Checklist en tips offertes opstellen en uitbrengen

Het opstellen en uitbrengen van offertes is voor uw bedrijf een proces dat niet mag falen. Met uw offertes moet u de beste indruk mogelijk achterlaten op de klant en deze in weinig woorden proberen over te halen met u in zee te gaan. U kunt daarom de volgende checklist en bijbehorende tips gebruiken om dit proces voor u zo perfect mogelijk te laten verlopen.

Check 1: het ontwerp van uw offerte

Het is de bedoeling dat uw offertes voldoen aan een aantal eisen wat betreft het ontwerp en samenstelling op papier. U kunt de volgende checks gebruiken om te zien of uw offertes goed zijn samengesteld.

  • De offerte is niet meer dan 1 A4 groot.
  • De offerte bestaat minstens uit de volgende punten:
    • Alle administratieve informatie van uw bedrijf.
    • Een vervaldatum.
    • Een duidelijke omschrijving van de voorgestelde diensten.
    • Een kort overzicht van de totale kosten en hoe deze tot stand zijn gekomen.
    • Een samenvatting van een mogelijke aanbetaling en de betaaltermijnen.
    • De manieren waarop de betalingen kunnen worden voldaan.
    • Een vermelding van een vervolgafspraak of opvolgingsgesprek.
    • Een korte vermelding van de keurmerken, certificeringen en vakverenigingen die u mag voeren of waar u lid van bent.
    • Andere informatie die in uw branche belangrijk is.
  • U gebruikt een vaste huisstijl die professioneel is en serieus overkomt.
  • Extra informatie voegt u toe als bijlage en u verwijst hiernaar in de offerte.
  • U gebruikt geen lange lappen tekst, maar vat deze eventueel samen door middel van bulletpoints.
  • De klant kan in één oogopslag zien wie u bent, wat u aanbiedt en welke prijs u hiervoor vraagt.

Tip 1: zorg ervoor dat u geen standaard en geautomatiseerde offerte uitstuurt, maar dat u deze voor elke klant apart samenstelt. Iedere opdracht is anders en iedere klant is anders en via uw offerte kunt u duidelijk maken dat u uw aanvragen niet over één kam scheert.

Tip 2: hoe kwalitatiever het aanvraagformulier, hoe kwalitatiever uw offertes. Vraag daarom in uw aanvraagformulier om duidelijke informatie van de klant. Vraag uzelf af welke informatie u nodig heeft om een goede en complete offerte op te stellen en maak deze verplicht. Hierdoor verloopt uw proces sneller, hoeft u niet terug naar de klant met vragen en kunt u exact aangeven wat de eindprijs zal zijn.

Tip 3: gebruik bijlagen in uw voordeel, maar zorg dat ze altijd relevant zijn en dat u naar de bijlagen verwijst in de offerte. Goede voorbeelden van relevante bijlagen zijn bijvoorbeeld de garantieregeling, de algemene voorwaarden, bouwtekeningen, behaalde certificaten en referenties.

Check 2: het proces

U krijgt goede aanvragen binnen en u heeft een offerte ontworpen die voldoet aan de belangrijkste eisen. Nu kunt u beginnen met het stroomlijnen van uw proces en het uitsturen van de offertes.

  • Maak één of meerdere vaste personen verantwoordelijk voor het samenstellen en uitsturen van de offertes.
  • Zorg ervoor dat alle offertes die worden uitgestuurd een vervaldatum hebben, een opvolging hebben en dat deze zorgvuldig worden bijgehouden in een digitale lijst.
  • Laat aanvragen voor offertes niet langer dan 4 uur liggen en zorg ervoor dat aan het einde van de dag alle aanvragen zijn afgehandeld.
  • Zorg ervoor dat alle offertes die worden uitgestuurd uniek zijn en van uitmuntende kwaliteit.

Tip 4: zorg ervoor dat uw offertes altijd een vermelding hebben van een opvolging en als het mogelijk is bespreekt u dit alvast met de klant voordat de offerte de deur uitgaat. Bij een offerte met een vervaldatum in drie weken, kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u na twee weken even zal bellen om te kijken of alles duidelijk is en om de vervolgstappen door te nemen. Op die manier geeft u aandacht aan de klant en laat u hen merken dat ze belangrijk voor u zijn.

Check 3: de opvolging van de offertes

Nadat de offertes tijdig zijn uitgestuurd gaat het opvolgingsproces in werking. Als het goed is heeft u een vervaldatum  gegeven en dit is voor u ook de deadline voor het ontvangen van een antwoord van de klant. Als u hier een goed proces voor heeft, dan zal u merken dat u klanten die niet tijdig reageren ook binnen kunt halen als u er aandacht aan besteedt.

  • Gebruik een duidelijke lijst met de offertes die zijn uitgestuurd, wat de vervaldatum is en welke opvolgacties er zijn uitgevoerd.
  • Bepaal na hoeveel tijd u opvolging wilt geven aan de uitgestuurde offertes, bijvoorbeeld 1 week of 2 weken nadat deze is verzonden.
  • Gebruik een vaste werknemer om opvolging te geven aan de offertes en gebruik hier en vaste tijdslijn voor.
  • Benader de mogelijke klanten op een proactieve manier door te kijken naar de vervolgstappen en door samen de offerte door te nemen.
  • Vraag bij een afwijzing altijd naar de reden waarom en zet deze informatie om in een positieve verandering in uw proces.
  • De offertes die zijn opgevolgd vinkt u af in uw lijst met een opmerking erbij van de uitkomst van het gesprek.

Tip 5: benader de klant altijd via de telefoon en niet via e-mail. U krijgt zo een veel sneller resultaat en u kunt direct ingrijpen als het gesprek de verkeerde kant op gaat. U dwingt de klant met u te praten terwijl een e-mail gemakkelijk genegeerd of verwijderd kan worden.

Check 4: de afronding van de klus

Nadat de klant uw offerte binnen de vervaltijd heeft geaccepteerd kunt u beginnen met de voorbereidingen op de werkzaamheden en de order zelf. Vergeet dan de volgende punten niet.

  • Houdt u altijd aan de afspraken die u heeft gemaakt in de offerte. Wijk niet af van het totaalbedrag, van de betaaltermijnen en van de voorgestelde diensten.
  • Houdt de klant op de hoogte van de voortgang van de order. Als er om een wijziging wordt gevraagd, dan past u de huidige offerte direct aan en deelt deze met de klant.
  • Uw debiteurenproces gaat van start als de klant niet tijdig en volgens afspraak betaalt.
  • De offerte kan pas worden afgesloten en worden opgeborgen als deze volledig is voldaan.

Tip 6: wees te allen tijde duidelijk tegen de klant over de voortgang van de order en van de financiële stand van zaken. In sommige sectoren is het erg goed mogelijk dat er tijdens de uitvoering dingen veranderen, maar de klant moet hier altijd van op de hoogte worden gebracht inclusief de financiële gevolgen ervan. Als dit betekent dat er van de offerte wordt afgeweken, zal u op nieuw een overeenkomst moeten aangaan met de klant.