggende bedrijven op de oude en de nieuwe locatie dat er een verhuizing gaat plaatsvinden. Regel indien dit nodig is een parkeervergunning wanneer een van de locaties in een gebied ligt waar een parkeervergunningsplicht geldt.

Tijdens de verhuizing

Tijdens de verhuizing moet er een aantal stappen worden doorlopen. We hebben er een aantal op een rij gezet.

• Zorg ervoor dat alle betrokken partijen een verhuisdraaiboek krijgen. Zo weet een ieder die werk heeft aan de verhuizing wat er van hem of haar op een bepaald moment wordt verwacht. Ook staan er de telefoonnummers op van de betrokken partijen waardoor er onderling contact kan zijn wanneer een onderdeel niet zoals gepland verloopt.
• Regel een lunch. Dit is tevens een moment voor een briefing waarbij nog even de stand van zaken wordt doorgenomen.
• Controleer goed dat alle verhuisdozen in de juiste ruimtes terecht komen. Daarvoor moeten ze worden gemerkt met een sticker zodat het voor iedereen duidelijk is. Laat eventueel het personeel persoonlijke bezittingen zelf naar de nieuwe werkplek toe brengen.
• Controleer op beschadigingen. Het verhuisde materiaal moet worden gecontroleerd nadat het is gemonteerd op beschadigingen. Meld deze direct bij het verhuisbedrijf zodat er een schadevergoeding kan worden afgesproken.

Ga geen hoofdprijs betalen

Bij een projectverhuizing is het goed om eerst prijzen te vergelijken. Dat doe je met deze button. Je ontvangt direct een aantal offertes in je mailbox. Die vergelijk je op de volgende punten:

• Vergelijk alleen offertes die inclusief de BTW zijn. Ook bij zakelijke offertes moet de prijs altijd inclusief BTW worden aangegeven.
• Vergelijk apart de kosten voor arbeidsloon, gebruikt materiaal bij de verhuizing en gebruik van materieel.