Het uitbrengen van een offerte doet u niet zomaar, er zijn verschillende wettelijke verplichtingen waar u zich aan dient te houden. Daar hoort het vermelden van een eventuele geldigheidsduur van de offerte bij. Middels de geldigheidsduur kan de klant weten hoe lang de offerte geldig is en bent u als bedrijf niet alleen verzekerd tegen eventuele risico’s maar kunt u ook een betere planning opstellen. Maar hoe lang is een offerte eigenlijk geldig en hoe kan deze geldigheidsduur worden bepaald? U leest het allemaal hieronder.

Geldigheidsduur offerte

Een offerte heeft zelf geen officiële geldigheidsduur, tenzij deze wordt vermeld in de offerte. Eén van de vele voordelen van het noemen van een geldigheidsduur, ook wel aanvaardingstermijn genoemd, in uw offerte is dat u op deze wijze minder risico loopt. Sommige klanten nemen pas veel later een beslissing en gaan alsnog akkoord met uw offerte en deze ondertekent. Daarbij wordt geen rekening gehouden met eventuele prijsstijgingen of veranderingen in uw eigen bedrijfsprocessen. Indien dit wel het geval is, dan kan dit u nadelig uitkomen. Een geldigheidsduur voorkomt dergelijke irritaties. Hierbij dient u wel rekening te houden dat als u eenmaal een offerte uitstuurt met een geldigheidsduur, dat deze wettelijk bindend is vanaf het moment dat de klant akkoord gaat met het aanbod door deze te ondertekenen. De offerte gaat op dit moment officieel van kracht en u kunt het aanbod hierna niet meer wijzigen of annuleren. Indien de geldigheidsduur voorbij is zonder dat de klant de offerte accepteert, dan kunt u het aanbod alsnog intrekken aangezien deze vervalt.

Geldigheidsduur: verplicht of niet?

Het is niet verplicht om een geldigheidsduur aan te geven in de offertes die u naar uw klanten toestuurt. Wel is dit zeker aan te raden, zodat u het risico zo laag mogelijk houdt in het geval van prijzen die sterk variëren op de markt. Daarnaast geeft een geldigheidsduur de klant een gevoel van transparantie en betrouwbaarheid. Hierbij kunt u van het volgende uitgaan:

  • Wel een geldigheidsduur vermelden: Zodra de klant akkoord gaat met de offerte, dient u zich ook te houden aan de gemaakte afspraken volgens de offerte en kunnen deze na ondertekening niet meer worden gewijzigd.
  • Geen geldigheidsduur vermelden: Bij het niet aangeven van een geldigheidsduur kunt u de offerte alsnog annuleren of wijzigen indien nodig. Dit kan ook nadat de klant al akkoord is gegaan met de offerte en deze heeft ondertekent. Voorwaarde hierbij is dat u dit wel direct dient te melden bij de klant.

Vermeld de geldigheidsduur in de algemene voorwaarden van de offerte. Vergeet niet om dit te melden op de offerte zelf, zodat de klant niet onder de indruk is dat u middels kleine lettertjes onbesproken zaken vermeldt.

Vrijblijvende offerte

Het is ook mogelijk om een vrijblijvende offerte uit te brengen. In het geval van een geheel vrijblijvende offerte is het alsnog mogelijk om de offerte in te trekken of de inhoud van de offerte aan te passen. Dit is zelfs toegestaan indien de offerte al reeds geaccepteerd is door de klant. Hierbij dient u wel rekening te houden dat de herroeping of wijziging direct na aanvaarding van het aanbod moet plaatsvinden. Indien u een vrijblijvende offerte uitbrengt, dient u dit ook te vermelden op de offerte.

Geldigheidsduur van de meeste offertes

Wat de geldigheidsduur van een offerte is, mag elk bedrijf zelf bepalen. Vaak varieert de gemiddelde geldigheidsduur per branche of werkrichting. Voor grotere opdrachten waar er duizenden euro’s mee gemoeid zijn, is de geldigheidsduur meestal ook veel langer vergeleken met kleine opdrachten. Bepaalde offertes hebben een aanvaardingstermijn van 10 dagen, 2 weken, 1 maand of zelfs 3 maanden nadat de klant de offerte heeft ontvangen.

Geen geldigheidsduur aangeven in de offerte

Indien u kiest om geen geldigheidsduur aan te geven in de offertes die u naar uw klanten uitbrengt, loopt u niet alleen meer risico in het geval van aanpassingen in de prijs maar wekt dit ook onduidelijkheid op bij de klant. Het is voor de klant namelijk belangrijk om te weten hoe lang de offerte geldig is. Door geen geldigheidsduur aan te geven kunnen er frustraties en eventuele misverstanden ontstaan nadat de klant akkoord gaat met de offerte. Daarnaast kan het niet aanduiden van een geldigheidsduur op de offerte ook voor problemen zorgen in uw eigen planning. Offertes dienen namelijk op correcte en tijdige wijze nagevolgd te worden en u dient hier rekening mee te houden.

Het is belangrijk om te letten om alle kleine details bij het opstellen van een offerte. Het is namelijk essentieel dat de offertes die u naar uw klanten toe stuurt bestaan uit de juiste onderdelen, klantgerichte informatie bevatten en de klant direct aanspreekt zodat deze interesse heeft om de offerte volledig door te nemen.