Het sturen van een offerte is het belangrijkste onderdeel in het verkoopproces. Daarom wordt er ook veel aandacht gehecht aan niet alleen het verzenden van de offerte maar wat er hierna dient te gebeuren. De meeste klanten maken namelijk niet meteen een beslissing. Maar wat gebeurt er nadat de offerte is verstuurd? U komt het allemaal te weten door hieronder verder te lezen.

Offerte gestuurd, wat nu?

Dat de offerte al is verstuurd, betekent niet dat u niets meer hoeft te doen. Integendeel, het ligt aan u zelf om de klant warm genoeg te houden en deze toewijzen richting het akkoordgaan met de offerte.

Er na het versturen van een offerte verschillende mogelijke scenario’s, waaronder de onderstaande het meest voorkomen:

  • De klant reageert zelf binnen enkele dagen. Dit is natuurlijk het ideale scenario, aangezien hierbij de klant duidelijk wel interesse heeft in de offerte.
  • De klant reageert helemaal niet. Hierbij is het belangrijk om na te gaan hoeveel dagen er zijn verstreken sinds de offerte is verstuurd. Het is belangrijk om waarde te hechten aan de klant door de offerte op te volgen.
  • De klant weigert de offerte. U kunt hierbij nog proberen om al uw beste trucjes uit de kast te halen om de klant alsnog binnen te trekken. Lukt dit niet, dan kunt u tenminste uitgaan van een duidelijke ‘nee’ en uw tijd besteden aan andere potentiële klanten.

Offerte opvolgen

Het opvolgen van de verstuurde offerte geeft bij de klant de indruk dat er waarde wordt gehecht aan de opdracht. U wilt natuurlijk graag weten of de potentiële klant de offerte in goede orde heeft ontvangen en in hoeverre de offerte doorgaat, maar hoe wordt een offerte op correcte wijze opgevolgd? U kunt namelijk zelf een bepaalde mate van invloed uitoefenen op het aantal goedgekeurde offertes door de offerte op te volgen. Het kan gebeuren dat de klant de offerte niet volledig heeft begrepen of dat de interpretatie niet helemaal correct is, ook al is de offerte al duidelijk, volledig of op maat gemaakt. Door de offerte op te volgen kan de klant meer duidelijkheid krijgen over de offerte. Dit is meestal het doorslaggevend punt voor de klant om overtuigd te worden en akkoord te gaan met de offerte. Daarnaast geeft het opvolgen van de offerte bij de klant aan dat u niet alleen voldoende tijd heeft voor de opdracht, maar ook beschikt over de juiste motivatie.

Wat kan er nog gedaan worden?

De meeste klanten maken niet direct een beslissing wanneer ze een offerte ontvangen. Is de offerte al verstuurd en wilt u toch iets doen? In de meeste gevallen is dit niet nodig, maar indien u met mate te werk gaat kunt u denken aan de volgende opties:

  • Bellen: U kunt niet alleen een afspraak maken om de offerte nader toe te lichten, maar u krijgt hierbij ook de mogelijkheid om nieuwe ideeën of ontwikkelingen toe te voegen aan de opdracht.
  • Relevantie informatie nasturen: Denk hierbij aan het versturen van zinvolle informatie zoals een aparte referentielijst, testimonials van vorige klanten, een artikel te maken met de opdracht, onderzoeksresultaten, afbeeldingen en video’s, krantenknipsels, brochures en dergelijke.
  • Hulp aanbieden: In bepaalde gevallen moet de offerte nog door een leidinggevende worden nagekeken voordat een besluit genomen kan worden. U kunt aanbieden om de leidinggevende een toelichting en korte samenvatting te geven over de offerte.

Als je nog niet van de klant hebt terug gehoord

Zijn er al enkele dagen voorbij en laat de klant niets van zich horen? Dan kunt u onderstaande tips hanteren om de klant het gevoel te geven dat u deze niet bent vergeten:

  1. Stuur een herinnering van de offerte naar de klant. Deze herinnering dient wel vóór de vervaldatum te worden verstuurd. Stuurt u deze pas later, dan komt dit onprofessioneel en slordig over. Het beste moment om een herinnering te sturen is in de meeste gevallen 2 dagen vóórdat de offerte vervalt.
  2. De vervaldatum van de offerte dient als smoes om contact op te nemen met de klant. Daarnaast kan de vervaldatum van de offerte ook als drukkingsmiddel dienen, waarbij de klant het gevoel krijgt dat er snel een beslissing genomen moet worden. Let hierbij wel op dat u niet te agressief of opdringerig overkomt bij de klant, dit zal namelijk leiden tot het niet accepteren van de offerte.
  3. Hanteer een persoonlijkere aanpak. Als u bij het verzenden van de offerte een formele wijze gehanteerd heeft, dan kunt u bij het opvolgen hiervan een persoonlijke benadering gebruiken. U kunt ook kiezen om de herinnering ditmaal op een andere manier te versturen, bijvoorbeeld via de post, mail of zelfs door een persoonlijke afspraak te maken.
  4. De offerte opnieuw verzenden. Het gebeurt vaak dat klanten de offerte ‘kwijtraken’ in hun overvolle en vaak ongeorganiseerde inbox, waardoor het opnieuw verzenden van de offerte niet alleen kan fungeren als herinnering maar de klant kan hierdoor ook tijd (en frustratie) besparen.
  5. Pas de offerte zodanig aan. In bepaalde gevallen kan het zeer effectief zijn als de offerte wordt aangepast met nieuwe updates, ontwikkelingen of zelfs aanbiedingen of kortingen.

Offertes opstellen en versturen vormt een belangrijk deel van het hele verkoopproces van de meeste bedrijven. Het is daarom ook belangrijk voor u als ondernemer om rekening te houden met alle belangrijke zaken omtrent offertes. Hoe klantgerichter uw offerte, des te sneller de klant zich aangesproken voelt bij het doornemen van de offerte. Hierdoor zal de klant ook sneller geneigd zijn om de offerte goed te keuren.