U kunt wel een heleboel offertes schrijven en sturen naar uw klanten, maar of deze offertes wel of niet worden geaccepteerd heeft vooral te maken met de mate van klantgerichtheid van de offertetekst. Door een tekst die klantgericht is te sturen, zal de potentiële klant sneller geneigd zijn om akkoord te gaan. Maar hoe wordt een offertetekst zo klantgericht mogelijk gemaakt? U leest het allemaal hieronder.

Klantgericht versus klantvriendelijk

Men raakt vaak verward tussen de termen ‘klantvriendelijkheid’ en ‘klantgerichtheid’, maar er is een duidelijk verschil tussen de twee. Klantgerichtheid geeft namelijk aan in hoeverre u bereid bent om de potentiële klant te helpen. Als we het hebben over klantvriendelijkheid dan gaat het hierbij meer om hoe je omgaat met de klant. Ook de manier waarop de communicatie tussen de klant en u geschiedt is hierbij belangrijk. Een offertetekst kan wel klantvriendelijk zijn maar niet klantgericht, en andersom natuurlijk ook. Is de offertetekst klantgericht? Dan is deze in de meeste gevallen ook klantvriendelijk.

Kenmerken van een klantgerichte offertetekst

Een offerte die op klantgerichte wijze is opgesteld bevat een aantal kenmerken, voornamelijk:

  • De offertetekst bevat dé oplossing voor het probleem van de klant. De hoofdboodschap van de offerte is direct te zien vanuit de tekst. Klanten willen snel een oplossing vinden, waardoor het belangrijk is om direct tot de kern te komen.
  • De flow van schrijven is positief, wat een positief gevoel achterlaat bij de klant.
  • Er wordt aandacht aan de openingszin besteed door deze persoonlijk te maken zodat de lezer geprikkeld is om verder te lezen. U kunt gebruik maken van citaten van de klant, de slogan of eventueel iets wat aan bod is gekomen tijdens het voorgesprek met de klant.
  • Een klantgerichte offertetekst bevat geen clichés, aangezien dezen tegenwoordig geen effect meer hebben op de klant.
  • Een offertetekst die klantgericht is, is respectvol en vriendelijk zodat de klant het gevoel krijgt dat u graag samen wilt werken.

Valkuilen klantgerichte offerte tekst maken

Het maken van een klantgerichte offertetekst is niet altijd even eenvoudig. Er zijn verschillende factoren waar u rekening mee dient te houden, aangezien er van alles verkeerd kan gaan. Hieronder treft u de meest voorkomende valkuilen als het gaat om het maken van een tekst voor uw offertes die klantgericht zijn.

Teksten opstellen op basis van ervaring

De meeste klanten vragen om een korting. Indien u ervan uitgaat dat elke klant hier wel om gaat vragen, dan gaat u aan de hand van deze ervaringen onbewust uw eigen prijs aanpassen om hier rekening mee te houden.

Te veel enthousiasme

Door te enthousiast over uw eigen producten en diensten te reageren komt u partijdig over en bent u niet objectief bezig.

Vooroordelen

Denk niet dat u al weet hoe het probleem van de klant precies in elkaar zit en wat deze precies nodig heeft. Stel uw tekst op basis van het voorgesprek met de klant op zodat de klant zich direct kan vinden in de tekst.

Tijdgebrek om aandacht te besteden

Heb je niet voldoende tijd om aandacht te besteden aan het opstellen van een klantvriendelijke offerte tekst en doe je dit meestal op het laatste moment? Zorg er wel voor dat u de offertetekst persoonlijk maakt. Het is voor de klant belangrijk dat u komt met een oplossing voor het probleem van de klant.

Tips klantgerichte offertetekst maken

Het schrijven van de ideale offertetekst zodat deze de aandacht van de potentiële klant zodanig trekt is niet makkelijk. Hieronder treft u enkele handige tips die u kunt hanteren bij het schrijven van een klantgerichte offertetekst.

Aandacht besteden aan de openingszin

Het schrijven van de perfecte openingszin is cruciaal voor het maken van een klantgerichte offertetekst. De openingszin dient niet alleen persoonlijk te zijn maar dient de potentiële klant zodanig te prikkelen dat deze verder wil lezen. U kunt gebruik maken van citaten die de klant gebruikt of een opmerking maken over uw laatste afspraak.

Wees duidelijk en direct
Het is de bedoeling dat de potentiële klant direct bij het kijken naar de offerte kan zien wat de hoofdboodschap is. De tekst dient duidelijk en direct te zijn. U kunt hierbij gebruik maken van vetgedrukte woorden, kleurtjes in de tekst, bullets en het onderstrepen van woorden.

Overzichtelijk

Maak de offertetekst zo overzichtelijk mogelijk. Dit kunt u op verschillende manieren doen. Maak bijvoorbeeld gebruik van interessante titels boven elke alinea en geef voorbeelden. Komen er cijfers voor in de offertetekst? Maak dan gebruik van een tabel of een grafiek.

Positieve woorden
Zorg ervoor dat uw tekst zo positief, vriendelijk en respectvol mogelijk wordt geschreven zodat de klant zich prettig voelt met uw samenwerking. Maak gebruik van krachtwoorden die inspelen op de emoties van de klant. Klanten die een offertetekst doornemen met een positief gevoel zijn in principe al overtuigd van uw product of dienst.

Voorkom schrijffouten
Controleer uw tekst op schrijf-, taal- en grammaticafouten zodat de tekst foutloos naar de klant wordt gestuurd. Let ook op dat u geen verkeerde klantnamen opschrijft of fouten maakt in de gegevens van de klant zelf. Onnodige fouten komen niet alleen slordig maar ook onprofessioneel over.

Persoonlijke tekst

Hanteer een persoonlijke benadering wanneer u de tekst opstelt. Hoe persoonlijker de tekst, des te sneller de klant het gevoel krijgt dat u echt hebt geluisterd en de klant waardeert.
Laat de tekst controleren
Controleer de offertetekst zo goed mogelijk. Laat desnoods iemand anders de tekst doorlezen en deze beoordelen.

Een tekstschrijver inhuren

Wilt u echt een professionele indruk maken op uw klanten? Huur dan een tekstschrijver in om de teksten van uw offerte zo professioneel mogelijk op te stellen. Klanten waarderen deze extra aandacht.

Een klantgerichte offertetekst opstellen lijkt een eenvoudige taak maar zo makkelijk is dit niet. Indien u rekening houdt met bepaalde zaken en u erin slaagt om een klantgerichte offerte te maken dan heeft u veel meer kans dat de klant de offerte accepteert. Zorg dan ook ervoor dat u de juiste mate van aandacht besteed aan het schrijven van een klantgerichte offertetekst.