Peter Kraljic, voormalig directeur bij McKinsey, is de grondlegger van de Kraljic Inkoop Portfolio Matrix. Hij publiceerde deze in 1983 in Harvard Business Review. Ook al is dit al bijna 50 jaar geleden, de Matrix wordt nog steeds als inkoopstrategie gebruikt door grote bedrijven wereldwijd. Het is goed om deze Matrix te gebruiken en toe te passen bij uw inkopen, maar u kunt uw offertes er ook mee verbeteren. Hier leest u meer over wat de Kraljic Matrix precies is en hoe u hiervan profiteert.

Twee classificaties

Kraljic maakte onderscheid tussen producten door deze allereerst in twee groepen te verdelen. Deze twee groepen vormen de horizontale- en de verticale as in de Kraljic Matrix.

  • Inkooprisico: het inkooprisico van een product beschrijft hoe gemakkelijk het te krijgen is. Als er veel leveranciers zijn die het product leveren, dan is het inkooprisico laag. Ook de politieke situatie in de regio waar het product wordt geleverd speelt een rol bij het bepalen van het inkooprisico. Het inkooprisico komt op de horizontale as van de Matrix te staan.
  • Bedrijfsresultaat: hoe beïnvloedt de beschikbaarheid van het product het succes van de organisatie? De invloed op het bedrijfsresultaat is groot als er problemen ontstaan als het niet op voorraad is. De invloed op de bedrijfsresultaten staat op de verticale as.

Vier kwadranten

De Matrix met de horizontale- en verticale as is vervolgens onder te verdelen in vier kwadranten. Deze kwadranten staan voor vier verschillende soorten producten. Door uw product of dienst te beoordelen naar gelang inkooprisico en prijsresultaat komt u dan in een bepaalde groep terecht. Kraljic maakt onderscheid tussen strategische producten, hefboomproducten, routineproducten en knelpuntproducten.

  1. Strategische producten

Strategische producten zijn producten waarvan er maar een beperkt aantal aanbieders bestaan. Als u hier de leverancier van bent, dan bent u hier dus één van. De inkoper wil bij u zeker stellen dat u het product kunt leveren en dat heeft vaak een persoonlijke relatie als gevolg tussen u en de inkoper. Voor strategische producten is een inkoper op zoek naar een partner die deze langdurig kan leveren en die betrouwbaar is.

Voor de inkoper hebben strategische producten veel invloed op het bedrijfsresultaat en hebben een hoog inkooprisico. Ze staan rechts boven in de Kraljic Matrix.

  1. Hefboomproducten

Hefboomproducten zijn producten die de financiële situatie in een bedrijf direct beïnvloeden. Bij deze producten zal een inkoper echt gaan rondkijken naar de beste leverancier en zal deze prijsonderhandelingen beginnen en vergelijkingen maken. Ook gaat deze op zoek naar volumebestellingen om de prijs naar beneden te halen.

Voor de inkoper hebben hefboomproducten veel invloed op het bedrijfsresultaat, maar is er een laag inkooprisico. Deze groep staat links boven in de Kraljic Matrix.

  1. Knelpuntproducten

De knelpunt- of bottleneck producten zijn producten die door weinig leveranciers worden aangeboden, maar die ook weinig waarde hebben. Het is voor de inkoper dus belangrijk dat ze op voorraad zijn en dat de voorraad regelmatig wordt aangevuld. Leveranciers zullen deals met u aangaan en volumebestellingen plaatsen. Hierbij wordt er minder op prijs gelet dan bij de strategische producten.

Voor de inkoper hebben knelpuntproducten weinig invloed op het bedrijfsresultaat, maar is er wel een hoog inkooprisico. Deze groep staat rechts onderaan de Kraljic Matrix.

  1. Routine producten

Routineproducten zijn gemakkelijk te krijgen en hebben voor de inkoper weinig waarde. Het inkopen van deze producten is meestal geautomatiseerd. Een inkoper zal er weinig moeite voor doen om deze producten te proberen te vinden. Er worden geen deals gesloten met leveranciers en er wordt niet veel rondgekeken.

Voor de inkoper hebben knelpuntproducten weinig invloed op het bedrijfsresultaat en er is geen inkooprisico. Deze groep staat links onderaan de Kraljic Matrix.

De Kraljic Matrix gebruiken bij het opstellen van uw offertes

Ervan uitgaande dat u de leverancier bent, wordt het inkoopgedrag van uw klant beïnvloed door de Kraljic Matrix. Dit is overigens een matrix die zowel bij producten als voor diensten kan worden toegepast. U kunt uw offertes opstellen door te kijken naar de plek in de matrix van de producten of diensten die u aanbiedt en zo in te spelen op de inkoopbehoefte van de klant. Als u weet in welke kwadrant uw voorstel valt, dan gaat u daar op de volgende manieren mee om.

  1. Strategische producten

Klanten die strategische producten of diensten bij u willen bestellen hebben veel aandacht nodig. Het is belangrijk dat u exact van hen te weten komt wat ze bij u willen afnemen en dat u veel vragen stelt. U voegt informatie toe over de extra diensten die u levert, bijvoorbeeld hoe snel u een monteur ter plekke kunt hebben. In uw offerte stelt u een datum voor om deze persoonlijk met de klant te bespreken.

  1. Hefboomproducten

Inkopers van hefboomproducten zullen er alles aan doen om de laagste prijs te krijgen. Het is belangrijk om veel tijd te besteden aan deze klanten. In uw offerte maakt u het duidelijk wat de prijs is die u vraagt, maar ook wat u daarvoor teruggeeft. De toegevoegde waarde die de inkoper ervaart als ze met u verder gaan is hier erg belangrijk. Als u bang bent dat u uw prijzen te ver naar beneden moet halen, dan probeert u met de inkoper een langdurig contract aan te gaan.

  1. Knelpuntproducten

Bij de knelpuntproducten is het voor de verkoper vooral van groot belang dat u voldoende voorraad heeft. Zij willen zeker weten dat u ze met regelmaat en op tijd kunt leveren. Hier legt u geen nadruk op prijs, maar op uw voorraad van het product. In de offerte stelt u de inkoper gerust. Er is bij dit soort klanten een grote kans op een langdurige samenwerking. Ook al zijn het producten die niet erg duur zijn, u kunt er wel veel voordeel mee doen, omdat u één van de weinige leveranciers bent die ze aanbieden.

  1. Routineproducten

Voor de inkoper van routineproducten bent u als verkoper niet belangrijk. De klant wil voornamelijk iemand vinden waarbij ze gemakkelijk en snel producten kunnen kopen die voor het belang van het bedrijf niet erg hoog scoren en die ook weinig risico vormen bij het inkoopproces. Dit zijn producten die overal te krijgen zijn en die voor de klant weinig toegevoegde waarde hebben. Stelt u hier een offerte voor op, dan beschrijft u hierin voornamelijk zaken waarmee u het de inkoper gemakkelijk maakt om een bestelling te plaatsen. Denk dan bijvoorbeeld aan online bestellen, automatisch bestellen, direct bestellen via e-mail enzovoorts.

De Kraljic Matrix en uw offertes

Als u uw offertes opstelt met de Kraljic Matrix in uw achterhoofd, dan is de kans groter dat deze zal worden ondertekend. U speelt namelijk direct in op de behoefte van de inkoper en dat op een moment dat ze daar gevoelig voor zijn. Probeer uw producten en diensten volgens de Kraljic Matrix in te delen en u heeft een bijzonder krachtige tool om uw omzet mee te vergroten en uw concurrenten voorbij te gaan.