Valkuilen offertes opstellen en uitbrengen

Als u een eigen bedrijf heeft, dan weet u waarschijnlijk als geen ander hoeveel mogelijke klanten eerst vragen om offertes. Dit is voor de klant natuurlijk begrijpelijk, maar voor u is dit veel werk waar mogelijk niets van komt. Toch is het belangrijk dat u deze taak serieus neemt, want de meeste klanten zijn niet op zoek naar de goedkoopste specialist. Ze zoeken iemand die te vertrouwen is, die voor hen een stapje verder gaat en die vakkundig te werk gaat. Via uw offertes kunt u de klant overtuigen dat u de beste specialist bent voor de klus en daarom is het correct opstellen en uitbrengen van offertes essentieel. Doet u dit niet goed, dan raakt u klanten kwijt aan de concurrentie. U kunt de onderstaande valkuilen en oplossingen gebruiken om uw offertes succesvol te maken.

  1. Geautomatiseerde offertes sturen: u kunt schitterende offerte software aanschaffen waarmee u geautomatiseerde offertes naar iedere aanvrager stuurt. En ook al is dit snel en handig, u wint er waarschijnlijk geen klanten mee. Een klant vraagt offertes op om een specialist te vinden die hen een betere service kan aanbieden dan de rest. Met een geautomatiseerde of te algemene offerte kunt u dat bericht niet goed overbrengen.
  2. Te laat reageren: wij begrijpen dat het veel werk is om voor elke aanvraag offertes op te maken en soms heeft u hier misschien wel geen tijd voor. Als u echter te laat reageert, dan is de concurrentie u mogelijk voor geweest wat wederom betekent dat uw offerte in de grijze massa verdwijnt. Zet hier eventueel een vaste medewerker op, zodat deze de aanvraag direct op kan pakken wanneer deze binnenkomt. Vanaf dat moment is het namelijk een race naar de finish.
  3. Geen specifiek aanvraagformulier: een manier waarop u uw offertes beter kunt maken is door er zorg voor te dragen dat uw aanvraagformulier specifiek en compleet is. U krijgt dan al direct duidelijke informatie van de klant waarmee u uw offerte sneller kunt maken, maar waarmee u de offerte ook exact kunt toepassen op de wensen van de klant.
  4. De offerte is te omslachtig en te lang: wanneer de klant uw offerte ontvangt dan wil deze in één oogopslag maar een paar dingen kunnen zien: hoeveel gaat het kosten en wat krijg ik er van dit bedrijf voor terug? Gebruik daarom geen cliché openingszinnen, maak de teksten niet te lang en zorg ervoor dat de informatie duidelijk gerangschikt is. Het is de bedoeling dat alles op een A4 blaadje past.
  5. Geen professionele huisstijl gebruiken: als een klant uw offerte in handen heeft en bekijkt, dan is het de bedoeling dat deze direct kan zien van wie de offerte afkomstig is en dat dit een professioneel en serieus bedrijf is. Gebruik daarom dezelfde huisstijl voor al uw marketingmaterialen, van uw website tot uw visitekaartjes en van uw relatiegeschenken tot uw offertes. Dit komt professioneel en vertrouwd over op de klant.
  6. Wat maakt uw bedrijf uniek: het is echt een kunst om met zo min mogelijk woorden te laten zien waarom u het beste bedrijf bent voor de klus. De klant zal uiteraard direct naar de prijs kijken, maar de diensten die u daarvoor levert zijn net zo belangrijk. Zorg er daarom voor dat u iets kunt bieden dat de rest niet kan. De meeste klanten vinden het niet erg om iets meer te betalen als ze zeker weten dat ze hier een betere service voor terugkrijgen.
  7. Geen keurmerken vermelden: één van de manieren waarop u zichzelf kunt onderscheiden van de concurrentie is door middel van keurmerken. Er komen dagelijks meer bedrijven bij, vooral nu de economie weer gezond is. Klanten gaan op zoek naar kwaliteit en dat vinden ze door naar keurmerken te zoeken. Mag u een keurmerk voeren vermeld dit dan met het logo op uw offertes zodat de klant in één oogopslag kan zien wat u te bieden heeft.
