Offertes moeten krachtig overkomen. Ze moeten de toekomstige klant overtuigen dat u de beste partij bent en dat ze bij u een deal ontvangen waar ze geen nee tegen kunnen zeggen. Het gebeurt maar al te vaak dat offertes worden vol gezet met zogenaamde ‘excuustaal’. Hierdoor neemt de overtuigingskracht van uw offerte direct af en dat terwijl u dit misschien niet eens bewust doet. Ook de potentiële klant reageert onbewust negatief op uw offerte, maar een negatieve reactie betekent vaak een afwijzing. Excuustaal moet dus vermeden worden en gelukkig is dat niet moeilijk.

Wat is excuustaal?

Excuustaal is het gebruik van bepaalde woorden of zinsdelen die passief en verontschuldigend zijn. Dit komt vaak voor uit de bedoeling beleefd te zijn of uit de angst om ‘nee’ te horen te krijgen. Soms gebruikt u excuustaal omdat dit voor u normaal is en heeft u het helemaal niet door. In de meeste gevallen brengt u de klant met excuustaal ideeën in het hoofd die nog helemaal niet bestonden en zwakt u de kracht van uw offerte af. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, want als u de vraag heeft gekregen om een offerte op te stellen, dan heeft u al een voet binnen de deur. Met een sterke offerte zonder excuustaal zal de klant de deur ook vaker open doen.

Enkele voorbeelden van excuustaal

Als u excuustaal gebruikt dan verontschuldigt u zich voor iets wat u nog niet heeft gedaan. En daardoor geeft u de klant het idee dat ze ergens excuses voor moeten krijgen. Zij worden aan het denken gebracht over een fout die u niet eens begaan heeft. Kijkt u maar eens naar de volgende voorbeelden.

  1. Sorry

Uit onderzoek is gebleken dat het woord sorry direct een verkeerde indruk achterlaat. Een afspraak afzeggen met sorry is dus geen goed idee. Als u er tijdig bij bent, dan is het vaak geen enkel probleem om de afspraak te verzetten. Begin uw aanhef dus niet met: “Sorry, maar onze afspraak van 24 februari kan wegens omstandigheden niet doorgaan.”, maar met “We hebben op 24 februari een afspraak. Deze moet ik verzetten naar een ander tijdstip. Wanneer komt u het beste uit?”.

  1. Maar

Het overtollig gebruik van ‘maar’ in offertes heeft ook een averechtse uitwerking. Vaak gaat hier een uitspraak aan vooraf die blijkbaar een verontschuldiging nodig heeft. “Onze tarieven zijn wat hoger, maar we gebruiken de beste materialen en onze medewerkers zijn allen gecertificeerd”. Nu geeft u de klant het idee dat uw tarieven hoog zijn, terwijl deze dat helemaal niet dacht. U moet pronken met uw kwalitatieve materialen en geschoolde medewerkers. De klant begrijpt zelf ook wel dat aan ervaring en kwaliteit een hoger prijskaartje verbonden is. Sterker nog, ze zouden het waarschijnlijk verdacht vinden als dat niet zo was.

  1. Verontschuldigen voor u beschuldigd wordt

Door excuustaal te gebruiken verontschuldigt u zich al voordat u beschuldigd wordt. Dat kan heel goed voortkomen uit onzekerheid. Misschien denkt u wel dat u beleefder overkomt als u de klant alvast in de mond legt wat u bang bent om te horen. Zonder deze excuustaal komt u direct professioneler, zelfverzekerder en eerlijker over. Dat komt doordat u geen reden heeft om een excuus te maken. Uw prijzen, werkzaamheden en medewerkers zijn allemaal prima in orde en van de beste kwaliteit. Waarom zou u zich excuseren, als alles wat u verkoopt en aanbiedt gegrond is?

Excuustaal vermijden

In offertes en communicatie van ondernemers die excuus taal gebruiken, vindt u zinnen terug zoals: “Sorry dat ik u stoor”, “Ik wil u niet teleurstellen, maar”, “Misschien vindt u onze tarieven te prijzig, maar” enzovoorts. Er zijn bepaalde woorden die telkens terug komen, zoals “sorry”, “maar”, “toevallig”, “in principe”, “misschien”, “als het uitkomt” en “een beetje”. Verkleinwoorden in het algemeen kunnen een hele zin ontkrachten. Excuustaal vermijden zal niet altijd gemakkelijk zijn, vooral niet als het uw gewoonte is geworden. Toch zult u merken dat u – als u er eenmaal op gaat letten – snel automatisch een andere toon gebruikt.

Handige tips voor krachtige offertes

Met de onderstaande handige tips schrijft u alleen nog maar krachtige en overtuigende offertes. Hiermee haalt u meer klanten binnen en zet u zichzelf op een zelfverzekerde en professionele manier op de kaart.

  1. Gebruik uw F5 knop als u Word gebruikt en vervang elke “maar” in één keer voor het woordje “en”. Lees uw offerte nu nog een keer door en u merkt dat deze direct al een andere toon gekregen heeft. Zinnen die niet meer goed lopen past u aan.
  2. Houd uw offertes zo kort mogelijk. Excuustaal maakt deze vaak langdradig terwijl de klant eigenlijk alleen geïnteresseerd is in hoeveel deze moet betalen, wanneer het af kan zijn en welke diensten u daarvoor aanbiedt. Gebruik niet meer dan 1 A4, vermijd lange teksten en geef de klant de kans om in één oogopslag te zien wat ze willen weten.
  3. Stop met uzelf indekken en probeer niet van tevoren te raden wat de reacties zullen zijn op uw offerte. U weet niet hoe de klant zal reageren en door excuustaal te gebruiken duwt u hen eigenhandig in de richting van de negatieve reactie. Een positieve offerte levert vaak een positieve reactie op.
  4. Wees overtuigend en eerlijk, benadruk uw Unique Selling Points en de klant kan zelf een oordeel vellen over de prijs en wat hij of zij daarvoor terug krijgt.

Van zwak naar krachtig

Excuustaal vermijden is slechts één manier om uw offertes krachtiger te maken. Een overzichtelijke lay-out, duidelijke informatie, een concrete en snelle tijdsafspraak, een overzicht van hoe de prijs tot stand is gekomen en een korte alomvattende omschrijving van de werkzaamheden die u voorstelt doen wonderen. Als u twijfelt maakt u een aantal verschillende offertes en geeft u deze aan vrienden of familie. Vraag hen of ze u zouden aannemen en waarom wel of niet. U komt er dan vanzelf achter welke aanpak het beste werkt en het meest positief overkomt. Tegelijkertijd leert u ook wat niet goed wordt opgepakt. U zult zien dat uw offertes meer worden geaccepteerd als u excuustaal vermijdt.