Als u een offerte uitstuurt, dan geeft u de klant een voorstel dat ze kunnen accepteren of afwijzen. U gaat natuurlijk van een acceptatie uit, want u heeft een perfect offerte opgesteld met alle belangrijke kernbedingen. Deze offerte bevat de informatie die u al met de klant heeft gesproken en vertelt naar aanleiding van dat gesprek wat u voorstelt uit te voeren. Het enige wat de klant nog moet doen is de offerte accepteren. Dat kan op twee manieren, namelijk mondeling en schriftelijk. Een ondertekening is om verscheidene redenen een betere optie. Hier leest u waarom en over wat u daar nog meer uit kunt halen.

Mondeling en schriftelijk

Volgens de wet wordt een offerte een aanbod genoemd. Deze is geldig als u alle kernbedingen heeft behandeld, zoals de prijs, een omschrijving van wat u wilt uitvoeren, degene die het aanbod doet, degene die het aanbod ontvangt, een geldigheidsdatum, enzovoorts. Er is geen sprake van een overeenkomst tot de klant het aanbod aanvaardt. Deze aanvaarding kan mondeling of schriftelijk gedaan worden.

  • Mondeling: een mondelinge aanvaarding gebeurt tijdens een gesprek. Dat kan persoonlijk zijn, maar ook over de telefoon. De klant vertelt u dat ze akkoord gaan met uw voorstel. Om het voor u officieel te maken en om deze aanvaarding vast te leggen, stuurt u een e-mail waarin u dit gesprek in het kort samenvat. U heeft de mondelinge acceptatie dan ook op papier voor uw boekhouding en u gaat een officiële overeenkomst aan.
  • Schriftelijk: een schriftelijke bevestiging wordt gedaan door middel van een handtekening. U heeft hier in uw offerte een plek voor vrijgemaakt en de klant tekent en voegt de datum toe. Daarna stuurt de klant de offerte terug naar u. Ze houden zelf een kopie voor hun eigen boekhouding. Nadat u de schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, is de offerte een overeenkomst gevonden.

Waarom is een handtekening beter?

Het is voor u beter om de klant te vragen uw offerte te ondertekenen. Als u met de klant in gesprek bent en deze geeft u een mondeling akkoord, dan heeft u hier geen bewijs van. U volgt dit weliswaar op met een bevestiging, maar het daadwerkelijke gesprek is niet vastgelegd. Daarnaast geeft u op die manier de klant de macht, terwijl u met een ondertekening zelf de touwtjes in handen neemt.

Een handtekening onder uw offerte is een tastbaar en zichtbaar bewijs van de acceptatie van de klant. Het is direct en bevat informatie over wanneer en waar de offerte is ondertekend. U stimuleert de klant dit te doen door de offerte zelf al te ondertekenen. Een ander voordeel van een handtekening onder de offerte is dat u de klant ook meerdere opties kunt aanbieden in uw offerte waar ze dan direct ook wel of niet op in kunnen gaan. Hierover vindt u hier beneden meer. Voor juridische redenen, voor uw eigen boekhouding en om de mogelijkheden die u ermee creëert, is een ondertekening een betere keuze.

Vraag ook om een paraaf

Bevat uw offerte meerdere pagina’s dan is het niet verplicht, maar wel verstandig om de klant te vragen om op elke pagina ook een paraaf te zetten. Dit geeft u meer zekerheid en het is niet meer dan een bevestiging dat de klant zich bewust is van deze extra pagina’s in uw offerte, deze gelezen heeft en er akkoord mee gaat. In principe is een handtekening onder het totale document voldoende als bevestiging dat het complete aanbod akkoord is. Voeg op elke pagina een klein hokje toe waar de klant zijn of haar paraaf kan zetten. Dit is voor hen een kleine moeite en voor u net wat beter.

Hoe laat u een ondertekening in uw voordeel werken?

Zoals boven al even genoemd zijn er manieren waarop u de ondertekening van uw offerte in uw voordeel kunt gebruiken. Dat doet u door extra te verkopen in uw offerte. U geeft de klant dan een aantal andere opties bij of naast de werkzaamheden die u al aanbiedt. Hier hoeven ze niet op in te gaan, maar u biedt het wel aan. U heeft drie manieren waarop u kunt proberen extra te verkopen.

  1. Upsellen (en downsellen)

Upsellen is als u de klant een alternatief aanbod doet. Dit kan een beter aanbod zijn voor een hogere prijs. Als u drie alternatieven aanbiedt, dan profiteert u van de kracht van drie. Downsellen is ook een mogelijkheid, waarbij u de klant een alternatieve optie geeft waarmee deze goedkoper uit is. Bied niet meer dan drie alternatieven aan, zodat u de klant geen keuzestress geeft. De meest gemakkelijke manier om dit te doen is door de klant bij de ondertekening de mogelijkheid te geven om de extra opties aan te vinken.

  1. Cross-sellen

Een andere optie die u heeft is cross-sellen. U biedt dan geen alternatieve voorstellen aan, maar extra diensten die ze kunnen afsluiten bij wat ze al met u hebben afgesproken. Ook hier gebruikt u het beste drie mogelijkheden om van de kracht van drie te profiteren en om het niet te moeilijk te maken voor de klant. Dit kan een extra cakeje bij de koffie zijn, een DJ die live muziek draait tijdens een bepaalde periode of een ander extra kleinigheidje waarmee de werkzaamheden niet veranderen, maar het voorstel voor de klant wel aantrekkelijker wordt. Ook hier gebruikt u simpelweg weer hokjes die kunnen worden aangevinkt net boven de ondertekening.

  1. Een alternatieve offerte

Een laatste optie die u heeft is om de klant een tweede offerte aan te bieden. Vaak weet de klant al exact wat ze willen en dat vat u in uw officiële offerte samen. Maar mogelijk heeft u toch een beter idee, kunt u het goedkoper op een andere manier aanbieden of heeft u een voorstel waar de klant van profiteert. Dit vat u dan samen in een alternatieve offerte en dat zet u ook duidelijk boven het document. U vertelt de klant zo dat u probleemloos aan hun verzoek kunt voldoen, maar dat u een beter idee heeft. Dat geeft u alvast een voorsprong op de concurrentie.