Het opstellen van een standaard offertetekst bespaart u als ondernemer een hoop tijd, aangezien u niet telkens een nieuwe tekst hoeft te bedenken voor elke afzonderlijke offerte. Alhoewel er verschillende voordelen vast zitten aan het hanteren van een standaard tekst, zijn er ook vele minder goede punten waar er rekening mee gehouden dient te worden. Is het nou slim om een standaard tekst te gebruiken voor het opstellen van offertes? U komt het allemaal te weten door hieronder verder te lezen.

Standaard offerte teksten

Een standaard offerte wordt ook wel een sjabloon of een template genoemd, en bevat vaak een standaard offerte tekst. Een standaard offertetekst kan worden omschrijven als een standaard tekst die u eenmalig opstelt. Deze tekst kunt u vervolgens naar wens aanpassen afhankelijk van welke klant u deze toe gaat sturen. Zo hoeft u niet elke keer een nieuwe tekst op te stellen voor elke offerte die u gaat uitbrengen. Een standaard offertetekst bevat de meest belangrijke zaken waarvan elke klant op de hoogte dient te zijn. De standaard tekst spreekt al uw klanten toe, dus dient u rekening te houden met de inhoud.

Voordelen en nadelen standaard offerte

Het hanteren van een standaard tekst om uw offertes op te stellen heeft niet alleen zijn goede maar ook slechte kanten. Hieronder kunt u nagaan wat de voor- en nadelen zijn van het gebruiken van een standaard offertetekst.

Voordelen Nadelen
Tijdbesparing: Door één standaard offerte op te stellen en deze telkens te wijzigen bespaart u een hoop tijd. Misverstanden: U kunt per ongeluk bij het kopiëren van een tekst van een andere klant en die te gebruiken voor de nieuwe offerte, u vergeet om bepaalde gegevens in de tekst te wijzigen. Dit komt slordig over.
Er zijn op het internet veel voorbeelden te vinden van goede standaard teksten voor offertes. Een standaard tekst is niet persoonlijk, en klanten merken dit vrij snel op. Klanten waarderen een persoonlijke benadering.
Niet iedereen heeft voldoende inspiratie om een winnende offerte tekst te schrijven. Standaard offerteteksten kunnen er, vanwege het gesleutel aan de woorden, slordig en in-elkaar-getimmerd uitzien.

Standaard tekst: slim of niet?

In de meeste gevallen is het opstellen van een standaard tekst afgeraden. In het verleden werd een standaard tekst bijna altijd gebruikt, maar dit is tegenwoordig niet meer het geval. Klanten willen zich gehoord en gewaardeerd voelen, en vinden het prettiger en aantrekkelijker indien u een persoonlijkere tekst opstelt waarbij ze het gevoel krijgen dat u werkelijk aandacht en tijd besteedt aan de klant. Maar u hoeft natuurlijk niet elke tekst geheel opnieuw op te stellen, dit zou een hoop tijd nemen en niet elke ondernemer zit hierop te wachten. Bepaal welke zinnen en woorden u in elke standaard tekst wilt plaatsen, zodat u enkel bepaalde delen van de tekst standaard blijft hanteren. Aan te raden is om voornamelijk de inleiding en het inspelen op de behoefte en de wensen van de klant een persoonlijke benadering te geven.

Tips voor het opstellen van standaard teksten

Het schrijven van een standaard tekst voor de offertes die u uit gaat brengen lijkt een eenvoudige taak, maar er zijn verschillende zaken waar u rekening mee dient te houden indien u een zo aantrekkelijk mogelijke tekst wilt maken die de klanten aanspreekt. Hieronder treft u enkele handige tips die u kunt gebruiken bij het opstellen van een standaard tekst voor uw offertes.

Persoonlijke benadering

Hanteer een persoonlijke benadering wanneer u de standaard tekst opstelt voor uw klanten. Indien nodig, wijzig telkens de standaard tekst en voeg daar persoonlijke elementen toe zodat de klant zich niet alleen gewaardeerd maar ook uniek voelt. Herhaal tevens de offerteaanvraag in de offertetekst zodat de klant ook het gevoel krijgt dat u echt actief meeluistert.

Wees respectvol

Behandel uw klanten zoals u zelf behandeld zou willen worden. Spreek de klant in de tekst dus altijd op respectvolle wijze toe.

Vetgedrukte woorden

Druk belangrijke informatie vet zodat de klant makkelijk en snel een totaalbeeld kan krijgen van de voordelen en de kosten. Zo wordt het lezen van uw offerte eenvoudiger en tevens ook aantrekkelijker voor de klant, ook al gebruikt u een standaard tekst.

Overzichtelijke tekst

Maak gebruik van korte teksten in tegenstelling tot lange lappen tekst die moeilijk door te nemen zijn door de klant. Gebruik maken van bullets, tabellen, grafieken of splitsingen zijn aan te raden en maken een offerte aantrekkelijker voor de klant.

Duidelijk en concrete tekst

Stel de tekst niet alleen duidelijk maar ook concreet op. Zo vermijdt u eventuele frustraties of onduidelijkheden bij de klant. Hou geen afspraken achterwege zodat de klant volledig op uw offerte kan vertrouwen.

Check voor fouten

Het is eenvoudig om per ongeluk een fout te maken bij het wijzigen van standaard teksten. U kunt bijvoorbeeld vergeten om een klantnaam te wijzigen en deze als standaard naam of zelfs verkeerde bedrijfsnaam op te sturen naar uw potentiële klant. U dient ook te controleren op spel-, taal- en grammaticafouten. Dit komt niet alleen slordig maar ook onprofessioneel over. Dubbelcheck de hele offerte, voornamelijk de tekst, voor fouten.

Het is belangrijk om de juiste mate van aandacht te besteden aan het hele verkoopproces: vanaf het eerste verkoopgesprek tot aan het achterhalen van de klantbehoefte, het opstellen, uitsturen en presenteren van de offerte tot aan het moment dat de klant deze wel of niet gaat accepteren. Zo verhoogt u uw kansen dat de klant de offerte goedkeurt.