Het is nooit leuk als u een afwijzing krijgt voor een offerte. U heeft hier veel tijd in gestoken, u heeft uw best gedaan en toch krijgt u een nee te horen. Allereerst zal u met deze afwijzing om moeten gaan, maar dit betekent niet definitief het einde. U kunt de afwijzing nog steeds in uw voordeel gebruiken en er iets positiefs van maken.

Dit is belangrijk om te weten

Als u zich teleurgesteld voelt om een afwijzing, dan is dat een normale reactie. Het is goed om u op dat moment dan de volgende zaken te realiseren:

  • Een afwijzing is een zakelijk besluit van de klant en is dus niet persoonlijk.
  • Zelfs Walt Disney en Einstein hebben met afwijzingen te maken gehad. Disney zou niet origineel genoeg zijn geweest en Einstein niet wetenschappelijk genoeg.
  • Er zijn nog dingen die u met uw afwijzing kunt doen, dus negatief en emotioneel reageren is niet nodig.

Wat doet u na uw afwijzing?

Het is belangrijk dat u sportief met uw afwijzing omgaat. Realiseer dat dit niet persoonlijk is en dat er alleen zakelijke overwegingen in het spel zijn. Daarom gaat u ook op een zakelijke en professionele manier met uw afwijzing om. Dat doet u door de volgende stappen te volgen.

  1. Bedank de klant

Het is altijd netjes om de klant een bedankbrief te schrijven. U geeft daarin aan dat u de beslissing respecteert en dat u de klant bedankt voor het vertrouwen dat ze in u hebben getoond. Dit kan schriftelijk, maar een e-mail is ook prima. Met een bedankbrief laat u een goede indruk achter en het doel is dan ook niet alleen om professioneel en netjes te zijn. Een afwijzing is niet definitief. Daarnaast is er altijd nog een kans dat uw concurrent de deal alsnog niet krijgt. Als u met uw bedankbrief een goede indruk heeft afgegeven, dan bent u in dat geval de eerste waaraan wordt gedacht. En mocht de klant uw diensten of producten in de toekomst nodig hebben, dan krijgt u vast weer de mogelijkheid om een aanbod te doen.

  1. Vraag naar waarom u bent afgewezen

Voor uzelf is het goed om te weten waarom u bent afgewezen. En omdat er geen persoonlijke factoren in het spel zijn, hoeft u niet bang te zijn om dit te vragen. U vertelt de klant dat u veel waarde hecht aan klanttevredenheid en dat u hen daarom een aantal vragen zou willen stellen. Vertel ze ook dat het maar 5 minuten kost om ze te belantwoorden. Vervolgens vraagt u niet “Waarom heeft u onze offerte afgewezen”, want dan zal de kant direct in de verdediging gaan. We hebben hier enkele voorbeeldvragen voor u op een rijtje gezet die dan wel een goed antwoord uitlokken.

  • Wat is voor u de belangrijkste reden geweest om de concurrent te kiezen?
  • Wat vond u van ons voorstel?
  • Hebben we met onze offerte uw vraag voldoende beantwoord?
  • Wat zouden we in de toekomst kunnen verbeteren?

  1. Gebruik lijstjes

Een manier waarop u dit kunt aanpakken is door per vraag een aantal antwoorden te geven die de klant kan aanvinken. U laat dan natuurlijk ook ruimte over voor eigen input, als u het juiste antwoord niet gegeven heeft. Deze lijstjes zijn voor de klant fijn, want een vinkje is sneller gezet dan een zin. Tegelijkertijd vraagt u dan specifiek naar informatie die voor u belangrijk is. Een voorbeeld is de vraag ‘Wat is voor u de belangrijkste reden geweest om de concurrent te kiezen?’. Hier zet u een lijstje onder met opties, zoals ‘de offerte zelf, ‘de prijsstelling’, ‘de algemene voorwaarden’ of ‘de oplossing’. Door deze opties aan te bieden, kan de klant uw vragenlijst snel en gemakkelijk invullen en krijgt u toch informatie waar u wat mee kunt.

  1. Maak het de klant zo gemakkelijk mogelijk

Deze vragen stelt u het beste niet gewoon in een e-mail. De kans is dan groot dat u geen antwoord ontvangt. U kunt een formulier opstellen, maar ook dat zal de klant te veel tijd kosten om uit te printen, in te vullen en terug te sturen. Als u zoveel mogelijk feedback wilt ontvangen, dan maakt u het de klant zo gemakkelijk mogelijk om te reageren. Het is ook altijd verstandig om ze de optie te geven anoniem te blijven. Er zijn verschillende manieren waarop u dit dan aan kunt pakken.

  • U kunt een invulformulier maken op uw website en de link daarnaar vermelden in uw e-mail. Dit is zo gedaan en de klant zal veel sneller op een link klikken dan een brief invullen.
  • Er zijn ook webtools beschikbaar waarmee u een enquête kunt maken en deze aan uw website kunt toevoegen. Voorbeelden daarvan zijn Opinion Stage, SurveyMonkey, SurveyGizmo en LimeSurvey.

Het oog op de toekomst

Een afwijzing is niet permanent en er zijn positieven uit te halen. De klant heeft wel kennis met u gemaakt en was deze positief dan zullen ze in de toekomst weer aan u denken. Heeft u een indrukwekkende offerte gemaakt, dan bent u waarschijnlijk afgewezen om redenen die niet te maken hadden met wat u te bieden had of de kwaliteit ervan. U heeft een voet tussen de deur en door een bedankbrief te schrijven blijft deze deur open staan. Het is heel goed mogelijk dat u er in de toekomst wel doorheen wordt gelaten.

Blijf netjes en houdt het contact warm

Het is dan ook erg belangrijk dat u netjes bent en blijft tegen de klant, dat u hen geen verwijten maakt en dat u het contact warm houdt. Door te vragen waarom u niet bent afgewezen vertelt u hen dat u sportief bent en dat u ambities heeft. U laat op allerlei manieren een positieve indruk achter en u vergroot uw netwerk. Daarbij zal de klant u aanraden bij partners als ze van u onder de indruk zijn geraakt. Uw afwijzing kan op die manier nog steeds tot een overeenkomst leiden. Uw sportieve en professionele reactie is daar dan de reden voor geweest.