Op het moment dat u zelf geen tijd heeft om de verloning van uw personeel uit te voeren is het een goed idee om een payroll bedrijf in de arm te nemen. Uiteraard wilt u daarvoor het beste bedrijf inhuren. Feit is dat er geen gradaties bestaan in goede en slechte payroll bedrijven. Dat is iets wat u zelf zult moeten uitzoeken. Wel hebben we een aantal zaken op een rij gezet waar u op let wanneer u een payroll bedrijf in dienst gaat nemen.

Kijk naar de specialisatie

Payrolling bedrijven zijn er in meerdere specialisaties. Er zijn specialisten voor de zorg maar bijvoorbeeld ook voor zakelijke dienstverlening zoals callcenters. Daarnaast zijn er bedrijven die zich richten op de land- en tuinbouw en de industrie. Door een payroll bedrijf met de juiste specialisatie te kiezen weet u zeker dat u een bedrijf in de arm neemt wat volledig op de hoogte is van geldende CAO’s. Op die manier hoeft u zelf zo min mogelijk juridische kennis op een bepaald gebied te hebben.

Kijk naar de rekenfactor

Een payroll bedrijf zal altijd de tarieven bepalen aan de hand van een rekenfactor. Dat kan bijvoorbeeld een factor 1,5 of 1,6 zijn. Het gaat hier om een berekening die men loslaat op het bruto uurloon van een medewerker. Deze rekenfactor bepaalt hoeveel u betaalt aan het payroll bureau. Er kunnen behoorlijk grote verschillen zitten tussen deze bureaus. Dat komt vooral doordat men bepaalde zaken al dan niet betaalt vanuit deze factor. U mag daarbij denken aan belastingtechnische zaken, reserveringen, ziektegeld reserveringen en pensioenopbouw. Een deel van deze rekenfactor is uiteraard bedoeld voor de vergoeding van de payroll organisatie.

Kijk naar het risico van het ziekteverzuim

Ziekteverzuim is een zeer kostbaar iets voor werkgevers maar ook voor payroll organisaties. Dat is de reden waarom payroll bedrijven er in een aantal gevallen van af zien om dit risico te dragen. Het risico komt dan bij u als werkgever te liggen en dat houdt in dat u een extra stuk reservering zult moeten gaan opbouwen. Dit is iets wat u terugziet in de rekenfactor die payroll organisaties op het brutoloon toevoegen. Daarnaast is er een verschil vanaf de periode waarbij het risico bij u of bij de payroll organisatie ligt. Een termijn van twee weken is doorgaans standaard voor de werkgever terwijl een termijn tot twee jaar dan bij de payroll organisatie terecht komt. U zult dus altijd voor de korte termijn een reservering moeten opbouwen om deze kosten op te vangen.

Let op de pensioenpremies

Als personeelslid heeft u het recht op een opbouw van een pensioenfonds. Dat kan op twee manieren. Het kan zijn dat het payroll bedrijf een afdracht doet naar uw pensioenfonds maar het kan ook zijn dat uw werkgever een eigen pensioenfonds heeft waar de inleg in wordt gedaan. Ook hier heeft dit zijn weerslag op de rekenfactor. Wanneer u zelf de kosten nog moet gaan maken zult u ook hiervoor een reservering moeten inbouwen.

Let goed op met de opbouw van verlofdagen

Verlofdagen zijn een post die gereserveerd wordt aan de hand van het loon van de werknemer. Er wordt een deel apart gezet. Veel payroll bedrijven die de volledige administratie uit handen nemen zullen ook deze opbouw van verlofdagen op zich nemen. Er zijn echter ook payroll bedrijven die dit aan u overlaten. Men gaat er dan vanuit dat u zelf een reservering opbouwt om de verlofdagen uit te betalen aan uw personeel. Dit is een reservering die u gemakkelijk kunt maken omdat ook in dit geval de rekenfactor een stuk lager is. Zorg er voor dat u deze reservering ook heel bewust maakt, om te voorkomen dat u met uw bedrijf in de problemen geraakt wanneer er meerdere verlofdagen worden opgenomen.

Het lidmaatschap van een branche organisatie en een certificering

Een payroll organisatie die niet is aangesloten bij een branche organisatie en die geen certificering kan aantonen zal doorgaans een stuk goedkoper zijn dan een bedrijf waarbij dit wel het geval is. Feit is dat u hierop duidelijk een onderscheid kunt maken. Het niet gecertificeerde bedrijf wat niet bij de branche organisatie hoort heeft het alleenrecht. U heeft geen kijk op de reserveringen die worden gedaan. Daarnaast heeft u geen kijk op de correcte toepassing van het arbeidsrecht en het uurloon wat uiteindelijk wordt uitbetaald. Kies dus altijd ene bedrijf wat gecertificeerd is en wat is aangesloten bij de branche organisatie.

Let op de fiscale verklaring omtrent de afdracht van loonbelasting

Een payroll organisatie dient op tijd de loonbelasting af te dragen aan de belastingdienst. Men kan aantonen dat dit tijdig gebeurt via de fiscale verklaring. Die kan men aan u tonen wanneer u daarom vraagt. Kan men dat niet, dan heeft u reden om te vermoeden dat er wordt gesjoemeld met de belastingafdracht. Dat is iets waar u later door in de problemen kunt geraken met de belastingdienst.

Kijk naar offertes

Wanneer u een eigen top 3 van payroll bedrijven voor uw organisatie wilt zien klikt u op onderstaande button. U ontvangt een aantal offertes van payroll organisaties die aan uw eisen voldoen inclusief de rekenfactor die men toepast. Zo bespaart u aanzienlijk en daarnaast krijgt u de dienstverlening waar u behoefte aan heeft.