Volgens onderzoek is een positief taalgebruik een zeer effectief hulpmiddel om de klant meer geneigd te laten voelen om akkoord te gaan met de offerte. Aangezien de meeste mensen onbewust voortdurend een negatief taalgebruik hanteren, is het opstellen van een geheel positief geschreven offerte niet altijd even eenvoudig. Er zijn zoveel verschillende factoren waar er rekening mee moet worden gehouden. Maar wat wordt er nou precies met positief taalgebruik bedoeld en hoe kan dit toegepast worden in de teksten van offertes voor betere resultaten? U leest het allemaal hieronder.
Positief taalgebruik
Door een offerte op te stellen waarbij het taalgebruik positief is, vergroot u uw kansen dat de offerte wordt goedgekeurd door de klant. De meeste mensen schrijven vaak onbewust op negatieve manier, zonder rekening te houden dat er voor elk negatief woord ook een positieve manier van schrijven is. De klant krijgt tijdens het lezen van een offerte met positief taalgebruik zelf een positief en goed gevoel, waardoor de klant geneigd is om sneller akkoord te gaan met uw aanbod.
Twijfeltaal
Negatief taalgebruik, ook wel twijfeltaal genoemd, kan leiden tot een negatieve denkwijze bij de potentiële klant. Dat is natuurlijk niet waar u naar op zoek bent, aangezien u het liefst wilt dat de klant akkoord gaat met de offerte. Helaas passen de meeste mensen onbewust negatieve taalgebruik toe, wat bij klanten tot misverstanden, irritaties en ook frustraties kan leiden. Daarnaast maakt twijfeltaal een tekst minder duidelijk en concreet. Enkele van de woorden die u maar beter niet kunt gebruiken treft u hieronder in een overzicht.
| Toevallig | Vrijblijvend | Teleurstellend | Helaas |
| Misschien | Verkleinwoorden | Probleem | Desnoods |
| Beetje | Jammer | Eigenlijk | Klacht |
| In principe | Vervelend | Spijtig | Complex |
| Waarschijnlijk | Lastig | Moeilijk | Duur |
Verder zijn er verschillende manieren om een negatief woord positief te maken. Hieronder kunt u enkele voorbeelden aantreffen van minder krachtige woorden die kunnen worden omgetoverd tot krachtige woorden.
| Minder krachtig | Krachtig |
| Na | Voor |
| Niet | Wel |
| Gesloten | Open |
| Duur | Goedkoop |
| Moeilijk | Eenvoudig |
Krachtwoorden
Krachtwoorden zijn woorden die een positieve kracht uitoefenen op de lezer van de offerte, oftewel de potentiële klant. De tabel hieronder bevat een aantal voorbeelden van veel gebruikte krachtwoorden in offertes.
| Winstgevend | Voordelig |
| Inclusief | Garantie |
| Winstgevend | Bonus |
| Efficiënt/Effectief | Veelbelovend |
| Kostenbesparend | Besparing |
| Betaalbaar | Zeldzaam |
| Verhelderend | Succes |
8 tips voor positief taalgebruik in offerte
Hieronder komt u wat handige tips tegen die u kunt hanteren voor het opstellen van een offerte waarbij een positief taalgebruik centraal staat.
- Negatieve uitdrukkingen zoeken
Ga na of er negatieve uitdrukkingen zijn in de offerte en draai deze om tot een positieve of betere boodschap. Zo elimineert u alle negativisme uit uw offerte. Dit kan de klant onbewust vaak ook aanvoelen tijdens het lezen.
- Vermijd moeilijke woorden
Hou moeilijke woorden achterwege in een offerte en gebruik klantvriendelijke taal die de klant makkelijk kan begrijpen. Vermijd ook vaktermen waarbij de klant alleen maar meer verward van kan raken. Hanteer liever spreektaal aan, zo weet de klant duidelijk en direct wat u bedoelt.
- Check op fouten
Wees er zeker van dat u de offerte twee tot driemaal controleert op eventuele fouten. Denk niet alleen aan fouten in de taal, grammatica of spelling maar ook fouten in de gegevens van de klant zoals een klantnaam of nummer. Een offerte met fouten komt in ogen van de klant onprofessioneel en slordig over.
- Behoud uw humeur
Door uw humeur altijd te behouden en niet te formeel te schrijven voelen klanten zich vaak sneller thuis. Klanten die zich thuis voelen durven sneller te reageren op de offerte, durven sneller vragen te stellen en zijn eerder bereid om de offerte te accepteren vanwege het humeur.
- Wees onpartijdig
Hanteer een onpartijdige schrijfwijze bij het opstellen van de offerte. Vergeet niet dat de klant centraal dient te staan en u graag wilt dat de klant zich vertrouwd bij u voelt.
- Laat uw emoties achterwege
Het is belangrijk om de klant centraal te zetten en rekening te houden met de emoties en gevoelens van de klant, niet die van u. Laat hierbij dus uw eigen emoties achterwege en focus op die van de klant. Roep daarnaast ook geen verkeerde emoties op bij de potentiële klant om mogelijke frustraties te voorkomen.
- Schrijf niet eentonig
Schrijf geen lange lappen tekst of alinea’s en hanteer geen eentonige schrijfstijl. Klanten zijn dan vaak niet geïnteresseerd om de offerte verder door te nemen omdat de tekst saai wordt door de eentonigheid. Zorg voor een opgewekte en unieke tekst die de klant direct aanspreekt en opvalt.
- Persoonlijk
Schrijf op een persoonlijke wijze zodat de klant zich gewaardeerd voelt. Hoe positiever de persoonlijke tekst, des te sneller de klant met uw offerte akkoord gaat.
Het gebruik van bepaalde woorden kan een grote invloed uitoefenen op de emoties en gevoelens van de klant. Zo krijgt de lezer een prettig gevoel als de offerte bepaalde krachtwoorden bevat waardoor uw offerte sneller wordt geaccepteerd. Zo zijn er nog vele zaken waar u rekening mee kunt houden voor een verhoogde omzet, maar over het algemeen geldt dat hoe sneller uw offerte de klant aanspreekt, des te eerder de offerte goedgekeurd wordt.
