Als u regelmatig zaken doet met dezelfde klant en deze zaken dezelfde inhoud hebben, dan kunt u overwegen om een raamovereenkomst op te stellen. Dit is handig als u verscheidene opdrachten samen uitvoert en voor elke keer een soortgelijk contract moet maken. Een raamovereenkomst vat al uw werkzaamheden in één handig document samen. Op die manier bespaart u veel tijd en hoeft u niet elke keer een offerte uit te brengen, een overeenkomst op te stellen, de overeenkomst te tekenen enzovoort. Als de andere partij akkoord gaat, maakt u het voor u beide aanzienlijk gemakkelijker.

Wat is een raamovereenkomst precies?

Een raamovereenkomst is een overkoepelende afspraak over alle werkzaamheden die u met een bepaalde partij voor een bepaalde tijd uitvoert. De afspraken die in de overeenkomst zijn opgenomen gelden voor beide partijen en zijn bedoeld voor alle projecten waar u samen aan werkt. Een voorwaarde voor de raamovereenkomst is dus dat de partijen die betrokken zijn langdurig met elkaar gaan samenwerken aan soortgelijke projecten. Een raamovereenkomst wordt ook wel een randovereenkomst genoemd en is een alomvattend document voor alle werkzaamheden die de partijen samen uitvoeren tijdens de periode die in de overeenkomst is vastgelegd.

De inhoud van een raamovereenkomst

Er zijn verschillende soorten raamovereenkomsten en omdat iedere samenwerking anders is, zal de inhoud van elke overeenkomst ook anders zijn. Het is de bedoeling dat deze aansluit bij de werkzaamheden die u samen uitvoert. Er zijn wel enkele onderwerpen die vaak in een raamovereenkomst worden genoemd.

  • Afspraken over de manier waarop de opdrachten worden uitgevoerd.
  • Afspraken over betalingen en facturatie.
  • Afspraken over aansprakelijkheden.
  • Afspraken over overmachtssituaties.
  • Afspraken over de verplichtingen die beide partijen aangaan.
  • Afspraken over hoe overeenkomsten tot stand komen.
  • Afspraken over de producten en diensten die worden gebruikt en aangeboden.

Wat is handig om te weten?

Het is altijd mogelijk dat een bepaalde opdracht net iets anders is dan de andere. Daarom bevatten raamovereenkomsten bijna nooit de exacte details die soms wel nodig zijn om in een contract te vermelden. Als u een opdracht aangaat met de andere partij die enigszins afwijkt van wat er in de raamovereenkomst is genoemd, dan kunt u een standaard opdrachtformulier gebruiken en hierin de specifieke kenmerken vastleggen voor die opdracht. Op die manier hoeft u de raamovereenkomst niet te veranderen of te ontbinden om toch samen de opdracht uit te kunnen voeren. Verder is het ook handig om in de raamovereenkomst te vermelden dat uw algemene voorwaarden automatisch op alle overeenkomsten die tijdens de periode die in het contract is vastgelegd van toepassing zijn.

De voordelen van de raamovereenkomst

Het is wel duidelijk dat het grote voordeel van een raamovereenkomst is dat u tijd en moeite bespaart. U heeft aan één overeenkomst genoeg en breidt die af en toe uit met een opdrachtformulier waarin de afwijkende afspraken samenvat, indien nodig. Een raamovereenkomst heeft ook een einddatum, dus de duur is te overzien. Als u een goede raamovereenkomst kunt samenvatten waar beide partijen tevreden over zijn dan heeft u daar allebei baat bij en worden alle administratieve taken aanzienlijk gemakkelijker.

De nadelen van de raamovereenkomst

Raamovereenkomsten zijn niet altijd een uitkomst. Soms kan het door de aard van de werkzaamheden die u met de tweede partij uitvoert onmogelijk zijn om dit in één alomvattend document samen te vatten. Het moeten dus echt opdrachten betreffen die veel met elkaar gemeen hebben anders bent u alsnog veel tijd kwijt aan het invullen van documenten met afwijkende afspraken. Een ander nadeel van de raamovereenkomst is dat deze vaak voor een lange tijd geldt. Als uw samenwerking tussentijds veranderd of uw verhoudingen worden anders, dan bent u toch verplicht om zaken te blijven doen met elkaar, ook al wilt u dat misschien niet. Omdat er altijd veranderingen kunnen optreden is het daarom aan te raden om de raamovereenkomst niet voor een te lange tijd te laten lopen. Het is beter om elk jaar een nieuw document te tekenen.

Tips bij het samenstellen van een raamovereenkomst

Het succes van uw raamovereenkomst komt direct voort uit hoe u deze samenstelt. Als u in staat bent om een goed overkoepelend document te maken, met de juiste verwoordingen en inhoud, dan heeft u er veel aan. Als u dit niet goed doet, dan loopt u het risico dat uw raamovereenkomst moet worden aangevuld met andere documenten. Het was juist in de eerste instantie de bedoeling dat papierwerk zoveel mogelijk vermeden zou worden door een raamovereenkomst af te sluiten. De volgende tips helpen u bij het samenvatten van een goed document.

  1. Voeg een tussentijds opzegbeding toe

Het is altijd een goed idee om een tussentijds opzegbeding toe te voegen aan uw raamovereenkomst. Daarmee kunnen beide partijen besluiten de overeenkomst op te zeggen voordat de einddatum is bereikt. Dit is handig bij veranderde- en onvoorziene omstandigheden. Een opzegbeding bevat altijd een opzegtermijn, zodat maatregelen genomen kunnen worden om de nieuwe situatie op te kunnen vangen.

  1. Vraag juridische hulp

Een ander goed idee is om juridische hulp te vragen bij het opstellen van uw raamovereenkomst. Als u deze zelf maakt, laat deze dan even natrekken door iemand met juridische kennis, zodat u zeker weet dat alles vanuit een wettelijk oogpunt ook in orde is. Mochten er dan tussen u en de andere partij problemen ontstaan, dan heeft u een goed en sterk document om op terug te vallen.

  1. Algemene voorwaarden en afwijkende afspraken

Zoals al eerder gezegd laat u in de raamovereenkomst opnemen dat uw algemene voorwaarden automatisch overal op van toepassing zijn. Dan betrekt u uw belangrijke juridische document bij de raamovereenkomst zonder deze volledig te moeten toevoegen. Voeg ook altijd een gedeelte toe dat omgaat met afwijkende afspraken, zodat u deze ook bij de raamovereenkomst kunt betrekken en daar niet elke keer een hele nieuwe overeenkomst voor moet afsluiten.

Wees voorbereid op onvoorziene situaties

Het belangrijkste voordeel van een raamovereenkomst is dat het overkoepelend is en u zo veel werk en tijd bespaart. Maar dat werkt alleen bij stabiele situaties. Zorg er dus voor dat er altijd op een bepaalde manier rekening gehouden wordt met onvoorziene omstandigheden en uw raamovereenkomst is overal op voorbereid.