Als u een payroll bedrijf gaat inschakelen geeft u een heel belangrijk deel van uw bedrijfsvoering, namelijk de verloning van uw personeel, uit handen. Dat klinkt als de ideale oplossing maar er kunnen ook nog zaken misgaan. We hebben een aantal van deze valkuilen voor u op een rij gezet.

Denken dat payrolling hetzelfde is als een uitzendbureau

Er zijn veel mensen die kiezen voor payrolling omdat ze de term verwarren met die van een uitzendbureau. Feit is dat u met twee compleet andere organisaties te maken heeft. Bij een uitzendbureau wordt er personeel voor u geselecteerd wat door u in tijdelijk dienstverband wordt genomen. Bij payrolling is het zo dat u zelf het personeel selecteert wat vervolgens door de payroll organisatie wordt betaald. Daarnaast zit er nog een belangrijk verschil in de verloning maar daar komen we later op terug.

Denken dat payrolling personeel minder wordt betaald

Wanneer u gebruik maakt van flexibele krachten via een uitzendbureau zal men doorgaans minder betaald krijgen dan de vaste krachten. U heeft daar geen zicht op omdat u een vast tarief per uur betaalt voor het personeelslid waarbij u dus verwacht dat het tijdelijke personeelslid een gelijk uurloon verdient. Niets is minder waar. Een uitzendbureau heft behoorlijk wat overheadkosten over het uurloon waardoor uitzendkrachten vaak tegen een veel lager loon werken.

Liever gebruik maken van een buitenlands uitzendbureau

Voor bepaalde werkzaamheden in bijvoorbeeld de land- en tuinbouw wordt gebruik gemaakt van seizoenkrachten van buitenlandse komaf. Het gaat dan om krachten die uit Oost Europese landen werken. Deze uitzendkrachten worden ingehuurd via speciale buitenlandse uitzendbureaus. Dit klinkt erg aantrekkelijk wanneer u ziet dat het personeel naar het werk wordt gereden, dat woonruimte voor ze is geregeld en dat daarnaast de uurlonen uitermate laag zijn. Feit is dat u een groot risico loopt dat u de wet overtreedt met deze krachten. De uitzendkrachten krijgen een uurloon betaald wat naar de maatstaven van hun eigen land van herkomst is berekend. Dat houdt in dat men er in ons land amper van kan rondkomen. Daarnaast wordt doorgaans op meerdere punten omtrent huisvesting en vervoer de wet overtreden en u bent medeplichtig wanneer men een controle houdt vanuit de overheid. Het is dus goed om te kijken naar een payrolling systeem wanneer u gebruik maakt van (buitenlandse) flex krachten.

Dubbel werk doen

Een payroll service neemt meer werkzaamheden voor zijn of haar rekening dan u zou vermoeden. De dienstverlening gaat een stuk verder dan alleen de lonen uitbetalen. Ook juridische zaken worden u uit handen genomen door een dergelijk bedrijf. Het grote gevolg is voor u dat geen eigen jurist hoeft in te schakelen wanneer er zaken spelen rondom het arbeidsrecht en ontslagrecht. Het payroll bedrijf heeft hier specialisten voor in dienst en u betaalt daarvoor via de rekenfactor die wordt losgelaten op het bruto uurloon van de werknemer. Het is dus niet nodig om dubbel werk te gaan doen wanneer u een payroll bureau in dienst neemt. Lees u goed in op hun werkzaamheden en weet waar u voor betaalt wanneer u ze inschakelt.

Geen vast aanspreekpunt hebben

Zorg ervoor dat u bij een payroll bedrijf altijd een vast aanspreekpunt heeft. Dat wil zeggen dat u een vaste persoon heeft die u kunt benaderen wanneer er vragen zijn over de verloning. Daarnaast is het belangrijk dat u weet waar u moet zijn wanneer u als werkgever bepaalde wijzigingen zoals nieuw en ontslagen personeel wil doorgeven. Een vast aanspreekpunt geeft u en uw personeel de zekerheid die u nodig heeft. Een payroll bedrijf kan immers altijd een fout maken met zaken als overuren waardoor de verloning niet blijkt te kloppen. Het is dan goed dat u weet waar u en uw personeelsleden kunnen aankloppen. Zorg er dus voor dat u voor uw bedrijf een accountmanager heeft bij de payroll service.

Denken dat de rekenfactor de winst is van het payroll bedrijf

Wanneer u gebruik gaat maken van de diensten van een payroll bedrijf betaalt u het bruto uurloon wat met een bepaalde factor wordt vermenigvuldigd. Het is een veelgemaakte fout dat mensen denken dat deze factor de winst is die het payroll bedrijf maakt. Niets is namelijk minder waar. Deze factor bestaat uit een aantal delen. Wanneer er een rekenfactor 1,6 wordt losgelaten op het bruto uurloon gaat de factor 0,6 naar de volgende delen. Er worden belastingtechnische zaken betaald aan de belastingdienst. Daarnaast wordt er vakantiegeld apart gezet, zodat er een reservering ontstaat. Verder wordt er een afdracht gedaan naar het pensioenfonds. Er wordt geld apart gezet voor de uitbetaling van ziekteverlof van uw personeel. Verder wordt er een reservering gemaakt voor juridische geschillen die moeten worden opgelost. Een laatste deel van de rekenfactor is voor het payroll bedrijf zelf.

Teveel betalen

Teveel betalen is iets wat niemand graag doet. Het is dan ook altijd aan te raden dat u eerst prijsopgaven opvraagt bij payroll bedrijven voor u een bedrijf in dienst neemt. Dat doet u met onderstaande button. U ontvangt een aantal prijsopgaven om te vergelijken. Uw voordeel kan daardoor behoorlijk oplopen.