Het opstellen van een aantrekkelijke offerte die uw klanten gegarandeerd meteen toespreekt lijkt een eenvoudige taak, maar dit is het echter niet. Er zijn zoveel verschillende dingen waar er rekening mee gehouden moet worden wanneer een offerte opgesteld wordt, dat er van alles fout kan gaan tijdens het proces. Maar wat zijn de meest voorkomende zaken die verkeerd kunnen gaan? Door hieronder verder te lezen treft u enkele valkuilen die vaak voorkomen bij het opstellen van een offerte.
Een offerte
Een offerte kan worden omschreven als een opgesteld document dat kan worden gezien als een officieel aanbod van een klant aan een potentiële klant. In dit aanbod staat niet alleen wat er wordt aangeboden, maar ook wat de kosten zijn, de voorwaarden, de geldigheidsduur en dergelijke. Er zijn 3 verschillende soorten offertes te onderscheiden op basis van de werkrichting, namelijk product-offertes waarbij er producten worden aangeboden, dienst-offertes waarbij het aanbod bestaat uit diensten en project-offertes waarbij er gewerkt wordt met projecten.
12 Valkuilen offertes
Er kan van alles foutgaan tijdens het opstellen en opsturen van een offerte. Hieronder treft u enkele veel voorkomende valkuilen zodat u deze in het vervolg weet te omzeilen.
- Standaard teksten gebruiken
U kunt wel gebruik maken van standaard teksten, ook wel sjablonen of templates genoemd, maar hou rekening dat u niet de hele tekst standaardiseert. Zorg voor een persoonlijke benadering in de tekst zodat elke klant zich gewaardeerd voelt en onder de indruk is dat u voldoende aandacht en tijd besteed aan het opmaken van de offerte.
- Offerte templates
Door offerte templates te gebruiken kan er van alles verkeerd gaan. Behalve dat de offerte niet persoonlijk op de klant is gericht, is het maken van fouten zeer makkelijk in het geval van een standaard offerte. Klanten stellen het zeer op prijs als u de juiste mate van aandacht besteed aan de klant.
- Niet controleren op fouten
Het is van groot belang om op taal-, spel- en grammaticafouten te controleren. Denk zo ook aan fouten in de naam van de klant of andere belangrijke informatie. Gebruikt u een standaard tekst, zorg er dan voor dat u de standaard gedeeltes goed aanpast zodat een klant geen verkeerde informatie krijgt. Bedrijven die offertes met fouten opsturen komen niet alleen slordig maar ook onprofessioneel over.
- Te laat reageren
Door te laat te reageren op de offerte komt u onprofessioneel over. Indien u een vervaldatum aangeeft op de offerte is het belangrijk dat u zich houdt aan uw eigen gemaakte afspraken zodat de klant weet wat deze aan u heeft.
- Een te lange offerte uitbrengen
Offertes die lange lappen tekst bevatten zijn moeilijk door te lezen en worden door de klant niet als aantrekkelijk beschouwd. Schrijf een kort en bondige offerte uit die de interesse van de klant sneller opwekt zodat deze de offerte graag door wil nemen.
- Geen professionele huisstijl gebruiken
Zorg voor een correcte lay-out van de offertes die u uitbrengt. Hanteer hierbij een professionele huisstijl en plaats altijd een logo van hoog kwaliteit.
- Geen vervaldatum vermelden
U kunt een vrijblijvende offerte uitbrengen, maar nog beter is het vermelden van een vervaldatum. Dit verlaagt uw risico niet alleen, maar u hebt tevens een smoes om weer contact op te nemen met de klant voordat de datum is verstreken en daarnaast voelt de klant druk om een beslissing te maken over de offerte.
- Bijkomende kosten niet vermelden
In bepaalde gevallen is er sprake van extra kosten op de factuur, die niet op de offerte vermeld stonden. Het gaat vaak om kilometerkosten of administratiekosten of de 21% btw. Klanten stellen het op prijs indien u ook de bijkomende kosten op de offerte aangeeft zodat ze precies weten waar ze aan toe zijn qua totale kosten.
- De offerte niet opvolgen
Door helemaal niet te reageren en de offerte niet op te volgen komt u niet serieus en onprofessioneel over. U geeft duidelijk aan dat u geen tijd heeft voor deze klant en dat u ook niet over de juiste mate van motivatie beschikt.
- Geen overzichtelijke offerte
Maak het de klant makkelijk door een zo overzichtelijk mogelijke offerte op te stellen. Denk zo voornamelijk aan de totale kosten en de producten of diensten die u aanbiedt. Hoe overzichtelijker de offerte, des te eerder de klant in één oogopzicht kan zien wat het kostenplaatje is en eerder akkoord gaat met uw offerte.
- De keurmerken niet vermelden
Het vermelden van de keurmerken is zeer belangrijk, aangezien dit één van de makkelijkste manieren is om uzelf van de concurrenten te onderscheiden. Keurmerken geven kwaliteit aan, dus klanten vinden het wel aantrekkelijk als u aangeeft welke keurmerken van toepassing zijn.
- Geen bijlagen toevoegen
Alle overige informatie, algemene voorwaarden, referenties, testimonials, berekeningen, productspecificaties, tekeningen, grafieken, modellen en dergelijke dient u te plaatsen in de bijlagen. Hou rekening dat de offerte zelf kort en duidelijk moet zijn, dus plaats al het andere in de bijlagen. Hierbij is het van belang dat u in de offerte verwijst naar de bijlagen.
Offertes opstellen, uitsturen, presenteren en vervolgens opvolgen zijn geen eenvoudige taken. U dient de juiste mate van aandacht en tijd te besteden aan elk van deze verkoopprocessen indien u graag een verhoogde omzet wilt bereiken. Hoe klantgerichter de offerte die u stuurt naar uw klanten, des te sneller de klanten geneigd zijn om akkoord te gaan met uw aanbod.
