Een offerte is een voorstel dat u opstelt en aan een potentiële klant stuurt die hierom heeft gevraagd. Het is een niet-bindend document waarmee de ontvanger nergens toe verplicht wordt. Het woord ‘vrijblijvend’ dat vaak samen met offertes wordt genoemd, is dus misleidend. Er bestaan geen niet-vrijblijvende offertes want niemand heeft het voorstel nog geaccepteerd. Het doel van een offerte is niet informeren, maar overhalen. Toch is het belangrijk om zeker te zijn dat de juridische kant in orde is, om misverstanden en vervelende situaties te voorkomen. Hier leest u over deze, vaak vergeten, zijde van het opstellen van offertes.

De definitie van offerte

Een offerte is niets meer dan een aanbod van uw kant. Voor de wet bestaat het woord ‘offerte’ officieel niet en wordt er alleen gesproken over het aanbod. Een offerte verplicht de ontvanger dus nergens toe. Het woord ‘aanvaarding’ wordt in juridische taal gebruikt als de klant de offerte accepteert. Besluit de klant dit niet te doen, dan is er op juridisch vlak dus ook geen overeenkomst gesloten. Een offerte moet volgens de wet een aantal kernbedingen bevatten en dit zijn elementen die essentieel zijn voor de overeenkomst die u voorstelt. Denk dan bijvoorbeeld aan wie de offerte schrijft, voor wie de offerte bestemd is, de werkzaamheden die worden aangeboden en hoeveel u hiervoor vraagt.

Vraag een jurist om hulp

Als u echt zeker wilt zijn, dan kan het geen kwaad om een jurist eens naar uw offertes te laten kijken. Deze zal juridische zaken beoordelen, zoals de algemene voorwaarden, de manier waarop de offerte moet worden geaccepteerd en uw eigen gebondenheid aan wat u voorstelt. Als een jurist veranderingen aanbrengt, probeer deze daarna dan in uw eigen woorden om te zetten. Juristen weten goed wat een aanbod volgens de wet moet bevatten, maar ze weten dit niet altijd even klantgericht te verwoorden. Als u en de jurist tevreden zijn over wat er in het aanbod wordt genoemd, dan stuurt u de offerte uit. Dit is vooral belangrijk als er veel geld in het spel is, of een langdurige samenwerking.

Hoe zit het met uw eigen verplichting?

Door een aanbod te doen verplicht u de klant niet om deze te accepteren. Maar waar bent u zelf verplicht toe als u een offerte stuurt? Om situaties te voorkomen waarin een klant een offerte accepteert die u vanwege onvoorziene omstandigheden niet meer kunt waarmaken, kunt u een aantal dingen doen.

  • Maak een herroepelijke offerte: als u een herroepelijke offerte opstelt, dan kunt u deze op elk moment intrekken. Dat moet dan wel gedaan worden voordat de klant de offerte accepteert, want vanaf dat moment zit u er wel aan vast.
  • Een onherroepelijke offerte: de onherroepelijke offerte is het tegenovergestelde van de herroepelijke offerte en is dus niet in te trekken. In principe zou een klant dan dus uw aanbod na vijf jaar nog kunnen accepteren en zit u er dan aan vast.
  • Een onherroepelijke offerte met een termijn: als u een onherroepelijke offerte uitstuurt, geeft u een geldigheidsdatum aan. Heeft de klant deze niet officieel geaccepteerd voordat deze datum verstreken is, is de offerte niet meer geldig. Vermeld dit duidelijk, bijvoorbeeld door de zin: “Dit aanbod is geldig tot 1 september 2020. Het aanbod komt na deze datum automatisch te vervallen.” toe te voegen.

Vermijd het woord ‘vrijblijvend’

We hebben het al een aantal keren gezegd, maar het woord vrijblijvend heeft op juridisch vlak geen enkele waarde in combinatie met een aanbod. Dit woord wordt meestal toegevoegd om klanten gerust te stellen en aan te geven dat ze geen overeenkomst met u aangaan als ze u om een offerte vragen. Vaak wordt er dan ook bij aangegeven dat het aanvragen van een offerte gratis is. Een aanbod is altijd vrijblijvend en tenzij u specifiek aangeeft dat er kosten aan verbonden zijn, zou deze ook altijd gratis moeten zijn.

Betalen voor een offerte

Er zijn ook offertes die niet gratis zijn en dat komt dan vaak omdat deze niet kunnen worden opgesteld zonder dat er werkzaamheden aan verbonden zijn. Een offerte voor het verwijderen van asbest, bijvoorbeeld, moet altijd vergezeld gaan met een inspectie. Ook als u overlast heeft van ongedierte, komt er altijd eerst iemand kijken om te zien hoe ernstig de situatie is. Vaak betaalt u voor dit onderzoek als u de offerte niet accepteert en is het gratis of bij de prijs inbegrepen als het aanbod daarna wel wordt geaccepteerd. Biedt dus geen gratis offertes aan als u hier werkzaamheden voor moet verrichten. U doet uzelf dan tekort en loopt geld mis voor werkzaamheden die u wel heeft uitgevoerd.

Betrek uw algemene voorwaarden bij de offerte

U heeft zelf een aantal algemene voorwaarden opgesteld die geldig zijn bij uw dienstverlening. Dit zijn de richtlijnen die u gebruikt en waar de klant dus ook van op de hoogte moet zijn als ze moeten beslissen of ze met u verder willen gaan. Betrek uw algemene voorwaarden dus bij uw offerte door een zin toe te voegen zoals: “Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing op deze offerte”. Bij de handtekening kunt u ook aangeven dat de opdrachtgever door te ondertekenen ook verklaart met deze algemene voorwaarden akkoord te zijn. Uiteraard voert u dan een kopie van uw algemene voorwaarden mee, zodat de opdrachtgever ook echt de kans krijgt om deze te lezen. In uw offerte plaatst u de zin: “Bijlage: algemene voorwaarden zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.”

De acceptatie van de offerte

Offertes kunnen op verschillende manieren worden geaccepteerd:

  • Mondeling: een mondelinge acceptatie is geldig, maar om problemen in de toekomst te voorkomen is het goed om dit even schriftelijk te bevestigen. Stuur bijvoorbeeld een e-mail met uw algemene voorwaarden waarin u vermeldt dat de klant de offerte telefonisch op een bepaalde datum geaccepteerd heeft.
  • Ondertekenen: u kunt ook vragen om een ondertekening. U maakt dan twee versies van de offerte en zet uw eigen stempel en handtekening hier al op. De klant ondertekent beide ook en stuurt u één document terug en houdt de andere zelf.
  • E-mail: in veel gevallen worden offertes via e-mail verstuurd in de vorm van een pdf-bestand. De klant accepteert deze dan via e-mail en dat is uw bewijs. Het kan geen kwaad om de klant ook te vragen om de offerte te ondertekenen, te scannen en terug te sturen.

Een wettelijk document

Door deze punten aan uw offerte toe te voegen, zal deze door de rechter als ‘wettig en overtuigend bewijsmiddel’ worden gezien. Twee andere punten waar deze dan naar kijkt zijn de authenticiteit van de ondertekening van de klant en de integriteit van de inhoud van het aanbod. Zo weet u zeker dat u een offerte opstelt die op juridisch vlak ook stand houdt.