Als u een offerte uitstuurt, dan verwijst u daarin altijd naar uw algemene voorwaarden en stuurt u deze mee als een bijlage. Dat is belangrijk, want de klant moet wel weten wat uw regels zijn voordat deze uw offerte accepteert. Daarnaast heeft u dan ook op een juridisch geldige manier bewijs van het feit dat de klant op de hoogte is van uw algemene voorwaarden en hiermee heeft ingestemd. Want, doet u dit niet, welke voorwaarden gelden dan?

Het is mogelijk dat een klant – na uw algemene voorwaarden gelezen te hebben – aangeeft dit anders te willen doen en dit ook officieel voorstelt. Zij beschrijven in hun inkoopvoorwaarden namelijk een andere manier van werken en willen daar niet van afwijken. Soms zijn dit voorstellen waar u het helemaal niet mee eens bent en kunt zijn. U kunt dit vervolgens weer officieel afwijzen en met uw eigen voorstel komen. Die situatie wordt ook wel een battle of forms genoemd.

Algemene voorwaarden versus inkoopvoorwaarden

Het is voor u al normaal geworden dat u uw algemene voorwaarden, leveringsvoorwaarden en/of verkoopvoorwaarden meestuurt bij de offertes die u maakt. Door uw offerte te accepteren gaat de klant akkoord met de algemene voorwaarden, tenzij hier bezwaar tegen indienen. Zij leggen dan hun inkoopvoorwaarden op tafel en geven aan dat ze alleen zaken willen doen als deze regels worden gevolgd.

Een goed voorbeeld van een conflict dat op deze manier kan ontstaan is die van de betalingstermijn. In uw algemene voorwaarden staat duidelijk dat u binnen 14 dagen betaald wilt krijgen, maar in de inkoopvoorwaarden van de klant geven ze aan dat zij juist een betalingstermijn van 60 dagen hanteren. De klant stuurt u een afwijzing en geeft aan dat ze hun betalingstermijn willen gebruiken voor uw overeenkomst. Dat zou betekenen dat u anderhalve maand langer op uw betaling moet gaan wachten en in de tussentijd dus alles heeft voorgeschoten.

Wettelijke regels

Dit soort situaties zijn heel normaal en daarom is er ook een wet (artikel 6:225 Burgerlijk Wetboek) waarin wordt vastgesteld dat uw klant uw algemene voorwaarden expliciet moet afwijzen voordat ze de offerte accepteren. Als u uw algemene voorwaarden in uw offerte behandeld en meestuurt, dan zijn die automatisch van kracht, tenzij de klant ze afwijst. Dit moet de klant doen in een aparte brief of e-mail en uiteraard moeten ze daarin dan ook aangeven wat ze niet goed vinden en waarmee ze het willen vervangen. Zonder expliciete afwijzing zijn uw algemene voorwaarden van kracht en dat is dus wettelijk vastgesteld.

Alles afwijzen of een gedeelte?

De klant kan in zijn of haar officiële afwijzing zowel al uw algemene voorwaarden afwijzen of alleen een gedeelte ervan. Ze stellen dan voor om hun eigen (inkoop)voorwaarden te laten gelden of om één (of enkele) van uw voorwaarden laten vervangen door die van hun. Dat geven ze in beide gevallen dan ook exact aan. U weet dus precies waar u aan toe bent nadat de klant uw algemene voorwaarden heeft afgewezen. Dat is het moment om uzelf af te gaan vragen wat de volgende stap gaat zijn.

Wat te doen?

De situatie boven omschreven met het grote verschil in betalingstermijnen kan elk moment voorkomen. En de vraag is dan: moet u de termijn van de klant accepteren en langer op uw geld wachten, of houdt u voet bij stuk? In de eerste situatie loopt u financieel achterstand op en in de tweede situatie moet u de afwijzing van de klant zelf ook weer afwijzen. Er is dan een battle of forms ontstaan. Dat leidt tot een heleboel heen en weer geschrijf en gemail en dat heeft vaak tot gevolg dat uw deal helemaal niet meer doorgaat. Dat moet voorkomen worden, want dan heeft u helemaal geen geld. Het is veel beter om hier op een andere manier mee om te gaan.

Met de klant rond de tafel

De beste manier om een battle of forms op te lossen is door de klant uit te nodigen voor een gesprek. Dat is veel persoonlijker en veel gemakkelijker dan het heen en weer sturen van e-mails met afwijzingen. Daarnaast is er dan een grotere kans dat u uw deal toch krijgt en dat onder voorwaarden waarmee u het beide eens bent. Ga dus een gesprek aan en pak dan uw algemene voorwaarden en de inkoopvoorwaarden van de klant erbij. U beoordeelt de verschillen tussen de twee documenten, u hoort de eisen van de klant aan en u geeft aan wat u wel en niet acceptabel vindt.

Daarna gaat u onderhandelen en probeert u tot een situatie te komen waarmee u beide kunt leven. Het is dan belangrijk dat u van tevoren voor uzelf bepaalt wat u wel en wat u niet van de klant kunt accepteren. U geeft een beetje in, de klant geeft een beetje in en samen komt u tot een oplossing. Het is dan zaak dat u probeert hier voor uzelf het maximale uit te halen, zonder de klant te beledigen of geïrriteerd te maken. Tegelijkertijd heeft de klant het gevoel dat ze gehoord zijn, dat ze inspraak hebben gehad en ook een paar puntjes hebben gewonnen. Het resultaat is een tevreden klant en een ondertekende offerte.

Het belang van algemene voorwaarden in uw offerte

Deze informatie geeft duidelijk aan dat het van groot belang is dat u uw algemene voorwaarden in uw offerte noemt, dat u aangeeft dat deze van kracht zijn en dat u ze meestuurt. Want als u dit niet doet, dan geeft u de klant alle vrijheid om zijn of haar inkoopvoorwaarden te hanteren. Daar wordt u niet beter van, vooral ook omdat u deze van tevoren niet heeft gezien. Betrek uw algemene voorwaarden dus altijd bij uw offerte en geef aan dat de klant daarmee akkoord gaat als ze de handtekening zetten. De kans op misverstanden wordt dan aanzienlijk kleiner.