U heeft vast wel eens meegemaakt dat iemand u om een offerte vroeg omdat deze persoon geen nee durfde te zeggen. En ondanks het feit dat u eigenlijk wel weet dat uw offerte nooit zal worden ondertekend, gaat u toch aan het werk. Deze situatie had voorkomen kunnen worden door kwalificatievragen te stellen. Veel ondernemers zijn bang om deze vragen te stellen, maar ze geven u wel direct een idee van of het de moeite waard is om tijd te steken in het opstellen van een offerte. Daarnaast krijgt u de mogelijkheid om uw kans op het binnenhalen van de klant te beoordelen.

De klant heeft eisen, maar u ook

Tijdens een gesprek met de klant luistert u voornamelijk naar de behoeften en eisen die zij hebben. En dan gaat u weg om een offerte op te stellen die volledig is ingericht naar wat de klant van u verwacht. Maar u heeft ongetwijfeld ook voorwaarden waaraan een klant die een offerte aanvraagt moet voldoen. En als blijkt dat de klant daar geen invulling aan kan geven, dan is het beter om vroegtijdig afscheid te nemen met de reden dat u niet goed bij elkaar past. Zo voorkomt u dat u onnodig werk moet verrichten, maar ook dat de klant teleurgesteld wordt als ze uw offerte ontvangen. Eerlijk zijn is beter en u kunt zich bezighouden met het opstellen van offertes voor klanten die wel aan uw voorwaarden voldoen.

Wat zijn kwalificatievragen?

De beste manier om uit te leggen wat kwalificatievragen precies zijn, is door u een lijst met voorbeelden te geven. Want deze vragen zullen voor de ene ondernemer ook anders zijn dan voor de andere. U bepaalt zelf welke kwalificatievragen belangrijk zijn voor u, en u zich goed bij voelt, om hier voordeel uit te halen.

  • Wat is de reden voor uw aanvraag (van de offerte)?
  • Hoe groot is de kans dat u van mijn dienst gebruik wilt gaan maken?
  • Heeft u ook andere bedrijven om een offerte gevraagd? Zo ja, hoeveel?
  • Hoe gaan jullie beslissen wie het wordt? Wat zijn de volgende stappen?
  • Welke leverancier gebruiken jullie momenteel? Waarom stopt jullie samenwerking?
  • Wat zijn de belangrijkste criteria voor het maken van een beslissing voor u?
  • Is uw project definitief?
  • Enzovoorts

Waarom kwalificatievragen stellen?

Als u deze vragen ziet dan heeft u misschien het idee dat ze vrij direct zijn. En dat is natuurlijk ook zo. U vraagt uw potentiële klant om u een beschrijving te geven van hun beslissingsproces en dat wil niet iedereen vertellen. Aan de andere kant zijn deze vragen ook niet vreemd. Veel bedrijven vragen namelijk om offertes waarmee ze bij hun huidige leverancier kortingen kunnen onderhandelen. Vandaar de vraag over de leverancier. Anderen hebben al een beslissing genomen en vragen u om een offerte voor de goede orde. Weer anderen weten eigenlijk al dat u het niet wordt, maar vragen toch een offerte om het zeker te weten. Dit zijn allen redenen waarom het beter is voor u om de offerte niet te schrijven en uw tijd aan iets nuttigs te besteden. Zonder kwalificatievragen was u daar nooit achter gekomen.

Blijf beleefd

Eén ding om goed in de gaten te blijven houden als u kwalificatievragen gaat stellen is om gewoon beleefd en netjes te blijven. En dan zijn deze vragen ineens veel minder direct. Als u om een offerte gevraagd wordt, dan mag u best weten of het project waarvoor het is definitief is. Ook mag u vragen hoeveel andere bedrijven er om een offerte zijn gevraagd, alhoewel dit antwoord mogelijk niet gegeven wordt. Er zijn drie manieren om kwalificatievragen te stellen en hieruit kunt u de optie kiezen die het beste bij u past. Een andere optie is om ze af te wisselen of te combineren.

  • Emotioneel: als u emotionele vragen stelt, dan vraagt u aan de klant wat zijn of haar gevoel ergens bij is. Vraagt u bijvoorbeeld naar uw kansen tijdens het selectieproces, dan vraagt u hen de vraag gevoelsmatig te beantwoorden.
  • Direct: als u een eerlijk antwoord wilt, dan zijn directe vragen soms het beste. U vraagt simpelweg naar uw kansen en windt er geen doekjes omheen. Vaak worden directe vragen ook met een direct antwoord beantwoord.
  • Constructief: constructieve vragen zijn vragen waarmee u de vervolgstappen te weten komt. Het proces dat wordt gehanteerd en de status van het project zijn daar goede voorbeelden van.

Wat doet u daarna?

Als nadat u uw kwalificatievragen gesteld heeft blijkt dat de klant niet geïnteresseerd genoeg is, of andere redenen heeft om u om een offerte te vragen, dan kunt u het beste eerlijk zijn en aangeven dat u geen toekomst ziet in de samenwerking. Blijkt er wel een toekomst te zijn, dan heeft u uit uw kwalificatievragen belangrijke informatie gehaald over hoe u uw offerte moet samenstellen, hoe het proces gaat bij de klant en hoeveel andere bedrijven zijn aangesproken. Dit geeft u een duidelijke voorsprong op de concurrentie en de kans om een offerte op te stellen die perfect is afgesteld op de situatie. Eigenlijk slaat u met kwalificatievragen twee vliegen in één klap: 1) u leert of het de moeite waard is om tijd te steken in het maken van een offerte en 2) als u een offerte maakt, dan heeft u alle informatie die nodig is om deze perfect op de situatie af te stellen.

Durf ze te stellen

Als u nog geen gebruik maakt van kwalificatievragen, dan is dit het moment om dat te doen. U beoordeelt wat uw kansen zijn en u neemt het heft in handen. U bepaalt de volgende stap, wat betekent dat u de leiding neemt. Blijkt het verspilde moeite, dan heeft u weinig verloren en blijkt het een kans, dan bent u perfect voorbereid om de concurrentie aan te gaan.

Het probleem met kwalificatievragen is vaak om de drempel over te gaan en ze te durven te stellen. Doet u dit een aantal keer, dan zult u merken dat hier niet vreemd op wordt gereageerd. In tegendeel, uw klant vindt het vast een goed teken dat u probeert te achterhalen of uw samenwerking vruchten af kan werpen. Probeer het daarom een keer en neem u voor om een paar kwalificatievragen te stellen na een gesprek. Het is een methode waar u veel van kunt leren.