Wanneer een potentiële klant een offerte aanvraagt bij een bedrijf, dan treft u aangehecht in de meeste gevallen ook de algemene voorwaarden. Middels de algemene voorwaarden wordt duidelijkheid verschaft in de gemaakte afspraken tussen klant en bedrijf en weet elke partij wat ze van elkaar kunnen verwachten. Door hieronder verder te lezen komt u te weten wat de algemene voorwaarden van een offerte precies zijn, waar deze voor dienen en treft u allerlei handige weetjes die gehanteerd kunnen worden wanneer u zelf een offerte gaat opstellen.

Algemene voorwaarden van een offerte

De algemene voorwaarden van een offerte kan worden omschreven als een samenvatting van de afspraken die er worden gemaakt tussen de klant en het bedrijf. Het gaat hierbij om de verschillende rechten en plichten tussen alle betrokken partijen, welke ingaan op het moment dat de klant akkoord gaat met de offerte. Het is slim om de algemene voorwaarden in de bijlage van een offerte te vermelden. De offerte is een officieel aanbod van het bedrijf naar een potentiële klant toe. Verwijst u pas op de factuur naar de algemene voorwaarden? Dan bent u te laat. De algemene voorwaarden dienen te worden vermeld in de offerte, het liefst in de bijlage.

Zijn algemene voorwaarden wel of niet verplicht?

Wettelijk gezien bent u niet verplicht om algemene voorstellen te hanteren, maar het is u wel sterk aangeraden om eventuele problemen in de toekomst te voorkomen. In het geval van het ontstaan van een conflict tussen het bedrijf en de klant, dan zijn de algemene voorwaarden doorslaggevend bij het vinden van een geschikte oplossing voor het conflict. Algemene voorwaarden zorgen namelijk voor duidelijkheid zodat alle betrokken partijen weet wat er van hen wordt verwacht.

Wat u écht moet weten

De algemene voorwaarden van een offerte worden niet zomaar opgesteld, er zijn namelijk verschillende zaken die belangrijk zijn. Hieronder treft u een handige opsomming van de dingen die u echt moet weten wanneer u de algemene voorwaarden gaat opstellen.

Verstrek een kopie van de algemene voorwaarden

Het is belangrijk om te weten dat de klant de tijd nodig heeft om de algemene voorwaarden geheel door te kunnen lezen voordat de klant akkoord gaat. Om deze reden wordt het aangeraden om een kopie te verstrekken van de algemene voorwaarden wanneer de offerte wordt verstuurd.

Verwijs in de offerte naar de algemene voorwaarden

Het verwijzen van de algemene voorwaarden dient vanaf in de offerte te geschieden. Bepaalde bedrijven kiezen er ook voor om de algemene voorwaarden te laten drukken op de achterkant van de offerte zodat deze standaard worden uitgegeven aan de klant bij het versturen van een offerte. Andere klanten sturen de algemene voorwaarden toe als een bijlage in de vorm van een pdf-bestand.

Deponeren bij de KvK

Uw falgemene voorwaarden deponeren bij de KvK of bij de rechtbank is wel mogelijk, maar niet altijd aan te raden, aangezien dit kan zorgen voor misinformatie en onduidelijkheid. Het deponeren kan worden gezien als bewijs.

Online algemene voorwaarden accepteren

Indien de offerte online wordt verzonden, dan kan de klant ook online de algemene voorwaarden accepteren door het klikken van een standaard ‘akkoord’ knop die aan het eind van het document vanzelf in beeld verschijnt.

Wetten die veranderen

Met verloop van tijd worden bepaalde wetten veranderd. Het is dan van groot belang om af en toe na te gaan in hoeverre de algemene voorwaarden wettelijk gezien nog van kracht zijn.

Annuleren

De klant kan een offerte wel of niet annuleren afhankelijk van wat er in de algemene voorwaarden staan. In de algemene voorwaarden behoort duidelijk vermeld te staan hoe de klant een goedgekeurde offerte weer kan annuleren.

Betalingstermijn van de offerte

Indien het bedrijf geen specifieke betalingstermijn heeft afgesproken met de klant, dan geldt volgens de wet een standaard betalingstermijn van 30 dagen. De meeste bedrijven hanteren een termijn van 14 dagen aan. U kunt zelf in de algemene voorwaarden aangeven hoe lang of kort de betalingstermijn is.

Aansprakelijkheid

U kunt zelf de algemene voorwaarden opstellen zodat deze u qua aansprakelijkheid zo soepel of zo streng is als u maar wilt. Het is niet alleen mogelijk om de aansprakelijkheid van de partijen volledig uit te sluiten, maar ook om juist aan te geven welke partij volledig aansprakelijk is.

Levertijd

Afhankelijk van het soort bedrijf vinden klanten het vaak prettig om direct bij het ontvangen van de factuur al te weten wanneer de producten of diensten worden aangeleverd. Zo kan de klant zich ook houden aan een planning. Bepaal de levertijd en vermeld deze duidelijk in de algemene voorwaarden zodat de klant weet wat er kan worden verwacht en wanneer.

Garanties

In het geval van de verkoop van een product of een dienst, is er meestal sprake van garantie. Denk zo niet alleen aan fabrieksgarantie maar ook bijvoorbeeld wanneer er gekozen wordt voor bijkoopgarantie. De voorwaarden voor wat betreft de garanties dienen duidelijk te worden aangegeven in de algemene voorwaarden.

Offertes opstellen en deze vervolgens naar de klant toesturen is een taak die dagelijks wordt uitgevoerd door verschillende verkopers en ondernemers rond Nederland. Het is hierbij de kunst om een offerte te kunnen opstellen die niet alleen klantgericht is, maar ook zo aantrekkelijk mogelijk in de ogen van de klant.