Een offerte is een middel waarmee de klant direct weet wat hij zal gaan betalen voor diensten die u zult gaan uitvoeren of een product wat u levert. Een goede offerte maken is een kunst en niet iedereen verstaat deze. We hebben dan ook een aantal tips voor u op een rij gezet zodat u een goede offerte opstelt voor een potentieel klant waarmee u een opdracht binnen haalt.

Weet wat er minimaal in een offerte moet staan

Een offerte moet volgens de wet minimaal een aantal gegevens over uw bedrijf bevatten. Het gaat hier om de volgende zaken: de handelsnaam van uw bedrijf en de Kamer van Koophandel gegevens van uw bedrijf. Daarnaast vermeldt u in de offerte duidelijk wat de contactgegevens zijn van uw bedrijf en u vermeldt de contactgegevens van de klant. Denk er daarbij aan dat u de naam van de klant goed controleert voor u deze vermeldt op de offerte. Een verkeerd gespelde naam is in de ogen van de klant een teken van ongeïnteresseerdheid. Verder vermeldt u op de offerte het offerte-nummer en u geeft een reactietermijn aan. Een offerte heeft doorgaans een bepaalde houdbaarheid.

Tip 1: zorg ervoor dat de offerte persoonlijk is

In de offerte verwijst u naar het contact wat u heeft gehad met de klant en u geeft aan wat u besproken heeft met de klant. Dit maakt het voor de klant prettig om de offerte te lezen en de klant zal zich gehoord voelen door uw bedrijf. U geeft een korte samenvatting van de opdracht waarbij u de hoofdlijnen weergeeft. Ook zaken die de klant aan u heeft verteld als aanvulling vermeldt u in de offerte. Zodoende voelt het voor de klant gelijk aan alsof de offerte op maat gemaakt is. Uiteraard heeft u meerdere offertes die u maakt en u heeft regelmatig deze gesprekken. Zorg er dan ook voor dat u het gesprek nog vers in uw gedachten heeft. Stel de offerte gelijk op na het gesprek en stuur deze binnen 24 uur na het gesprek naar de klant toe.

Tip 2: geef aan wat de voordelen van het project zijn

Maak voor de klant duidelijk wat uw specialiteiten zijn en waarom uw bedrijf de aangewezen partij is om de opdracht van de klant uit te voeren. Het zal niet altijd doorslaggevend zijn om een klant aan uw bedrijf te binden maar het maakt de offerte net wat belangrijker. Maak er geen lang verhaal van in de offerte: een paar wel gekozen zinnen kunnen voldoende zijn.

Tip 3: zorg voor een inzichtelijke prijsopbouw

Bij een offerte wil de klant geen kort zinnetje zien als ‘uit te voeren werkzaamheden inclusief bijkomende kosten’ waarna een bedrag volgt. De klant wil weten waar hij of zijn voor betaalt. Daarom is het van het grootste belang dat u het kostenplaatje verder toelicht. Daarbij maakt u duidelijk wat de kosten zijn van het gebruikte materiaal, het materieel wat wordt gebruikt of gehuurd, bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld een bouwcontainer en de kilometerkosten naar de klant toe. Voorrijkosten licht u toe. U geeft aan wat er bij dit bedrag zit inbegrepen. Verder geeft u ook uiteraard het arbeidsloon door. Geef aan of het gaat om een tarief per uur of voor de hele klus. Geef ook duidelijk aan dat het gaat om een offerte inclusief de BTW. Prijzen exclusief de BTW zijn niet voor alle klanten even helder.

Tip 4: Geef aan wat de vervolgstappen zullen zijn na de offerte.

In een begeleidend schrijven bij de offerte geeft u aan wat de klant moet doen om de opdracht aan u uit te besteden. U mag daarbij denken aan het feit dat de offerte in tweevoud wordt getekend voordat deze wordt terug gestuurd. Geef ook aan wanneer u een reactie van de klant verwacht. Een offerte heeft een bepaalde ‘houdbaarheidsduur’ die kan oplopen van een week tot twee maanden. Geef ook duidelijk aan wat de datum zal zijn waarop de werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Dit heeft u al besproken met de klant en u maakt het overzichtelijk. Daarnaast maakt u een schema voor de klant. Er staat in beschreven welke werkzaamheden er zullen worden uitgevoerd en daarnaast wordt vermeld wanneer ze klaar zijn. Zo heeft de klant duidelijkheid en u heeft de zekerheid dat u alles goed heeft vastgelegd.

Tip 5: wees de eerste met uw offerte

De offerte die u heeft opgesteld stuurt u binnen 24 uur na het opstellen ervan naar de klant toe. Zo bent u hopelijk de concurrentie te vlug af. Een offerte die zonder spelfouten wordt aangeleverd binnen een korte tijd is voor veel klanten een goede reden om uw bedrijf te selecteren om de werkzaamheden uit te voeren.

Houdt klanten bij uw bedrijf betrokken

Heeft u eenmaal een klus bij een klant uitgevoerd, zorg er dan voor dat men een volgende keer ook weer voor uw bedrijf zal kiezen. Dat doet u onder andere door de klant op een geschikt moment een berichtje toe te sturen. Een mail aan het eind van het jaar waarin u de klant een fijne jaarwisseling en een goed nieuwjaar toewenst is een kleine moeite maar een klant zal het zeker waarderen. Verder is het goed om een klant na het afgeven van een review te belonen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in de vorm van een korting op een volgende klus die u voor de klant mag uitvoeren.