De offerte is de deur uit, maar wat zijn nu de volgende stappen? De meeste ondernemers zijn bij het uitbrengen van een offerte niet op de hoogte dat u zelf een grote invloed kunt uitoefenen op de mate waarin de klant akkoord gaat met de offerte of niet. Er zijn verschillende handelingen die u zelf in de hand hebt. Bent u benieuwd wat u allemaal kunt doen nadat de offerte al verstuurd is? Lees dan hieronder verder.

Nadat de offerte de deur uit is

Dat u de offerte al hebt opgesteld en verstuurd naar de klant betekent lang niet dat u klaar bent en niets meer hoeft te doen. Het is namelijk zeer belangrijk om de potentiële klant warm te houden, zodat de klant sneller geneigd is om akkoord te gaan met de offerte. Nadat een offerte is verstuurd komen de volgende scenario’s het meest voor:

  • Reactie: De klant reageert zelf binnen een korte periode door de offerte goed te keuren of door simpelweg vragen te stellen over de offerte.
  • Geen reactie: Het is hierbij van belang om te kijken naar het aantal dagen die voorbij zijn verstreken sinds de offerte is verstuurd. U kunt hierbij zelf reageren door contact op te nemen met de klant.
  • Weigering: De klant keurt de offerte af middels een concrete ‘nee’. Indien u de klant niet alsnog kunt overhalen om akkoord te gaan met de offerte kunt u uw tijd beter besteden aan een andere klant met meer slagingskans.

Het opvolgen van een offerte

Een offerte opvolgen is een zeer belangrijke stap in het verkoopproces, aangezien de klant het zeer waardeert als u aandacht en tijd besteed aan de klant. Een offerte opvolgen is redelijk eenvoudig, u dient alleen rekening te houden met de juiste combinatie van verschillende factoren. Zo is het belangrijk om na te gaan wanneer en hoe u de offerte op gaat volgen. Dit kan variëren per specifieke offerte. Het opvolgen van een offerte geeft teven aan dat u gemotiveerd bent om de klant te helpen en dat u over voldoende tijd beschikt.

Wat kunt u zelf doen?

Er zijn verschillende handelen die u zelf uit kunt voeren nadat de offerte de deur al uit is. Hou wel rekening dat u wel contact op kunt nemen met de klant, maar overdrijf niet. Niets is lastiger dan een opdringerige verkoper die klanten lastigvalt binnen een korte periode nadat de offerte is verstuurd. Hieronder treft u de meest voorkomende methoden:

  1. Bel de klant op. Dit is niet alleen de meest efficiënte wijze om een offerte op te volgen, maar u kunt de klant ook bellen met andere zaken zoals een nieuwe oplossing, een alternatieve offerte of een uniek idee.
  2. Stuur relevante informatie. Nadat de offerte al is verstuurd kunt u via de mail nog bijvullende informatie sturen naar de klant. Denk zo aan testimonials en referenties, resultaten van onderzoeken, artikels, afbeeldingen, brochures, krantenknipsels, monsters en dergelijke.
  3. Bied de klant hulp aan. In bepaalde gevallen is uw contactpersoon die de offerte ontvangt niet de enige persoon die in moet wegen op de beslissing. U kunt aanbieden om de leidinggevende in het kort precies uit te leggen wat de offerte inhoudt en wat de voordelen zijn.

Tips nadat de offerte is verstuurd

Het is belangrijk om contact met mate op te nemen nadat de offerte is verstuurd naar de klant. Een opdringerige verkoper die ongeduldig is, daar zit niemand op te wachten. Hieronder treft u een aantal handige tips die gehanteerd kunnen worden nadat de offerte al is verstuurd naar de klant.

Vervaldatum

Geef een vervaldatum aan op de offerte zodat de klant hier rekening mee kan houden. Zo weet de klant hoeveel tijd er is om akkoord te gaan met de offerte. Een vervaldatum kan ook als drukmiddel dienen, waarbij de klant voelt dat er sneller een beslissing genomen moet worden.

Een herinnering versturen

U kunt een herinnering naar de klant sturen indien u een vervaldatum op de offerte aangeeft. Vergeet in dat geval geen rekening te houden dat u e herinnering vóór de vervaldatum opstuurt, maximaal 2 dagen voordat deze komt te vervallen. Het sturen van een offerte na de vervaldatum komt onprofessioneel over.

Persoonlijke aanpak

Ga voor een persoonlijke aanpak door de klant ditmaal op een andere manier te benaderen. Indien u de offerte via de mail verstuurd heeft, kunt u ditmaal de offerte printen en per post toesturen of deze persoonlijk overhandigen aan de leidinggevende.

Stuur de offerte opnieuw op

Door de offerte nogmaals op te sturen maakt u het makkelijker voor uw klanten om u terug te vinden. De meeste klanten hebben een overvolle inbox waarbij uw offerte waarschijnlijk ‘kwijtraakt’ wat tot frustratie leidt.

Pas de offerte aan indien nodig

Indien de klant nog niet akkoord is gegaan met de offerte dan kunt u deze alsnog wijzigen indien nodig. U kunt de offerte aanpassen met eventuele nieuwe ontwikkelingen in uw bedrijfsprocessen, nieuwe producten, updates of kortingen en aanbiedingen.

Offertes worden niet zomaar opgesteld en verstuurd. Er is een heel proces dat u dient te doorlopen voordat de offerte werkelijk wordt verstuurd naar de klant. Ook nadat de offerte al is verstuurd is uw werk nog niet voorbij, nu begint het juist. Hoe klantgerichter de offerte die u stuurt naar de klant, des te sneller de klant zich persoonlijk aangesproken voelt en des te hoger de kans dat de offerte wordt geaccepteerd.