U heeft een mooie offerte in elkaar gezet, alle belangrijke onderdelen worden genoemd en u bent tevreden over wat u uw klant kunt aanbieden. Maar als u bij de afsluiting komt, dan staat u voor een probleem. Veel offertes worden afgesloten met woorden als: “Hopende”, “In afwachting”, “Verblijven wij” en “Vertrouwende”, maar dat is eigenlijk veel te ouderwets én niet krachtig genoeg. “Ik hoop u een goed aanbod gedaan te hebben”, maar hoopt u daar echt op? Nee, u weet dit zeker. Sluit een goede offerte ook goed af en het geheel komt krachtig en zelfverzekerd over. Sterker nog, u kunt de afsluiting juist in uw voordeel gebruiken.
Aandacht besteden aan de afsluiting is belangrijk
Een zwakke afsluiting neemt de kracht van uw gehele offerte direct weg, vooral als u zich afwachtend opstelt met afsluitingen zoals “Hopende”, “Verblijven wij” en “Vertrouwende”. Tegelijkertijd is geen afsluiting ook niet correct. De offerte komt dan te abrupt tot een einde en dat komt de vloeiende loop niet ten goede. Het is dus belangrijk om goed na te denken over een sterke afsluiting, en wel om de volgende redenen.
- Het is netjes om een afsluiting toe te voegen. U loopt uit een gesprek ook niet zomaar weg zonder gedag te zeggen. Een afsluiting, net als een aanhef, past en hoort bij de manier waarop een offerte is opgebouwd.
- Een sterke afsluiting helpt u de klant over de streep te trekken en met u in zee te gaan. Had deze toch nog twijfels, dan neemt u deze twijfels weg als u krachtig eindigt.
- De afsluiting van een offerte is een unieke manier om de volgende stappen aan te kondigen. U vertelt de klant eerst over wat u voor ze kunt doen en daarna geeft u aan wat u van de klant verwacht bij de volgende stappen.
Voorbeelden van slechte- en goede afsluitingen
Omdat de afsluiting het laatste is wat de klant leest, is het belangrijk dat u daarin aangeeft wat de volgende stappen zijn. We hebben hier enkele slechte- en goede afsluitingen naast elkaar gezet zodat u ziet wat het verschil is en hoe deze de toon van uw offerte beïnvloedt.
Te zwak:
“Wij hopen dat u ons aanbod accepteert. Wij verblijven in afwachting van uw antwoord.”
Sterk:
“Bent u tevreden over ons aanbod? Accepteer deze dan door de offerte direct te ondertekenen en terug te sturen.”
Te zwak:
“Vertrouwende dat we u een goed aanbod hebben gedaan, wachten we uw antwoord af.”
Sterk:
“Zoals afgesproken kom ik donderdag bij u langs om deze offerte verder te bespreken en de werkzaamheden in te plannen.”
Zorg dat de afsluiting bij u past
Bovenstaande voorbeelden geven u een idee van wat sterk en zwak overkomt, maar u moet zich wel goed voelen bij uw afsluiting. De één zal deze dus wat formeler houden dan de ander, en dat is prima. De afsluiting moet de toon van uw offerte wel doorzetten. Als u op uw eigen manier in de afsluiting vertelt wat de volgende stappen zijn en wat u van de klant verwacht, dan is uw tekst goed. Gebruik geen zwakke taal en excuustaal en geef de klant niet het idee dat u nu gaat zitten afwachten en hopen op een antwoord. Dat kunt u prima in uw eigen verwoordingen samenstellen.
Wat moet een goede offerte nog meer bevatten?
Een goede offerte bevat niet alleen een krachtige afsluiting, maar is van begin tot eind duidelijk en sterk. Een goede offerte bevat een aantal punten waarmee u de klant alle informatie geeft die ze nodig hebben om uw voorstel in overweging te nemen. Met de afsluiting vertelt u hen wat de volgende stappen zijn en met de inhoud van de offerte geeft u aan wat u voor hen kunt doen. Een goede offerte bevat daarom de volgende onderdelen:
- Adres- en contactgegevens: u komt professioneel en betrouwbaar over als u de complete adres- en contactgegevens benoemt. Hierin voegt u ook uw inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel toe, zodat de klant direct ziet dat u correct geregistreerd bent.
- Een goede aanhef: net als een goede afsluiting is een goede aanhef ook bijzonder belangrijk. “Beste meneer”, “beste mevrouw”, “beste + naam bedrijf” of “beste + voornaam” zijn prima als u de jij-vorm gebruikt en de offerte amicaal wilt houden. Maakt u uw offerte in de u-vorm, dan kan “geachte heer” of “geachte mevrouw” beter zijn, eventueel in combinatie met de achternaam.
- Omschrijving van de werkzaamheden: in deze sectie geeft u exact aan wat u voor de klant gaat doen en met welke materialen, methoden enzovoorts. Het is een korte tekst, maar u zorgt er wel voor dat alles wat u gaat doen wordt beschreven. U vertelt de klant in duidelijke taal wat u voorstelt om te doen.
- Een voorgestelde datum: het is voor de klant belangrijk om te weten wanneer u de werkzaamheden uit kunt voeren. Geef dit altijd aan in de offerte, want als u het sneller kunt waarmaken dan uw concurrent, dan heeft u al een duidelijke voorsprong.
- Een geldigheidsdatum: geef de klant twee of drie weken om op de offerte te reageren. Nadat de geldigheidsdatum is verstreken is de offerte niet meer geldig.
- De prijs: de klant zal altijd als eerste kijken naar de prijs die u aanbiedt. Het is dan belangrijk dat u de totale prijs geeft en de manier waarop deze tot stand is gekomen. Alles moet erbij zitten, van belasting tot voorrijkosten en van materialen tot arbeidskosten. De klant moet exact weten waar ze aan toe zijn en niet voor onverwachte financiële verrassingen komen te staan. Onduidelijkheid over de prijs is ook een grote afknapper.
- Een afsluiting: u sluit uw offerte krachtig af met de vervolgstappen die door de klant genomen moeten worden.
- Keurmerken en erkenningen: eventueel kunt u een afbeelding van de keurmerken, certificeringen en erkenningen die u heeft behaald onderaan de offerte plaatsen.
Alles op één A4
De bovenstaande punten tezamen vormen een krachtige en overtuigende offerte waarmee u klanten overhaalt met u verder te gaan. Zoals u ziet maakt de afsluiting een belangrijk deel uit van het geheel. Het geeft u de mogelijkheid om instructies te geven aan de klant over wat u nu van hen verwacht nadat u uw voorstel heeft kunnen doen. Plaats alles op één A4 en de klant hoeft deze alleen te scannen om tot de informatie te komen die ze nodig hebben. Met een goede afsluiting trekt u ze vast over de streep.
