Een notulist inhuren voor een bespreking heeft altijd voor- en nadelen. Daarnaast zijn er meerdere zaken die komen kijken bij het inhuren van een notulist die zo hun specifieke voor- en nadelen hebben. We hebben het geheel voor u onder de loep genomen en daarbij keken we naar een aantal voor- en nadelen die komen kijken bij het inschakelen van een notulist in uw situatie.

Welk aspect Voordelen Nadelen
Een notulist inhuren U hoeft geen eigen personeelslid in te zetten voor het maken van notulen. Een ieder kan gewoon zijn eigen werkzaamheden blijven uitvoeren en daarnaast kan een ieder actief deelnemen aan de vergadering of bespreking. Verder gaat er ook bij het uitwerken van de notulen geen kostbare werktijd verloren. Daar ontstaan geen achterstanden in. Een personeelslid kan bevooroordeeld zijn en daardoor mogelijk een subjectief verslag inleveren. U maakt extra kosten die nog worden bepaald door zaken als de afstand, de ervaring en bijvoorbeeld specialistische kennis. Verder moet u doorgaans ongeveer 5 werkdagen wachten op het verslag terwijl een eigen personeelslid de verslagen de volgende dag al kan inleveren. Een ingehuurde specialist is onbevooroordeeld en zal een volledig objectief verslag inleveren.
Een korte samenvatting Er wordt een kort verslag gemaakt en de notulist zal weinig tijd kwijt zijn aan het opstellen van het verslag. Verder is het verslag zeer snel klaar. Een korte samenvatting kan binnen 2 werkdagen worden ingeleverd. Bepaalde zaken zullen door de notulist niet worden meegenomen in het verslag terwijl ze in uw ogen wellicht juist wel belangrijk zijn. U zult dus goed vooraf moeten afspreken wat er wel en niet in het verslag dient te worden meegenomen.
Een uitgebreide samenvatting Het verslag is wat langer en er worden meer punten dan alleen de hoofdzaken in meegenomen. De notulist heeft ongeveer 3 a 5 uur nodig voor een uitgebreid verslag waardoor hij het verslag binnen ongeveer 4 werkdagen kan inleveren. Niet alleen de kernzaken maar ook een toelichting wordt meegenomen in het verslag. De notulist kan mogelijk een te uitgebreid verslag afleveren wanneer er niet goed vooraf is afgesproken welke zaken er vooraf moeten worden genoteerd.
Een woordelijk verslag Er gaat geen content van de bespreking verloren. Er bestaat ook geen onduidelijkheid over wat er wel en niet gezegd is bij de bespreking: alles wordt gewoon meegenomen in het verslag. Er is een gespecialiseerd notulist nodig die in steno alle woorden snel kan noteren. Verder gaat er een hoopt tijd zitten in het maken van het verslag. De notulist zal hier al snel 8 uur mee bezig zijn. Bij dat alles moet u er rekening mee houden dat de notulist die een woordelijk verslag maakt een vakman of vakvrouw is die een navenant hoog tarief zal berekenen.
Een notulist met spoed U krijgt een notulist op een zeer korte termijn. Dat is iets wat haast niet lukt bij een eigen personeelslid wat de notulen moet gaan maken. Daarnaast is het ook altijd mogelijk dat de notulen zelf met de hoogste urgentie worden afgeleverd. Een ad hoc bespreking kunt u dus op deze manier snel op papier hebben. U betaalt voor de spoed bij de notulist. Deze zal een tarief berekenen wat zomaar 200 procent kan bedragen. Dat houdt in dat u het dubbele tarief betaalt vergeleken met de normale kosten op een bepaald moment. Daarnaast zal een spoed notulist niet altijd in de buurt gevestigd zijn. U betaalt dus mogelijk ook hogere reiskosten.
Een gespecialiseerd notulist De notulist heeft technische of bijvoorbeeld medische vakkennis waardoor het verslag uiterst correct is. Ook zaken als vaktermen worden correct weergegeven. U bent naderhand geen tijd kwijt aan het nalopen van de notulen. Een notulist die gespecialiseerd is, is schaars. U betaalt voor die schaarste in die zin dat u een hoger tarief kwijt bent voor de notulist. Daarnaast kunt u een specialistisch notulist vaak niet op een zeer korte termijn inplannen. Ze hebben vaak een redelijk volle agenda. Het afleveren van het verslag kan dan ook nog eens extra tijd kosten.
Een specialist in het weekend Bij uw personeel gaat er geen doordeweekse werktijd verloren. De normale werkzaamheden vinden dus gewoon doorgang wanneer u in het weekend een bespreking heeft. Een notulist in het weekend inschakelen zorgt altijd voor meerkosten. Daarnaast moet u er rekening mee houden dat het een tot twee werkdagen langer kan gaan duren voordat het verslag klaar is. Dit komt immers bovenop de normale doordeweekse werkzaamheden. Wilt u dat de notulen ook in het weekend klaar zijn, dan betaalt u extra voor het weekend en voor spoedwerkzaamheden.

 

Besparen op een notulist

U kunt besparen op een notulist door iemand in te huren die in de buurt van de locatie van de vergadering gevestigd is. Een notulist zal namelijk reiskosten berekenen en daarnaast wordt de reistijd als werktijd doorberekend. De kilometerkosten zullen gemiddeld 0,25 euro bedragen. Aangezien de tarieven nogal uiteen lopen is het goed om vooraf te kijken naar de tarieven die worden geheven. Dat doet u met onderstaande button. U kunt daarmee de prijzen vergelijken en dat kan u een voordeel oplopend tot 20 procent opleveren.