Het opstellen van offertes is niet gemakkelijk. Het is voor veel mensen allereerst moeilijk om binnen de juiste ruimte te blijven, om de juiste taal te gebruiken, om aan de juridische kant van het verhaal te denken en om de bijlagen niet te vergeten. Daarom is een checklist voor het opstellen van een offerte bijzonder handig. Wij hebben hier stapsgewijs voor u op een rijtje gezet waaraan u moet denken als u een offerte op gaat stellen, zodat u geen punt meer vergeet.

  1. De onderdelen van uw offerte vaststellen

Een goede korte offerte voor particulieren past op één A4. De volgende onderdelen moeten dan zeker voorkomen.

  • Uw bedrijfsgegevens en KvK nummer: bovenaan de offerte geeft u alle details over uw bedrijf, zodat men kan zien dat u betrouwbaar en juist geregistreerd bent.
  • De datum: vervolgens noemt u de datum van de dag dat u de offerte uitstuurt en de plaats waar u gevestigd bent.
  • Bijlagen: noem ook altijd even in een korte zin welke bijlagen u meestuurt.
  • Aanhef: de aanhef van een offerte is vaak persoonlijk gericht op de persoon die hem heeft opgevraagd. Beste of geachte zijn dan prima.
  • Korte omschrijving: u formuleert in het kort een alomvattende omschrijving van de voorgestelde diensten. Zorg dat de klant dit begrijpt, dat u alles noemt en dat u vakjargon negeert.
  • De prijs: u geeft (in een tabel) aan wat de totaalprijs is en hoe deze tot stand is gekomen. Hier betrekt u alles bij, van voorrijkosten tot btw en van arbeidskosten tot materialen. De klant moet in één keer kunnen zien hoe de prijs tot stand is gekomen en wat ze ervoor terug krijgen.
  • De afsluiting: u gebruikt de afsluiting van uw offerte om de klant te vertellen wat de vervolgstappen zijn die ze moeten ondernemen om de offerte te accepteren en de werkzaamheden in gang te zetten.

  1. Controleer de juridische punten

Nu u de eerste versie van uw offerte geschreven heeft, is het tijd om hier een aantal controles over uit te voeren en kleine dingen aan toe te voegen. Uw offerte is een officieel aanbod en dus kan het als document gebruikt worden in een juridische situatie. Daarom moet uw aanbod de volgende zaken bevatten.

  • Een geldigheid: als u een onherroepelijke offerte uitschrijft, dan is het verstandig om hier een einddatum aan toe te voegen. U geeft de klant twee tot drie weken om te reageren, of het aanbod is niet meer geldig. Doet u dit niet, dan kan de klant uw offerte theoretisch na vijf jaar nog accepteren en moet u hier dan wettelijk gehoor aan geven.
  • Algemene voorwaarden: voeg altijd een stukje aan uw offerte toe dat verwijst naar uw algemene voorwaarden. Dit kan een zin zijn als: “als u deze offerte accepteert, dan gaat u ook akkoord met onze algemene voorwaarden”. U voegt deze voorwaarden ook toe als bijlage, zodat de klant ze ook kan lezen.
  • Hoe te accepteren: u vertelt de klant niet alleen wanneer ze moeten accepteren, maar ook hoe. Want wat doet u als iemand mondeling akkoord geeft, maar zich later terugtrekt? U heeft dan geen enkel bewijs. Mondeling accepteren mag wel, maar dit volgt u altijd even op met een e-mail waarin staat wat u wanneer heeft besproken. Het beste vraagt u de klant te tekenen.

  1. De bijlagen

In veel gevallen zal u tegelijkertijd met uw offerte ook een aantal bijlagen versturen. Het is goed om deze op de offerte te vermelden in een korte opsomming. Enkele voorbeelden van documenten die als bijlagen verstuurd kunnen worden zijn:

  • Algemene voorwaarden.
  • Brochures en folders.
  • Resultaten.
  • Berekeningen.
  • (Technische) tekeningen.
  • Productspecificaties en –eigenschappen.
  • Grafieken.
  • Klantenreferenties, krantenknipsels en andere positieve feedback.

  1. Controleer uw taalgebruik

Inhoudelijk is uw offerte nu goed, maar hoe zit het met uw taalgebruik? Vraag uzelf af of u uw zaken beschrijft zoals u ze ook echt zou zeggen, of dat u woorden gebruikt die moeilijk te begrijpen zijn. Het beste gebruikt u gewoon spreektaal en houdt u het kort. Klanten lezen geen lange teksten, maar scannen het document en willen dan direct kunnen zien wat ze willen weten: wat moeten ze betalen en waarvoor betalen ze. U vervangt passieve taal voor actieve taal. De volgende gewoonten vermijdt u dan het beste.

  • Excuustaal: woorden zoals “sorry” en “maar” geven een offerte een zwakke en negatieve toon. Als u kwaliteit levert en een correcte prijs vraagt heeft u geen reden om u te verontschuldigen. Ook zinnen zoals “Onze tarieven zijn aan de hoge kant, maar daarvoor krijgt u geschoolde medewerkers en de beste materialen” zijn niet geschikt. U geeft de klant dan het idee dat u hoge tarieven hanteert terwijl ze dat misschien helemaal niet dachten en waarschijnlijk juist verwachtten voor wat u aanbiedt.
  • Ouderwetse taal: betreffende, gaarne, omtrent, reeds, jegens, significant, tevens, derhalve, betreffende, omtrent, enzovoorts zijn woorden die de klant het gevoel geven dat u zich achter mooie taal verschuilt. Ook wordt hier de tekst vaak veel te lang van en te onduidelijk. Gebruik moderne spreektaal en uw offerte zal veel zelfverzekerder en duidelijker overkomen.
  • Een passieve afsluiting: een afsluiting zoals “Ik hoop u een passend aanbod te hebben gedaan” is niet positief. U hoopt dit niet, want u weet het. Ook zinsdelen zoals “verblijven wij” en “hoogachtend” zijn te ouderwets en formeel. In de afsluiting vertelt u de klant over de vervolgstappen, dus u kunt ze gewoon vertellen dat ze de offerte kunnen accepteren door deze voor de einddatum te ondertekenen. “Met vriendelijke groeten” is dan een prima manier om de offerte af te sluiten.

  1. De offerte schrijven voor uw doelgroep

We hebben al even aangegeven dat een offerte het beste niet langer is dan één zijde van een A4, maar dat is niet in alle gevallen zo. Grote offertes voor grote werkzaamheden kunnen wel 10 pagina’s innemen. Offertes voor werkzaamheden bij particulieren zijn vaak kort en B2B offertes zijn langer. Vraag u dus af of uw offerte bij uw doelgroep past en of u kort maar krachtig moet zijn of juist meer moet toelichten. Als u tevreden bent kunt u uw offerte uitsturen. Hoe meer u dit doet, hoe gemakkelijker het wordt en sneller het gaat. Een overtuigende offerte doet wonderen.