Dat de potentiële klant uw offerte heeft geaccepteerd betekent nog niet dat u er bent. Het gebeurt namelijk vaak dat klanten wel akkoord gaan met de offerte maar onder bepaalde voorwaarden of nadat de geldigheidstermijn al is verstreken. Er zijn dus heel wat zaken waar u rekening mee moet houden, zelfs nadat de offerte al door de klant is geaccepteerd.

U bent natuurlijk al blij dat de offerte door de klant is geaccepteerd, maar u dient nog wel alert te blijven. Lees hieronder verder om alles te weten over het accepteren van een offerte.

Wat is een offerte

Een offerte kan worden omschreven als een document dat een officieel aanbod naar een potentiële klant toe bevat. Een potentiële klant vraagt een offerte aan, waarna u als ondernemer een klantgerichte offerte opstelt en deze vervolgens naar de klant toestuurt. In een offerte staat omschreven wat uw producten en diensten zijn, wat de kosten zijn die hierbij betrokken zijn en welk voordeel de klant zal hebben bij het accepteren van de offerte. Middels een offerte kan een klant in één oogopzicht inzien wat de offerte precies inhoudt. Een offerte dient zo klantgericht mogelijk te zijn, waarbij u tijdens het verkoopgesprek actief dient te luisteren naar de problemen van de klant en vervolgens de klantbehoeften verwerken in de offerte. Zodra de offerte naar de klant is verstuurd dient u deze nog te presenteren aan de klant.

Onderdelen van een offerte

Als we het over offertes hebben kunnen we verschillende soorten offertes onderscheiden, namelijk dienst-offertes, product-offertes en project-offertes. Elke offerte bestaat uit een aantal vaste onderdelen, waaronder:

  • Een beschrijving van het product of de dienst.
  • Een beschrijving van het bedrijf die de offerte uitgeeft.
  • Een planning van het project of de deadline.
  • De prijs van de offerte, inclusief korting en btw.
  • De geldigheidstermijn van de offerte.
  • De algemene voorwaarde van de offerte.
  • De bijlagen indien van toepassing.

Verder is het belangrijk dat de offerte een geldige handtekening bevat zodat deze als rechtsgeldig kan worden beschouwd.

De klant accepteert de offerte

Een offerte kan op verschillende manieren worden geaccepteerd, waarbij u het sterkst staat als de offerte een handtekening van de klant bevat. Een handtekening van de klant maakt het accepteren van de offerte namelijk officieel wettelijk rechtsgeldig. Om nog sterker te staan dient u de offerte ook zelf te ondertekenen en vervolgens het tweevoudig ondertekend document retour sturen naar de klant. Een offerte kan ook mondeling of telefonisch worden geaccepteerd.

Klant gaat wel akkoord maar met afwijkingen

Het gebeurt wel vaker dat een klant wel akkoord gaat met uw offerte, maar wel onder bepaalde voorwaarden. Hierbij kunnen we de volgende situaties onderscheiden:

  • De klant gaat wel akkoord met de offerte, mits u een korting geeft. In dit geval spreken we niet over een officiële overeenkomst maar over een tegenbod. Pas wanneer u ook akkoord gaat met het tegenbod van de klant is de overeenkomst rond en is de offerte dus goedgekeurd.
  • De klant is wel bereid om met u samen te werken maar is het niet helemaal eens met de offerte. Hierbij gaat het meestal om een niet-essentiële afwijking van de offertevoorwaarden.

De klant accepteert de offerte te laat

De potentiële klant kan uw offerte ook accepteren, maar dan net te laat. Indien u een geldigheidstermijn aangeeft in de offerte, dan dient de klant hier rekening mee te houden en binnen de aangegeven termijn reageren. In dit geval is de offerte niet meer rechtsgeldig en ontstaat er dus geen overeenkomst. In het geval dat u de klant toch graag wilt binnenhalen, dan dient u contact op te nemen met de klant en aangeven dat u de overeenkomst wel aangaat ondanks dat deze te laat is geaccepteerd.

Het accepteren van een vrijblijvende offerte

Naast het aangeven van een geldigheidstermijn is het ook mogelijk om een vrijblijvende offerte uit te geven. In het geval van een vrijblijvende offerte heeft het bedrijf die de offerte uitgeeft het recht om het aanbod te wijzigen of zelfs in te trekken indien de klant niet reageert. Reageert de klant wel door te accepteren, dan dient het bedrijf zich ook te houden aan de voorwaarden van de uitgegeven offerte. Wilt u toch afzien van de overeenkomst? Dan dient u per direct de vrijblijvende offerte wijzigen of annuleren.

Ook nadat de klant uw verstuurde offerte al heeft geaccepteerd is het nog belangrijk om alert te blijven. Soms kan het namelijk zo zijn dat de klant wel akkoord gaat met de offerte maar onder bepaalde voorwaarden. Indien u wel aan deze voorwaarden wilt toegeven dan wordt de overeenkomst officieel gemaakt. Denk dus niet dat u nadat de offerte al is goedgekeurd u helemaal klaar bent. Nu begint het echte werk pas!