Veel klanten vragen meerdere offertes op voordat ze een geschikte kandidaat uitkiezen. En dat geldt zowel bij particuliere klanten als bij bedrijven. Het is zelfs zo dat twee-derde van alle opdrachtgevers drie offertes aanvraagt voor elke klus. Bij twee van de drie offerte aanvragen die u krijgt, moet u dus concurreren met minimaal twee andere bedrijven. Alle deelnemers doen hun uiterste best om er als de winnaar uit te komen, dus uw offerte moet perfect zijn. Voor de klant is het belangrijk dat uw offerte duidelijk en gemakkelijk te lezen is. De beste manier om ervoor te zorgen dat u gekozen wordt is door uw offerte aan te passen op het beslissingsproces van de klant.

Het beslissingsproces

De meeste klanten bekijken een offerte op een bepaalde volgorde. Als er bij één van deze stappen een probleem opduikt, dan eindigt het meestal niet in een succes voor u. Nadat u uw offerte geschreven heeft, neemt u deze stappen zelf ook door, alsof u de klant bent. Op die manier ziet u snel of u overal antwoord en gehoor aan geeft. We behandelen de 5 stappen van het offerte beslissingsproces hier.

  1. Scannen

Het eerste wat de klant doet is uw offerte beoordelen op hoe deze eruit ziet. De inhoud wordt voornamelijk gescand en/of de offerte wordt uitgeprint/opgeslagen. Hij komt op de to-do list te staan. Een eerste indruk is bij offertes toonaangevend voor het succes. Deze moet er verzorgd, netjes en professioneel uitzien. Presentatie is essentieel, anders heeft u al direct een achterstand. Tijdens de scanfase zal de klant een eerste beeld krijgen van u als bedrijf, na het voorafgaande gesprek en de offerte aanvraag. De manier waarop dit gesprek gelopen is, heeft ook direct invloed over wat de klant over uw aanbod zal denken. Tijdens de scanfase is het belangrijk dat de klant in één oogopslag kan zien wat u in grote lijnen kunt bieden.

  1. Onbewuste vragen komen naar boven

De tweede stap in het offerte beslissingsproces zijn onbewuste vragen die de klant heeft en die naar voren komen. Deze moeten dus in uw offerte beantwoord worden en dat doet u in de omschrijving. Voorbeelden van dit soort vragen zijn: “Ben ik begrepen?”, “Is er naar me geluisterd?”, “Wil ik dit product/deze dienst echt kopen?”, “Wordt mijn probleem hiermee opgelost?” en “Past dit aanbod/dit bedrijf bij mij?” Door naar antwoorde te zoeken op deze onbewuste vragen krijgt de klant een beter beeld van uw aanbod en over hoe goed dit aansluit bij waarnaar ze op zoek zijn.

De omschrijving van wat u aanbiedt is een perfecte plek om deze vragen te beantwoorden. U bespreekt de werkzaamheden, de materialen en natuurlijk ook het eindresultaat dat u wilt bereiken. Zorg ervoor dat u hierin niet afwijkt van wat de klant heeft aangevraagd.

  1. De offerte lezen

Nu is de klant klaar om uw offerte goed door te lezen. Ze bekijken alles wat u voorstelt en dus ook de prijs. Is de klant onder de indruk, dan wekt deze fase geloof op, wat hem of haar al een grote stap dichter bij een acceptatie brengt. Het is voor de klant tijdens deze fase erg belangrijk om te zien hoe de prijs die u vraagt tot stand is gekomen. Als de totaalprijs uit veel onderdelen bestaat, dan verwijst u voor een toelichting naar de bijlage. Is dat niet het geval, dan geeft u de verschillende onderdelen aan op de offerte zelf.

De klant wil zeker zijn dat er geen extra kosten zijn en ze willen ook weten, indien van toepassing, wat de maximale prijs is of wat de marge is waarmee u mag afwijken van het totaalbedrag. Dit heeft u in uw gesprek al vastgesteld. Men houdt niet van mogelijke extra kosten, dus wees compleet en duidelijk. Vergeet ook de betalingsvoorwaarden niet. Wilt u een aanbetaling zien, wilt u in termijnen betaald worden en wanneer, enzovoorts.

  1. Feedback

Een volgende fase is het vragen van feedback bij collega’s, leidinggevenden of partners. De klant heeft zich een mening gevormd over uw offerte en vraagt bevestiging bij anderen. Behalve door te zorgen voor een professionele en verzorgde offerte heeft u tijdens deze fase weinig zelf in de hand. Wat u wel kunt meenemen is dat de personen bij wie feedback gevraagd wordt in de eerste fase zitten en uw offerte voornamelijk zullen scannen. Het achterlaten van een goede eerste indruk is dus ook hier essentieel.

  1. Een antwoord formuleren

De klant is klaar om een antwoord te formuleren en komt tot een beslissing. Als u stap 1 tot en met 3 goed heeft ingevuld en de klant gemakkelijk aan de juiste informatie heeft geholpen die hij of zij nodig had, dan is er een grote kans dat uw offerte ondertekend wordt teruggestuurd. Is dat niet het geval en is er tijdens het proces onduidelijkheid of ontevredenheid naar voren gekomen, dan bent u waarschijnlijk niet degene die ze kiezen.

Wat moet uw offerte bevatten?

Kijkende naar dit proces kunnen we puntsgewijs aangeven wat uw offerte moet bevatten om de vragen van de klant tijdens de verschillende fases te beantwoorden.

Fase 1: scannen

  • Een nette opmaak.
  • Een goede presentatie.
  • Bulletpoints of een tabel.
  • Geen fouten.
  • Rustig voor het oog.

Fase 2: onbewuste vragen

  • Een krachtige opening.
  • Een korte, duidelijke en alomvattende omschrijving.
  • De voorwaarden (materialen, werkzaamheden, eindresultaat) die de klant tijdens het gesprek heeft aangegeven.

Fase 3: lezen

  • Uw offerte is foutloos.
  • De prijs opbouw wordt duidelijk uitgelegd, eventueel in een bijlage.
  • Betalingsvoorwaarden en –termijnen.
  • Wanneer kunt u beginnen?
  • Hoe lang gaat het duren?
  • Wat zijn de garantieregelingen?
  • Hoe lang is de offerte geldig?
  • Vaste prijs, prijs indicatie, maximale prijs, richtprijs?
  • Wat is de marge waarmee u van de totale prijs mag afwijken?
  • Goede en relevante bijlagen.

Fase 4: feedback

  • Zie fase 1.

Fase 5: antwoorden

Win de slag

Met een goede offerte wint u het van uw concurrenten. En het offerte beslissingsproces is dan een belangrijke leidraad voor hoe uw offertes gelezen worden. U kunt bij de bovenstaande lijstjes vast zelf ook punten bedenken waarmee u inspeelt op de denkwijze van uw klanten. Lees uw offerte alsof u één van hen bent en vraag uzelf af wat u wilt weten en wanneer. Goede offertes zitten duidelijk in elkaar, zijn makkelijk te vergelijken en geven u de overhand.