Als u een notulist gaat inhuren doet u dit het liefste wel overwogen. Het is dan ook belangrijk dat u vooraf goed oriënteert voor u een notulist inschakelt. We keken voor u naar zaken waar u op let wanneer u een notulist gaat inhuren. We kwamen tot onderstaande checklist.

 

Controleer de prijzen vooraf

Het is goed om vooraf te weten hoeveel u ongeveer voor een notulist kwijt bent. We vroegen bij meerdere notulistenbureaus en ZZP de prijzen op. We kwamen tot onderstaande bevindingen.

Wat voor notulist schakelt u in Wat is het type verslag wat gewenst is Wat zijn de bijkomende kosten Wat is het uurtarief bij benadering
Een beginnend notulist Een korte samenvatting van de bespreking/vergadering Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, kilometerkosten Tussen 40 en 60 euro
Een meer gevorderd notulist Een uitgebreide samenvatting van de bespreking/vergadering Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, kilometerkosten Tussen 59 en 59 euro
Een gevorderd notulist Een woordelijk verslag Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, kilometerkosten Tussen 60 en 80 euro
Een vaktechnisch notulist Een vaktechnisch verslag van de vergadering/bespreking Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, kilometerkosten, kosten in verband met schaarste Tussen 80 en 100 euro

Weet wat u met de notulen wil gaan doen

het is goed om u vooraf te realiseren wat u met de notulen wil gaan doen. Gaat het slechts om een verslag wat u aan het personeel wil sturen in de vorm van een memo zonder dat er verdere opvolging plaatsvindt, dan kunt u volstaan met een korte samenvatting van de bespreking. U kunt in dat geval voor het laagste tarief een beginnend notulist inschakelen. Wilt u de notulen later nog eens gebruiken om er kort op terug te komen dan laat u een uitgebreide samenvatting maken. U schakelt een iets meer gevorderd notulist in. Gaat het om een verslag wat u wil gebruiken bij beoordelingsgesprekken, rechtszaken of bijvoorbeeld ter complete verantwoording en verslaglegging dan kiest u voor het woordelijk verslag. Deze notulist moet het meeste werk doen en is het best onderlegd in zijn vakgebied.

 

Controleer het onderwerp en selecteer daarna.

Gaat het om een bespreking waarbij een specifiek onderwerp ter sprake komt dan is het goed om aan de hand van het onderwerp de notulist te selecteren. U kijkt vooraf goed of het gaat om een vakspecifiek onderwerp zoals een medisch of technisch thema. Hierbij komen namelijk vaktermen om de hoek kijken. Het is goed als de notulist niet achteraf nog allemaal research moet gaan doen voor hij of zij de notulen aan u kan presenteren. Een vaktechnisch notulist is wel een kostbaardere keuze. Dat komt doordat deze een hogere opleiding heeft gevolgd. Daarnaast is er in het geval van een vaktechnisch notulist altijd sprake van schaarste. Er zijn er minder in het land en dat zorgt ervoor dat men een hoger tarief zal berekenen. Voor deze schaarste betaalt u immers voldoende. Kijk dus eerst naar het onderwerp en maak daarna uw keuze voor de notulist.

 

Een bureau of toch liever een ZZP

Gaat u een notulist inschakelen dan heeft u altijd de keuze uit twee opties. U kunt kiezen voor een bureau maar ook voor een ZZP notulist. De ZZP notulist zal altijd een lager tarief hanteren doordat er geen overheadkosten in rekening worden gebracht. Daar staat tegenover dat u bij een ZZP notulist wel een iets groter risico loopt. Wanneer een afspraak niet door kan gaan door persoonlijke omstandigheden zal een bureau doorgaans een vervanger regelen voor de uitgevallen notulist. Bij een ZZP notulist heeft u die mogelijkheid niet. Daarnaast is een ZZP notulist iets minder flexibel wanneer het aankomt op het inplannen van de werkzaamheden. U moet er dus op tijd bij zijn wanneer u een ZZP notulist wil gaan inhuren. Daarnaast zult u bij een ZZP notulist een back-up achter de hand moeten houden.

 

Wees duidelijk wanneer u het verslag verwacht

Zorg ervoor dat u altijd vooraf afspreekt wanneer de notulen en het verslag bij u worden ingeleverd. Wanneer u hierover niets afspreekt kan er, afhankelijk van de hoeveelheid werk van de notulist, een termijn van 5 a 8 werkdagen bij komen. Heeft u de notulen echter sneller nodig dan zult u dit vooraf moeten vastleggen. De notulist zal tegen een meerprijs uw notulen binnen 2 werkdagen af kunnen hebben maar dan wordt u een spoedtarief berekend. Kijk goed naar de noodzaak van het snel hebben van de notulen: er zit een prijskaartje tot 200 procent van het standaardtarief aan vast.

Kijk goed naar de reistijd

Een notulist zal een afstand moeten afleggen om bij uw bedrijf te komen. Het is dan ook goed dat u vooraf de reistijden goed vergelijkt. Een notulist zal immers de reistijd als werktijd doorberekenen net zoals de kilometerkosten. Een notulist die in uw eigen omgeving gevestigd is, is dan ook de betere keuze.

 

Vergelijk de prijzen voor u iemand inhuurt

Gaat u een notulist inschakelen dan is het advies altijd dat u eerst de prijzen vergelijkt. Dat doet u met onderstaande button. U ontvangt dan meerdere

prijsopgaven om te vergelijken. Het vergelijken zal u een direct prijsvoordeel opleveren wat wel kan oplopen tot 20 procent.