Notulist valkuilen

Gaat u een notulist inhuren dan is de kans aanwezig dat u door een misrekening een verkeerd verslag of zelfs een compleet incompetente notulist krijgt. Het is dan goed om u in te lezen op de valkuilen bij het inschakelen van een notulist. We hebben een aantal zaken voor u op een rij gezet.

U verkijken op de prijs

Dat is de meest gemaakte fout wanneer u besluit om een notulist in te schakelen. We hebben de tarieven die worden geheven door notulisten voor u op een rij gezet.

De verkeerde categorie notulist inhuren

Als u een notulist gaat inhuren komt u er al snel achter dat er meerdere categorieën zijn. Wanneer u alleen naar de prijs kijkt zou u hier overheen kijken. U vraagt dan aan een beginnend notulist om bijvoorbeeld een woordelijk verslag te schrijven. Dit is iets waar de beginnend notulist nog helemaal niet aan toe is. Het gevolg zal een verslag zijn waarbij de notulist probeert om de inhoud woordelijk weer te geven maar waarbij dit duidelijk niet is gelukt. Uitspraken tijdens de vergadering zijn uit hun verband gerukt en daarnaast komt de boodschap niet duidelijk over. U heeft dus bespaard op de notulist maar het uiteindelijke resultaat is absoluut niet voldoende waardoor u wellicht op een andere manier alsnog een goed verslag van de vergadering moet zien te regelen. Daarentegen kunt u ook een vakman inhuren die een samenvatting moet gaan afleveren. Deze vakman is gewend om een kostbaar woordelijk verslag te maken waardoor er aan u een veel te hoog tarief wordt berekend. U betaalt dan de hoofdprijs voor een opdracht die relatief gemakkelijk was.

Een niet gespecialiseerd notulist inhuren

Als u een notulist inhuurt voor een algemene vergadering zult u daar een standaard notulist voor kunnen inhuren. Wanneer het echter gaat om een vergadering met bijvoorbeeld medische of technische specialisten komen er termen voorbij waarbij een notulist een bepaalde vakkennis moet hebben. Een dergelijke notulist heet ook wel een specialistisch notulist. Wanneer u uit spaarzaamheid een niet gespecialiseerd notulist inschakelt bespaart u wellicht op de kosten maar het resultaat is een verslag wat op meerdere punten afwijkt. Allereerst is de notulist heel lang bezig om het verslag te maken omdat er een hoop terminologie moet worden opgezocht. U betaalt ook voor de uitwerktijd dus het is kostbare tijd. Daarnaast is er een grote kans dat zaken uit hun verband worden gerukt omdat de notulist niet weet waar hij of zij het over heeft. Een notulist met kennis van de vaktermen zal in een kortere periode een goed verslag kunnen afleveren met de juiste informatie erin vermeld.

Ad hoc iemand nodig hebben

Als het even kan plant u een bespreking vooruit waarbij u een notulist nodig heeft. Daarnaast kan het natuurlijk altijd voorkomen dat er met spoed een vergadering of bespreking moet worden ingepland. Weet dat u bij een ad hoc klus voor een notulist altijd meer kwijt bent. Wanneer er met spoed iemand moet worden ingezet kan daar een tarief oplopend tot 200 procent voor worden berekend. Kunt u een bespreking op tijd inplannen, dus minimaal 1 a 2 weken vooraf dan is het zaak dat u ook op die termijn alvast een notulist regelt voor de bespreking.

Een bespreking op afwijkende tijden omdat het arbeidstijd scheelt

Het wordt steeds populairder om besprekingen in de avonduren in te plannen of bijvoorbeeld in het weekend. Bij die besprekingen is het ook zo dat er een notulist wordt ingehuurd. Er wordt gekeken naar de tarieven van de notulist maar daarbij rekent u er niet op dat de notulist ook extra kosten zal gaan berekenen. Zo zullen er extra kosten worden berekend voor bijvoorbeeld de avonduren maar ook voor een spoedklus. Ook voor het weekend wordt er een hoger tarief berekend. Houdt u er bij het inhuren van een notulist altijd rekening mee dat u tussen 150 en 200 procent van het standaard tarief moet betalen wanneer er op afwijkende tijden een bespreking is. U bespaart dus op de arbeidstijd van uw personeel en de deelnemers aan de bespreking maar u betaalt de hoofdprijs aan de notulist.

Een verkeerd type verslag laten maken

Dit is zeer belangrijk. Kijk vooraf goed naar het type verslag wat u wil laten maken door de notulist. Er is een duidelijk onderscheid tussen een samenvatting, een uitgebreide samenvatting en een woordelijk verslag. Een samenvatting heeft redelijk weinig waarde wanneer u de uitkomsten moet gaan teruglezen. U kunt niet herleiden wie nou precies wat heeft gezegd. Daarnaast ziet u geen toelichtingen in het verslag. Een uitgebreide samenvatting bevat veel meer informatie maar nog steeds niet exact wat er is gezegd. Het gaat om de steekwoorden met een toelichting. Een woordelijk verslag is noodzakelijk bij heel belangrijke besprekingen waarbij de uitkomsten van de bespreking als een leidraad voor bijvoorbeeld een strategie worden gebruikt.

Een te dure notulist inhuren

Het is altijd lonend om vooraf te kijken wat voor u de voordeligste optie is. Dat doet u door prijzen te vergelijken. Daarbij kijkt u naar de reistijd van de notulist, vaak belast met 0,25 euro per kilometer met daarnaast de reisuren, maar ook naar het tarief op zichzelf. Door offertes naast elkaar te leggen ziet u in één oogopslag wie voor uw bespreking de meest geschikte notulist is.