Het schrijven van een goede offerte is niet altijd even makkelijk, en niet iedereen beschikt over de juiste vaardigheden. Daarom is het in bepaalde gevallen verstandig om gebruik te maken van templates voor het opstellen van offertes. Soms zijn deze standaard offertes juist niet aan te raden, het is geheel afhankelijk van de situatie. Lees hieronder verder om te weten in hoeverre het verstandig is om wel of geen template gebruiken.

Wat is een offerte template

Het opstellen van een offerte is één van de belangrijkste onderdelen van het verkoopproces. Daarom is het ook van groot belang dat de offertes optimaal zijn opgebouwd. Aangezien niet iedereen even goed is in het opmaken van een goede offerte, kan het in bepaalde gevallen handig zijn om eenmalig een efficiënte offerte op te maken als sjabloon. Deze template kan vervolgens op elk moment worden gebruikt. In een template staat alle basisinformatie van uw onderneming, producten en diensten en u kunt de template aanpassen voor elke specifieke offerte die u uit moet schrijven.

Onderdelen van een offerte template

Een standaard offerte bevat enkele vaste componenten, die voor elke nieuwe offerte die u op wilt stellen bewerkt kunnen worden. Denk zo aan de gegevens van uw bedrijf, de gegevens van de klant, een offertenummer, de totale kosten, de omschrijving van de producten of diensten die u aanbiedt, de geldigheidsduur van de offerte en een verwijzing naar de algemene voorwaarden van uw bedrijf. Daarnaast dient elke offerte ondertekend te zijn. Vergeet trouwens niet aan te geven of de offerteprijs inclusief of exclusief btw is.

Waarom wel een template

Er zijn een aantal redenen waarom het gebruik van een template wel aan te raden is. Denk zo vooral aan:

  • Online briefpapier: Een offerte template bevat standaard de gegevens van uw bedrijf zoals de naam, het logo, contactinformatie en dergelijke. Zo hoeft u deze stap niet opnieuw te doen bij elke offerte die opgesteld moet worden.
  • Besparing van tijd: Omdat u middels een template niet telkens opnieuw een nieuwe offerte hoeft op te maken, bespaart u tijd. Dit geldt voornamelijk bij documenten die veelvuldig worden gebruikt waarbij er sprake is van specifieke vaste onderdelen die u eenvoudig zelf kunt aanpassen wanneer gewenst.
  • Misverstanden voorkomen: Het kan gebeuren dat u per ongeluk een belangrijke offerte van een andere klant opent en die bewerkt, en vervolgens opslaat onder een nieuwe naam. Door het aanhouden van een standaard offerte voorkomt u dergelijke ongelukken.

Maar het gebruiken van een template is niet altijd even handig. In bepaalde gevallen wordt het aanhouden van een standaard offerte en een standaard tekst juist geheel afgeraden. Iemand die niet nauwkeurig te werk gaat kan makkelijk fouten maken tijdens het bewerken en opslaan van de template, wat een onprofessionele indruk achterlaat. Daarnaast zijn templateoffertes niet persoonlijk, wat als negatief opgevat kan worden bij de klant.

Voordelen en nadelen van een template

Het gebruiken van een template heeft dus niet alleen zijn goede maar ook slechte kanten. Hieronder tref je een overzicht met de voor- en nadelen:

Voordelen Nadelen
Mogelijkheid om meer offertes op te stellen in minder tijd. Offertes die te vaak worden bewerkt kunnen als slordig en ‘in elkaar getimmerd’ overkomen.
Inspiratie komt niet bij iedereen vanzelf. Offertes zijn minder persoonlijk.
Online zijn er voldoende gratis offerte templates te downloaden. Het is makkelijk om tijdens het bewerken per ongeluk foutjes te maken zoals het vergeten te bewerken van de bedrijfsnaam. Dit komt onprofessioneel over bij de klant.
Een template wordt als online briefpapier gebruikt. Offertetemplates lijken veel op simpele prijsopgaves.
Ongelukjes vermijden tijdens het bewerken en opslaan van documenten wordt eenvoudiger.

Wel of geen template gebruiken?

U vraagt zich natuurlijk af of het gebruiken van een template voor het opstellen van offertes echt zo handig is als het lijkt. Gebruik bij voorkeur geen standaard offerte template, maar zorg eerder voor een gepersonaliseerde offerte waarbij de klant het gevoel krijgt dat u echt luistert naar zijn wensen. Door uw offertes zo klantgericht mogelijk op te stellen komt dit professioneel over bij de klant. Daarnaast is het aanhouden van een template met standaard teksten ouderwets. Klanten van tegenwoordig vinden een persoonlijke benadering veel belangrijker. In bepaalde gevallen is het juist wel handig om een template aan te houden. Om na te gaan in hoeverre het gebruiken van een template aan te raden is, is het belangrijk om te kijken naar de branche van het bedrijf. Hieronder treft u enkele voorbeelden van bedrijfssoorten:

Branche Template
Advocaat Nee
Accountant Nee
Adviseur Nee
Architect Ja
Schilder Ja
Belastingadviseur Nee
Schoonmaakbedrijf Nee
Web ontwikkelaar Ja

Indien u zo efficiënt mogelijk te werk wilt gaan door wél gebruik te maken van templates, raden wij u aan om enkel bepaalde onderdelen te standaardiseren. Personaliseer de inleiding en de kern van een offerte altijd, gebruik dus nooit een template voor deze onderdelen.

Ook als u gebruik maakt van templates voor uw offertes is het belangrijk om te letten op de belangrijke zaken die komen kijken bij het opstellen, het versturen, het presenteren en het opvolgen van een offerte. Indien u op de juiste manier weet te profiteren van de voordelen van templates, kunt u uw kansen van een goedgekeurde offerte verhogen.