Steeds minder mensen maken gebruik van het eigen personeel wanneer er bij een bespreking notulen moeten worden gemaakt. Een notulist wordt steeds vaker ingezet. Het is goed om – als u een notulist gaat inhuren – onderstaande tips goed door te nemen. Het voorkomt een hoop frustratie en het zorgt ervoor dat een notulist u ook echt ontzorgt.

 

Tip 1: weet wat u ongeveer kwijt bent

We vroegen bij meerdere notulisten de tarieven op van hun werkzaamheden. We ontvingen de onderstaande prijsopgaven.

Wat voor notulist schakelt u in Wat voor werkzaamheden worden er uitgevoerd Wat zijn extra kosten Wat is de prijs
Een beginnend notulist Een samenvatting van een bespreking Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, reiskosten Tussen 40 en 50 euro
Een iets gevorderd notulist Een uitgebreide samenvatting van een bespreking Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, reiskosten Tussen 50 en 69 euro
Een gevorderd notulist Een woordelijk verslag Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, expertisekosten, reiskosten Tussen 70 en 85 euro
Een vaktechnisch specialist Een verslag van bijvoorbeeld een medische of technische bespreking Avonduren, weekendtarief, spoedtarief, expertisekosten, reiskosten, kosten in verband met schaarste Tussen 80 en 99 euro

 

Tip 2: plan een vergadering of bespreking op tijd in

Gaat u een notulist inschakelen dan is het een kostbare zaak wanneer u dit nog ad hoc moet gaan doen. Een notulist schakelt u het beste op tijd in zodat deze uw vergadering kan inplannen in zijn of haar agenda. Een vergadering of bespreking die ad hoc moet worden ingepland kan een hoger tarief opleveren wat wel kan oplopen tot 200 procent wanneer het ook nog eens in het weekend of in de avond moet plaatsvinden. Door bijtijds een notulist in te schakelen bespaart u op deze bijkomende kosten.

 

Tip 3: wat wilt u met de notulen doen

het is goed om u vooraf te realiseren wat u met de notulen wilt gaan doen. Bent u van plan om de notulen alleen te gebruiken als een geheugensteuntje na de bespreking dan kunt u kiezen voor notulen in de vorm van een samenvatting. Er wordt gebruik gemaakt van steekwoorden en de belangrijkste punten zijn genotuleerd. Gaat het om een verslag wat u als een naslagwerk wilt kunnen teruglezen dan is een uitgebreid verslag een betere optie. Niet alleen de basiszaken staan in het verslag vermeld maar bijvoorbeeld ook een toelichting hierop. U kunt daardoor uitgebreider teruglezen wat er is besproken en daarnaast ziet u ook de voorbeelden die zijn aangedragen. Wilt u het uitgebreidste verslag omdat u ook wat wil doen met de herkomst van de resultaten van de bespreking dan kiest u voor het woordelijk verslag. Het is goed om u te realiseren dat u met deze beslissing ook de keuze voor een bepaalde notulist bepaalt.

 

Tip 4: kijk naar uw achtergrond

Wanneer u een notulist gaat inschakelen is het altijd goed om te kijken naar uw eigen achtergrond. Het is altijd belangrijk dat u kijkt naar het vaktechnische gehalte van de bespreking. Gaat het om een bespreking die heel algemeen van aard is dan kunt u daar een standaard notulist voor inhuren. Gaat het echter om een bespreking die heel specifiek is op bijvoorbeeld een medisch of technisch vlak dan zult u een meer gespecialiseerd notulist moeten inhuren. De notulist zal anders veel tijd kwijt zijn aan het doorzoeken van naslagwerken op het internet om bepaalde vaktermen te achterhalen. Een gespecialiseerd notulist is altijd een kostbaardere keuze maar daar staat tegenover dat er minder tijd verloren gaat aan onnodige zaken.

 

Tip 5: geef de agenda ruim op tijd aan de notulist

Bij de meeste besprekingen en vergaderingen is er een agenda aanwezig. Zorg ervoor dat u deze ook op tijd aan de notulist geeft. Deze is dan in staat om zich goed voor te bereiden op de vergadering. Daarnaast is de notulist dan ook in staat om sneller te werken. Geef vooraf een korte toelichting via een briefing aan de notulist waarin u aangeeft wat er besproken gaat worden. Zo kan de notulist zich eventueel vooraf nog inlezen en voorbereiden. Een agenda die ruim op tijd wordt doorgegeven scheelt tijdens de bespreking en de uitwerking van de notulen een hoop tijd.

 

Tip 6: bepaal wat de oplevertijd van de notulen moet gaan worden

Spreek vooraf met de notulist af wat de termijn is waarbinnen de notulen moeten worden ingeleverd. De notulist zal immers voor u aan het werk moeten gaan. Bepaal in overleg met de notulist vooraf goed hoeveel dagen er overheen zullen gaan. De meeste notulisten zullen een termijn van 5 werkdagen hanteren. Wanneer dit voor u te laat is moet u een kortere termijn met de notulist gaan afspreken.

 

Tip 7: een bureau of een ZZP

Naast bureaus die meerdere notulisten in dienst hebben zijn er ook notulisten die als ZZP werken. Het is goed om u vooraf te realiseren wat voor notulist u nodig heeft voor de werkzaamheden. Via een bureau kunt u heel flexibel een notulist inschakelen, ook wanneer dit ad hoc moet. De tarieven zijn echter hoog doordat er overheadkosten in rekening worden gebracht. Een ZZP notulist is goedkoper maar minder flexibel bij het inplannen. Goed om te kijken wat uw keuze is.

 

Tip 8: vergelijk de prijzen

Dat doet u heel eenvoudig met onderstaande button. U krijgt gelijk een overzicht van meerdere tarieven die door notulisten worden geheven. Daardoor huurt u tegen een aantrekkelijk tarief de juiste notulist in voor uw bespreking.