Offertesoftware kan u het leven aanzienlijk gemakkelijker maken. U krijgt bepaalde mogelijkheden met betrekking tot de opmaak en presentatie, u kunt verschillende onderdelen van uw bedrijfsvoering bij uw offertesoftware betrekken en u versnelt uw offerte-orderproces aanzienlijk. Het is dan wel belangrijk dat u offertesoftware uitkiest die bij u past en dat doet wat u nodig heeft. Doet u dit niet goed, dan is er een kans dat de software u het leven juist moeilijker maakt. De onderstaande informatie helpt u bij het maken van een keuze.

De verschillende soorten software

Er zijn een aantal verschillende soorten software waaruit u kunt kiezen. En deze hebben allen bepaalde voor- en nadelen die belangrijk zijn bij het maken van uw keuze. Hier behandelen we de meest bekende software opties die u heeft en wat de voor- en nadelen zijn per optie.

  1. Een boekhoudprogramma met een offertemodule

U hoeft niet alleen te kiezen voor een offerteprogramma, maar er worden ook boekhoudprogramma’s aangeboden waar al een offertemodule bij inzit. Dat heeft natuurlijk bepaalde voor en nadelen.

Voordelen

  • U brengt al uw boekhoudsoftware inclusief het offerteprogramma onder op één plek.
  • Daardoor koppelt u de verschillende modules van het programma aan elkaar en kunt u, bijvoorbeeld, een prijslijst aan uw offertemodule koppelen.
  • U maakt van uw offertes in een paar minuten een order of een factuur.

Nadelen

  • Dit is geen goede optie als u geen compleet boekhoudprogramma nodig heeft of al hebt.
  • In dit soort programma’s is er weinig ruimte voor veranderingen in opmaak en het toevoegen van bijlagen.

  1. Een CRM-pakket

CRM staat voor Customer Relationship Management en dat is een bedrijfsstrategie waarbij de relatie met de klanten centraal staat. CRM software is dus een alomvattend programma om uw CRM bedrijfsstrategie te ondersteunen en daar zit vaak ook een offertemodule bij. De voor- en nadelen van dit systeem zijn soortgelijk als bij het boekhoudprogramma, maar er zijn enkele verschillen.

Voordelen

  • U heeft één overkoepelend programma voor de gehele salesfunnel.
  • Met dit programma zet u uw offertes om in pakbonnen, orders, bevestigingen en facturen.
  • U volgt het gehele proces per verkoper in uw programma.

Nadelen

  • Als u enkel een programma nodig heeft om offertes te maken, is dit geen optie. Het is veel te uitgebreid.
  • CRM-pakketten werken niet online.

Enkele voorbeelden

Als u geïnteresseerd bent in een CRM-systeem met een aparte offerte module, dan zijn er een aantal programma’s waaruit u kunt kiezen. Gripp is een zeer uitgebreid pakket waarmee u een offertemodule krijgt die met één klik een offerte voor u in elkaar zet. De klant krijgt de mogelijkheid om deze online te accepteren. Gripp is erg goed betaalbaar en prijzen beginnen bij €30 per gebruiker per maand. Zoekt u een goedkopere oplossing waarbij u verschillende functionaliteiten kunt uitvoeren en een programma krijgt van een bedrijf dat al 36 jaar ervaring heeft op het gebied van CRM-systemen? Dan is Perfectview een goede optie. Hiervoor betaalt u slechts €12.50 per gebruiker per maand en krijgt toegang tot een aantal apps, een aantal modules die te koppelen zijn en onbeperkte dataopslag.

  1. Software speciaal voor offerte

Er is ook software beschikbaar dat alleen voor het maken van offertes bestemd is. Hier krijgt u dan geen andere modules bij, maar richt u zich enkel en alleen op het samenstellen van een goede en klantgerichte offerte. Hier zijn ook voor- en nadelen aan verbonden.

Voordelen

  • U krijgt een programma dat volledig toegewijd is aan het samenstellen van offertes,
  • De mogelijkheden met betrekking tot opmaak en presentatie zijn groot.
  • U krijgt ook beschikking over een analyseprogramma waarmee u inzicht krijgt in de voortgang van uw offertes (hoe vaak bekeken, hoe lang bekeken, zijn de bijlagen bekeken, enzovoorts).
  • Een enkel programma is aanzienlijk goedkoper dan een overkoepelend programma.

Nadelen

  • Een programma alleen voor offertes is weer een extra programma om mee te werken. Het is afzonderlijk en niet onderdeel van een pakket dat u al heeft.
  • Het is niet mogelijk om andere processen en programma’s bij deze software te betrekken. U kunt uw offerte niet omzetten in een factuur of order, bijvoorbeeld. Dat moet u dan handmatig doen.

Enkele voorbeelden

Er zijn een aantal Nederlandse programma’s die u kunt gebruiken voor het maken van offertes. Simpelbase is hier een voorbeeld van. U betaalt eenmalig een bedrag van €379 en kunt het programma downloaden. Het is oom mogelijk om het gratis te gebruiken voor 45 dagen om te zien of het u bevalt. Offery is een programma waarmee u voor €30 per gebruiker per maand onbeperkt offertes kunt aanmaken. Appalti is ongeveer even duur en is vergelijkbaar met Offery. Programma’s uit het buitenland die goed zijn, zijn Proposify en Better Proposals.

Hoe kiest u uw offerte software uit?

De beste manier om te bepalen welke software u wilt aanschaffen is om in eerste instantie te bedenken wat u ermee wilt kunnen doen. Als u alleen betere offertes wilt kunnen maken en meer mogelijkheden wilt hebben wat betreft de opmaak en de presentatie, dan is een programma dat zich specialiseert in alleen offertes een goede keuze. Wilt u een alomvattend systeem aanschaffen waar u uw gehele salesfunnel mee wilt kunnen beheren, dan is een CRM-pakket of een boekhoudprogramma beter.

Uiteraard is het ook belangrijk dat u kijkt naar de programma’s die u momenteel al in gebruik heeft en die u aan uw nieuwe programma wilt koppelen. Vervolgens gaat u nadenken over wat u van het programma verwacht. Wilt u een eigen huisstijl of bijlagen toe kunnen voegen, welke analysemogelijkheden wilt u hebben en in hoeverre wilt u in staat zijn om de opmaak en de layout aan te passen?

Probeer het uit

Het is altijd een goed idee om de programma’s eerst een tijdje uit te proberen. Perfectview is bijvoorbeeld 2 weken gratis en Simpelbase gebruikt u 45 dagen voordat u een beslissing moet maken over of u het wilt aanschaffen of niet. De meeste aanbieders staan open voor een dergelijke proefperiode, wat betekent dat u een unieke kijk in de keuken krijgt van dat programma. Doe dit met een aantal opties die u heeft en u maakt een keuze die weloverwogen is en gebaseerd op praktijkervaring.