  8. Geen opvolging uitvoeren: als een klant niet reageert op uw offerte, dan betekent dit niet direct dat ze voor iemand anders hebben gekozen. Misschien twijfelt de klant nog of zijn er nog onduidelijkheden die moeten worden opgeklaard. Als u een paar dagen niets hoort, neem dan contact op met de klant om te vragen of u nog iets voor ze kunt betekenen. Bellen is dan altijd het beste, zodat u direct antwoord kunt geven en duidelijkheid kunt scheppen. Door de offertes op te volgen kunt u een deal sluiten die u anders mogelijk had opgegeven.
  9. Geen vervaldatum gebruiken: goede en complete offertes hebben altijd een vervaldatum. Als de klant voor deze datum niet gereageerd heeft dan komt uw aanbod te vervallen en zal er een nieuwe offerte moeten worden aangevraagd. Op die manier voorkomt u dat een klant een oude offerte wil gebruiken terwijl uw diensten in de tussentijd veranderd zijn. In twee of drie weken heeft de klant voldoende tijd om een beslissing te maken.
  10. Extra kosten niet vermelden: zorg ervoor dat de prijs die u geeft op uw offerte alles inclusief is en dat u dit duidelijk maakt naar de klant. Deze willen natuurlijk niet later verrast worden door extra kosten, zoals voorrijkosten of de huur van hulpmiddelen. Maak duidelijk aan de klant hoe de prijs tot stand is gekomen en dat deze binnen de vervaldatum niet zal veranderen.
  11. Geen bulletpoints gebruiken: veel offertes geven de klant een overload aan informatie en u kunt dit aanzienlijk gemakkelijker te verwerken maken als u het alvast rangschikt. Bulletpoints zijn hier een ideaal hulpmiddel voor. Gebruik deze bijvoorbeeld bij de opsomming van de diensten die u voorstelt te leveren. De beste lijstjes hebben niet meer dan 5 en niet minder dan 3 bulletpoints. Hoe minder tekst u heeft in de rest van de offerte, hoe meer deze punten op zullen vallen.
  12. Geen bijlagen toevoegen: de offerte moet kort maar krachtig zijn, maar dat betekent niet dat u niet meer te vertellen heeft. U kunt extra informatie toevoegen door middel van bijlagen, maar zorg er wel voor dat u daar dan naar verwijst in de offerte zelf en dat ze relevant zijn. Goede voorbeelden van mogelijke bijlagen zijn bijvoorbeeld de algemene voorwaarden, de productspecificaties, bouwtekeningen en –modellen of referenties.
  13. Gemakkelijke betaalmethoden aanbieden: klanten zoeken gemak en het betalen van de klus moet daarom gedaan kunnen worden met een snelle en gangbare methode. Bied daarom altijd meerdere betaalmethoden aan, waarmee u de klant een aantal opties geeft. Houdt er ook rekening mee dat (oudere) klanten vaak nog huiverig zijn om online betalingen te doen of niet begrijpen hoe dat moet. De optie om het geld over te maken via de bank of met een betaalcheque (hoe ouderwets dit ook lijkt) mag daarom niet ontbreken.
  14. Ingewikkelde termijnen en aanbetalingen: in sommige sectoren zijn aanbetalingen en termijnen erg normaal, maar als u deze kunt vermijden, doe dit dan. Voor klanten maakt dit het allemaal alleen maar ingewikkelder. Kunt u hier niet omheen (in veel gevallen is dat erg begrijpelijk), zorg er dan voor dat de aanbetaling laag is en dat u deze garandeert. Gebruik niet meer dan vier termijnen op belangrijke punten tijdens het proces en zorg ervoor dat het bedrag dat moet worden overgemaakt tijdens deze termijnen gelijk is. Zo blijft het duidelijk voor de klant en krijgen ze niet het gevoel onnodig geld uit te geven zonder hier nog iets voor terug te hebben gezien.

Op deze manier kunt u uw offertes gebruiken als krachtige marketingmiddelen en hoeft u dit proces niet meer te zien als lastig en vruchteloos. Laat met uw offerte zien dat u professioneel, vakkundig, bijzonder en serieus bent en geef de klant direct het idee dat u de klus graag oppakt als ze uw offerte accepteren. U zal snel merken dat de prijs die u geeft dan veel minder belangrijk is, maar dat de boodschap die u uitdraagt de doorslaggevende factor wordt. Doet u dit goed, dan kunt u op deze manier aanzienlijk meer klanten binnenhalen.